3 saker du bör satsa på som ansvarig för företagets lärande

Hur får du din utbildningsavdelning att göra mest nytta? Hur säkerställer du att insatserna verkligen genererar vinst? Hur kan du leverera trots att din budget minskar?

Här kommer det korta svaret:

• Fokusera på prestationer
• Leverera “just-in-time”
• Stötta det informella lärandet

Här kommer en lite längre förklaring:

• Fokusera på prestationer (Performance Management) – Flytta fokus från ämnen och kurser till jobb och processer. Tillämpa synsätt och metoder för att alltid utgå från de anställdas prestationer i arbetet. Du kommer automatiskt närmare verksamheten, löser verkliga problem, kommer att märka att de flesta lösningarna är annat än utbildning och kommer att göra mycket mer fokuserad och relevant utbildning.
• Leverera “Just-in-time” – Flytta tyngdpunkten i lärandet från att lära i förtid, d.v.s utifall kunskapen skulle behövas till att lära när kunskapen verkligen behövs. Du kommer märka att det är ett bättre sätt att stötta den anställdes prestationer, men också att innehållet kan göras mycket enklare och billigare.
• Stötta det informella lärandet – Flytta dina insatser i formellt lärande (20% av vårt lärande) till att stötta det informella lärandet (80% av lärandet). Utnyttja lärportaler till att göra kunskapen som redan finns i företaget tillgänligt, använd verktyg som forum, wikis, bloggar och andra former av användargenererat innehåll.

Du har säkert ett antal utmaningar framför dig. Kanske att upphandla billigare och bättre leverantörer av klassrumsutbildning, att rationalisera processen för att upphandla eller utveckla eLearning, att skapa bättre bild över vilka kompetenser olika jobb skall ha. Allt det här behövs och är en del i en systematisk kompetenshantering. Men inget av detta ger bättre effekt än att tillämpa de tre punkter jag nämner ovan. Övertygad?

Nehej. Då får vi ta det en nivå till:

Varför behöver du tillämpa “Performance Management”?

De flesta organisationer jag jobbat med tar fram kurser ganska mycket av tradition. Klart att det skall vara en produktöversikt för alla säljare. Man beskriver också kompetens på en väldigt hög nivå. T.ex. kunskap i Excel, alldeles oavsett om controllern skall kunna vissa saker och säljaren helt andra saker. Båda skickas ändå på en generell Excel kurs.

Men frågan är. Vilket är problemet?

Om säljarens priskalkyler är dåliga kanske inte högre kompetens i Excel är lösningen. En bättre utformad mall kan vara lösningen, eller att all priskalkylering centraliseras till en “priskalkyleringsroll”.

Performance Management betyder att vi utgår från de prestationer den anställde gör i sitt arbete. En produktutbildning för säljare utgår inte från produktens funktioner och egenskaper utan från hur säljaren skall göra för att effektivt beskriva hur den här produkten skapar värde för kunden.

Jobbar man fullt ut med Performance Management försöker man hitta orsaken till problemet eller hur prestationen kan förbättras. Det kan handla om motivation, organisation, processer, användargränssnitt m.m. och som en (av flera) faktorer; bristande kunskaper.

Du behöver inte gå så långt för att göra drastisk skillnad i utbildningen. Det räcker med att alltid relatera till vad användaren gör i arbetet. Varje utbildning bör utgå från ett affärsmål (t.ex. ta hem fler order), vad som måste göras (arbetssteg) för att nå målet och vilka förmågor (kompetenser) som krävs för att lyckas.

Det är inget svårt, synsättet har funnits länge i modeller som t.ex. ADDIE, men tillämpas inte så ofta.

Ett exempel på enkel modell för att hitta de specifika kompetenserna som behövs är Impact Maps (Brinkerhof). Det är en enkel modell att länka affärsproblem till inlärningsmål i en kurs.

Ett viktigt steg är också att ställa krav på hur väl vi skall kunna en viss sak. Vetskapen om att vi glömmer 70% av en kurs inom 2 dagar och att vi idag bara håller 15% av den kunskap vi behöver i minnet (resten hittar vi just-in-time) gör att strategierna för utbildning ser annorlunda ut.

Lite förenklat bör formella kurser mer ge översikt och motivation samt träna eleven i att hitta och använda information när prestationen väl skall utföras.

Då är det viktigt att vi tidigt ställer krav på hur väl vi behöver tillämpa en viss kompetens. Att kunna mer om ett ämne är inte alltid det rätta. I väldigt många fall räcker det med att vara orienterad för att i stället ha tillgång till bra instruktioner när arbetet utförs.

DIF-analysen (Difficulty, Impact, Frequency) är en beprövad metod. Kompetenser som är svåra, påverkar arbetet mycket och görs ofta är lämpliga för utbildning, medan sådan som inte görs så ofta t.ex. bör stöttas med “just-in-time” stöd.

En effekt av att analysera prestationern är att du garanterat gör lösningar som är blandningar av formella kurser, intruktioner, annat just-in-time stöd och kanske andra förbättringsinsatser.

“Blended learning” blir inte ett hokus-pokus som din eLearning leverantör hittar på.

Den här presentationen ger lite mer tips om hur du kan gå tillväga.

Vad ger då detta?

• Du hittar just de kompetenser som verkligen bidrar till ett bättre resultat i arbetet.
• De kompetenser som tas med är relevanta för användaren.
• Utbildningarna blir garanterar kortare. Bara det som är viktigt kommer med.
• Utbildningen hamnar som en kugge i en större lösning som skall garantera ett förändrat beteende och resultat.

Varför är leverans “just-in-time” viktigt?

Vad lägger du mest tid på; att via kurser lära dig saker som du kan ha nytta av eller att lära dig precis när du gör en uppgift?

Jag tror att du kommer fram till att du lägger mer tid på att lära dig saker när du utför dom, t.ex. genom att pröva dig fram, fråga en kollega, läsa en instruktion eller se en video om det. Det är ju inte så konstigt, med tanke på glömskekurvan vi pratade om tidigare.

Förr pratade man om “överträning”, t.ex. i lumpen där man skulle “övertränas” för att komma ihåg ett par år senare när man gjorde repövning. Det är ingen hemlighet att det inte fungerade.

Idag har många/de flesta tillgång till en stor mängd kunskap via sin dator, direkt i arbetet. Kunskaper vi behöver i arbetet behöver inte längre memoreras, de kan slås upp när vi behöver dem. För 20% år sedan behövde vi ha 70% av den kunskap vi behövde i arbetet i huvudet. Idag är motsvarande siffra 10-15%.

Det här är bakgrunden till konnektivismen, d.v.s. att lärande handlar om att kunna göra kopplingar till och tillämpa annan kunskap (som vi då vanligtvis får via internet)

Det är alltså inte speciellt effektivt att gå igenom det nya affärssystemets 100 funktioner i en 3 dagars utbildning. Det mesta hinner glömmas tills vi använder systemet. Då är det bättre att lägga större fokus på att supporta användaren just innan eller när han använder funktionen i systemet.

Alltså; skär ner på dina kurser. Fokusera på översikt, motivation och på att lära eleven att hitta “just-in-time” stödet. Lägg mer energi på att skapa enkla instruktioner att användas “just-in-time”.

Det vanligaste vi tänker på är väl korta skärminspelningar på nån minut som visar hur vi gör nåt i en programvara. Det här är ett exempel från Articulates suppportsida. En mängd verktyg stöttar inspelning av instruktioner, t.ex. Captivate och Camtasia. Idag finns också superenkla och gratis verktyg som Screenr.

Till den hör gruppen räknas också alla verktyg som omvandlar PowerPoint till Flash, t.ex PresentationPro eller Articulate. På Youtube finns mängder av korta instruktioner, från gitarrskolor till hur man byter display på sin mobil eller konfigurerar en router.

En fördel med att göra det mesta materialet “just-in-time” är att mycket av det dyra i t.ex. eLearning försvinner. Det finns inget behov av motiverande introduktioner när vi redan vet varör vi skall lära: vi har en uppgift att utföra om 5 minuter. Det samma gäller alla interaktioner för att få oss att minnas. Det behövs inte längre.

Det här flyttar också produktionen av innehåll från proffsen, pedagogen och flashprogrammeraren till experterna eller användarna sjävla. En term som växer fram (det vi ser på SlideShare, YouTube eller Screenr) kallas User Generated Content. Här är ett exempel på hur snabbt användargenererat innehåll kommer fram.

Så vad ger en satsning på “on-demand”?

• Du får mer effekt  av det du producerar, eleven glömmer inte bort.
• Innehållet blir kortare och billigare.
• Du behöver inte en omständlig process med en massa experter.
• Fler kan producera mer relevant innehåll.

Varför satsa på informellt lärande?

Med tanke på att 80% av vårt lärande är informellt så är det väl inte så konstigt att vi bör satsa på informellt lärande. Samtidigt ser det ju inte vanligtvis ut så i våra utbildningsorganisationer, de är ju dimensionerade för att ta fram formella kurser, förmedlade av en lärare eller av en duktig eLearning-pedagog.

Nu finns det dock verktyg som kan effektivisera hur vi kommer i kontakt med och kommunicerar med experter och kollegor, eller hur vi enkelt kan komma åt information och andra verktyg som vi behöver för att lösa en uppgift.

Diskussionsforum, Bloggar, Wikis, RSS, PodCasts .m.m är exempel på verktyg som stöttar det informella lärandet.

Varför bara ha ett LMS som ger dig möjlighet att tilldela och följa upp formella kurser (20%) av lärandet när du kan öka ambitionen till att stötta så mycket mer.

Din stora uppgift blir inte längre att leverera kurser, utan att stötta det informella lärandet. Det är dels en fråga om teknologi, d.v.s att införa verktyg som wiki, bloggar, portaler, men också att arbeta med lärkulturen, att få de anställda att lära effektivare i arbetet och att dela med sig av kunskaper och erfarenheter. Det är en stor uppgift.

Kombinationen av att arbeta mer fokuserat mot jobben och prestationerna, att leverera kunskap just när den behövs och att stimulera det informella lärandet heter lärportaler.

Här kommer några punkter att börja med:

• Fråga alltid vilket jobb och vilket problem det gäller när nån vill att du skall ta fram en utbildning.
• Minimera dina utbildningar till bara det som bidrar till lösandet av problemet.
• Fråga dig om det redan finns instruktioner eller information som kan användas för att lösa problemet
• Samla och beskriv länkar till information som löser problemet. Lär eleverna att hitta.
• Lägg till effektiva stöd (videos, inspelningar) som hjälper eleverna just när dom skall lösa problemet.
• Stimulera användarna att dela med sig av sina erfarenheter av att lösa problemet, lägg till funktioner som gör det enkelt för dem att dokumentera sina erfarenheter.

Jag är alltid intresserad av kommentarer. Skriv en kommentar nedan.