Lågkonjunktur brukar betyda nedskärningar. Speciellt för utbildningsavdelningen. För många betyder det ett uppehåll i kompetensutvecklingen. Så behöver det inte vara. Här ger vi exempel på hur du med enkla medel kan skära kostnaderna med 65%. För ett företag med tusentals elevdagar betyder det många miljoner i besparing, men framför allt att utbildningen kan gå vidare trots restriktioner i budget, resor och frånvaro från arbetet.

Problemet – det finns inte pengar

För många organisationer riskerar nästa år att bli ett svart år när det gäller kompetensutveckling. Budgeten för externa kurser skärs ner. Restriktioner införs för resor och det blir svårare att komma loss för utbildning. Att genomföra kurser i intern regi är inte heller billigt. En elevdag kostar i genomsnitt 10.000 kr (se faktarutan ). Att satsa på eLearning minskar leveranskostnaden, men det är dyrt att utveckla. En timme eLearning kostar lätt 2-300.000 kr när det upphandlas externt. Har du 100 elever som skall gå en dags kurs så hamnar du alltså på minst 1 miljon kr (inklusive kostnaden för elevens tid) oavsett utbildningsmetod.

Lösningen – spela in läraren

Nu hävdar jag att du kan komma undan med en tredjedel av kostnaden. Med minsta lika bra slutresultat, obetydliga investeringar och frånvaro som inte stör arbetet för mycket. Hur då undrar du kanske? I korthet genom att du spelar in läraren som håller lektionerna och delar upp detta i små moduler. Du skapar motivation, diskussion och tillämpning genom ett inledande och ett avslutande kort webmöte. Du avlastar behovet att memorera innehållet genom att publicera både lärarmaterial och inspelningar på en portal, där de är tillgängliga just när de behövs. Där stimulerar du också diskussion och erfarenhetsutbyte.

Funkar det här?

Ja, det gör det. Flera av våra kunder jobbar på liknande sätt och vi gör det själva. Men behövs då inte interaktionen med läraren och andra elever eller det interaktiva innehållet i klassisk eLearning? Jo visst. Speciellt när det handlar om högre inlärningsmål, t.ex. problemlösning eller bedömningar, då fungerar PBL (ProblemBaserat Lärande), fallstudier och grupparbeten bäst. Det samma gäller procedurer av olika slag, då måste vi kunna träna på utrustningen eller programmet. Ser all utbildning på ett företag ut så här? Nej, för det mesta inte. Väldigt mycket handlar om orienteringar och grundläggande förståelse. Jag pratar om nya processer i företaget, nya produkter, kunskap om marknader, lagar m.m.

Lärprocessen i korthet

Du startar med ett kort webmöte (med ett konferensverktyg typ Webex) . Du som lärare säljer in värdet av kursen och motiverar eleverna. Du ger exempel på hur kunskapen används och ger en översikt av ämnet. Slutligen introducerar du eleverna till självstudiemodulerna och hur de går vidare. Under ett par veckors tid tar eleverna de inspelade modulerna. De består av dina bilder kopplat till dina exempel och historier. Du har gjort modulerna små, max 15 minuter för att de skall gå att klämma in när som helst under dagen och för att du inte skall behöva jobba för mycket med memorering. Till varje studiemodul hör en kort frågemodul. Du har skapat några korta tillämpningsövningar och reflektionsövningar. De går alla ut på att eleverna skall redovisa hur de tänkt att tillämpa dina kunskaper samt om möjligt erfarenheter från att ha tillämpat kunskapen i verkliga arbetsuppgifter. Slutligen har du ett avslutande webmöte. Nu tar du upp frågor som uppkommit (som eleverna dokumenterar efter varje modul), summerar hela kursdagen samt ber ett par av eleverna redovisa sina uppgifter. Modulerna och de tips som inkommit från eleverna lägger du på en portal så att de är tillgängliga efter kursen. Stimulera eleverna att fortsätta med diskussionen och erfarenhetsutbytet.

Att ta fram upplägget

Du behöver 1 kg köttfärs, 1 lök och lite salt. Skämt åsido. Det finns flera olika vägar att gå. Men du behöver en portal att lägga upp modulerna på. Du behöver ett verktyg för webmöten och du behöver ett verktyg som spelar in din presentation till dina bilder och som helst kan skapa frågor (i SCORM format). Inget av ovanstående behöver kosta speciellt mycket. Kanske har du en del verktyg redan. Om du inte har något av verktygen finns det OpenSource (d.v.s. verktyg som inte kostar något) som klarar olika delar av ovanstående. Ett sådant exempel är Dokeos som klarar det mesta av det du behöver. Du kan också hyra verktyg för Webmöten, t.ex. Webex eller Adobe Connect. Verktyg för Rapid eLearning, som Articulate fungerar också.

Inspelning och publicering av modulerna gör du på 1-1.5 dagar. Som du ser av faktarutan nedan skall du räkna med ca. 3 timmars speltid för självstudiemodulerna. Lägg till tid för webmöten, att ta fram övningsfrågor och att lägga upp modulerna på portalen och du hamnar på ca. 3 dagars arbete.

En ekonomisk jämförelse

Var hamnar du då ekonomiskt. Det som är gemensamt för de båda alternativen är utvecklingen av själva kursmaterialet, d.v.s presentationer, elevmaterial och övningar. Vi utgår från att det finns ett färdigt kursmaterial med presentationer och övningar. Den kostnaden är ju lika för de båda alternativen. Skillnaden ligger då framför allt i kostnaden för att leverera kursdagen. Den största skillnaden ligger i frånvarokostnaden. Kör du klassrum så är en dag, 8 timmar, borta. Det blir inget arbete gjort den dagen. För de flesta företag ligger tidskostnaden på 800 kr/tim, vilket alltså blir 6.400 kr. Med självstuider hamnar du på drygt hälften, 4.5 timmar (se faktarutan). Det är timmar som kan delas upp, köras på kvällar och raster och som inte stör produktionen på samma sätt.

Med klassrumsutbildning får du räkna med en kurskostnad för lärare, lokal, kursmaterial, mat etc. För internutbildning ligger den kostnaden på 1.500-2.500 kr per elevedag. Köper du kursen externt brukar det vara det dubbla. Alla reser inte, men i genomsnitt får du räkna med rese- och logikostnader på 2.000 kr/elevdag. Den rörliga kostnaden att leverera kursen med inspelade moduler är 0 kr. Däremot finns en fast kostnad på ca 30.000 kr för att konvertera materialet och hyra den teknik som behövs.

Då får vi följande kalkyl:

Som synes blir det snabbt stora besparingar. Kör en 2 dagarskurs för 100 elever med inspelade moduler och webmöten och du har sparat en miljon åt företaget!

Summering

Lågkonjunktur och minskade budgetar behöver inte betyda att du ställer in utbildningen. Den investering du gör behöver inte vara mycket mer än de kostnader du skulle ha för ett enda kurstillfälle. Sedan har du stora besparingar i kostnaderna per elev, i snitt 65%. Det handlar inte bara om besparingen i sig. Du kommer förbi eventuella restriktioner i resor och gör det enklare för eleverna att klämma in utbildningen i vardagen. Det inspelade materialet finns ju nu också kvar för repetition och kommande kurser.

Håller du med?

Tycker du att siffrorna är rimliga? Har du andra erfarenheter eller tips? Maila till johan.skoglof@learntech.se. (PS. vårt mål är att lösa användarrättigheterna inom kort så att bloggen kan användas som den är tänkt)

Faktarutan