+46-708 742 461
johan.skoglof@futurelearn.se

Tekniken gör det allt svårare att hänga med

Ökad digitalisering gör det svårare att hänga med. Det kan handla om säljaren som idag använder “social selling”, säljautomation och analytics. Det kan handla om hur vi själva hänger med och använder nya appar för ökad  produktivitet i Microsoft 365.

Att bara lära av nuvarande arbete eller av kurser räcker inte längre. Vi behöver aktivt jobba med kontinuerligt lärande i arbetet.

Artikeln handlar om hur lärande och att “hänga med” har blivit en viktig konkurrensfaktor.

För 10 år sedan trodde vi att digitalisering med AI och automation skulle ersätta många arbeten. Så har det inte blivit. Arbetslösheten har snarare minskat och det är stor brist på personal i många branscher, trots begynnande lågkonjunktur.

Istället har vi sett en större polarisering, mellan yrken med brist på arbetskraft och yrken med minskad efterfrågan, mellan företag som har en accelererande vinst och de som sakta tappar i vinstmarginal.

Jag kommer i 3 artiklar belysa utmaningar som allt mer skiljer framgångsrika företag från övriga:

  • Att få medarbetare att hänga med och använda möjligheterna med ny teknik.
  • Att erbjuda utveckling och lärande för att kunna attrahera och behålla nyckelkompetenser.
  • Att få medarbetare att ständigt lära, förbättra och innovera.

Drastiskt förändrade yrken

Det är allt svårare att hänga med den tekniska utvecklingen!

Ta försäljning. För 20 år sedan handlade det mycket om referenser, köpta mail-listor, nätverkande, samla visitkort, kallringa och PowerPoint-presentationer av erbjudanden.

Idag är försäljning annorlunda. Google Ads, artiklar, inlägg i sociala medier, webinar och rapporter att ladda ner genererar leads. “Social Selling” med verktyg som LinkedIn Sales Navigator och HootSuite är centrala. Säljare forskar om leadsen, mailar värdefullt innehåll, ofta automatiserat med verktyg som SalesForce. Möten handlar inte om att sälja, utan om att ställa frågor, vara konsultativ, förstå och hjälpa kunden. I hela processen används data och analytics för att utvärdera  och optimera.

De som använder den nya tekniken och metoderna får ett ordentligt försprång, enligt LinkedIns senaste rapport, 50% mer försäljning. Ändå använder den genomsnittlige säljaren enligt rapporten ganska lite av den nya tekniken. 

Samma utveckling finns i så många andra yrken:

  • Inom fordonsindustrin behöver tusentals utvecklare och servicetekniker som byggt en hel karriär på förbränningsmotorer nu lära sig elektrifiering.
  • Inom gruvindustrin har kollektivanställda som kört maskiner i gruvan nu blivit tjänstemän som övervakar automatiska gruvor.
  • Robot Process Automation har minskat behovet av löne- och ekonomiadministratörer. De är nu analytiker och rådgivare som drar slutsatser ur datan och skapar beslutsunderlag för chefer.

De är nu ett par år sedan World Economic Forum hävdade att halveringstakten på vår kompetenser är 5 år. Hälften av våra förmågor är alltså irrelevanta inom 5 år. Inom IT går det ännu snabbare. Både IBM och PwC presenterade förra året studier som visar på en halveringstakt på 2.5 år.

Microsoft 365 - exempel på teknik vi inte hinner med

Låt mig ta ett sista exempel. Väldigt många av oss använder office-programmen, numera Microsoft 365. Själv har jag använt office i 30 år. I Word, PowerPoint, Excel m.m. har det skett stegvisa förbättringar. Med lite nyfikenhet och stort användande har det gått bra att hänga med.

De senaste 5 åren har dock något skett. Idag räknar jag till 28 appar i 365. Förutom de ursprungliga office-apparna använder jag själv t.ex. Yammer, Teams, To Do, Planner, Forms, Stream, Bookings, SharePoint, Project, One Note, One Drive, Viva Goals, Viva Learning och säkert några till.

I dagarna deltog jag på Microsoft Ignite  och ett 10-tal nya, innovativa appar presenterades. Den här gången till stor del drivna av AI. Det gemensamma med dem är att vi nu kan berätta i klartext vad vi vill ha och sedan skapar appen koden, annonsen, automationsflödet, integrationen eller vad det nu kan vara.

Flera av apparna har ett fokus att öka vår produktivitet. De automatiserar, underlättar sökning, möjliggör att jobba asynkront istället för möten, skapar fokustid och mycket mer.

För några år sedan gjorde Forrester en stor studie som visade att användande av 365 i snitt sparade 4 timmars arbete per vecka, d.v.s. en produktivitetshöjning med 10%.

Det var innan Teams, innan Viva, innan verktyg för automatisering och produktivitet. Jag skulle säga att fullt användande av 365 idag ökar produktiviteten med mer än 100%.

Det är inte längre ett val att knapphändigt kunna Teams, Outlook, PowerPoint, sitta i ändlösa möten, bli störd av meddelanden stora delar av dagen och lägga massor av tid på att hitta information. De som gör det kommer ohjälpligt efter.

Exponentiell teknisk utveckling

Låt mig ta ett extremt exempel. Det här är världens mest avancerade krigsfartyg, USS Zumwalt. Trots sin storlek bemannas det bara av 130 sjömän eftersom mycket är automatiserat.

En intressent fakta med det här skeppet är den tekniska utbildningen. Den finns knappt. Med så många integrerade system är det i princip omöjligt att lära sig tekniken i förväg. Istället har US Navy rekryterat tekniker med stor förmåga att lära och lösa problem. Det tillsammans med många inbyggda stödsystem.

Visst är exemplet extremt, men i takt med att vi automatiserar säljprocesser, lånerådgivning eller vad det kan vara så uppstår samma situation inom många områden. 

Man brukar prata om att den teknologiska utvecklingen är exponentiell. Människan sägs ha tagit 70.000 år från att använda stenklubbor för att krossa saker, till att de vässades för att kunna skära av saker. Det tog 4.000 år från att vi började skriva tills tryckkonsten uppfanns. Det tog 150 år från den första kommersiella skrivmaskinen tills de första ordbehandlarna på dator. Jag har vuxit upp med officepaket med mindre förbättringar varje år de senaste 30 åren. Sedan 10 år använder jag 365 med en numera 30-talet appar. De senaste 2-3 åren har det skett en explosion med Teams och tillgång till hundratals appar. På ingnite för 2 veckor sedan presenterades en ny generation appar som är drivna av AI där vi kommunicerar i klartext. 

Det är vad jag kallar exponentiell utveckling.

Bilden ovan  är från Ray Kurzweil (Singularity University) och beskriver kontrasten mellan människans linjära utveckling och exponentiell teknologisk utveckling. Ta t.ex. tiden för Vasaloppet. Den har halverats sedan Mora-Nisses tid. Fantastiskt, men bara 1% förbättring per år. På samma tid har processorkraften utvecklats från 10.000 FLOPS till 10.000.000.000.000.000.000 FLOPS.

Traditionell utbildning fungerar allt sämre

Var har tidigare arbetat och många kommer säkert fortsätta arbeta i verksamheter som är förutsägbara. I den världen är effektivitet viktigt. Vi har tid att identifiera vad som är bra prestationer i ett jobb, skapa kurser och utbilda för att öka prestationerna, något som kanske tar år.

Allt fler verksamheter befinner sig dock till höger i bilden. Precis som med Microsoft 365, så klarar vi allt mindre av att utnyttja de fantastiska möjligheter som tekniken ger. I en snabbrörlig värld är förmågan att innovera det viktigaste. Att hitta nya sätt att arbeta, ny teknik, nya erbjudanden.

Nu räcker det inte längre att enbart lära sig av sina existerande uppgifter. Förändringen är för stor. Det fungerar inte heller att ett fåtal experter och pedagoger analyserar prestationer och skapar lärresor som får oss andra att prestera på rätt sätt. Vi har inte tid med det.

Tekniken blir allt mer omfattande och komplex. Precis som med USS Zumwalt eller Microsoft 365 är det en omöjlighet att lära sig allt.

Istället behöver vi som medarbetare stor förmåga att lära ny förmågor, söka information, analysera situationer, lösa problem och vara kreativa. De här förmågorna ligger på topp i World Economic Forums listning av de viktigaste framtida kompetenserna.

Lärandet behöver också vara mer inbyggt i arbetet så att vi kan lära just när vi behöver det.

Företag som lär drar ifrån

Hur ser det då ut? Hänger vi med?

Det finns många rapporter som visar att upp emot hälften av arbetsstyrkan inte har nödvändiga kompetenser idag. Enligt McKinsey saknar 87% nödvändiga kompetenser inom 3-5 år. Det hindrar digitalisering, tillväxt och förändringsprojekt.

Det är inte heller lätt att rekrytera den här kompetensen. Enligt Svenskt Näringsliv har 8 av 10 företag svår att hitta rätt kompetens.

Kanske inget problem om alla företag har problem med att hänga med. Nu är det dock inte så. Enligt en (2017) studie från Bersin Deloitte har företag med en mer avancerad lärkultur 3 gånger högre utveckling av lönsamheten än genomsnittet.

Bilden nedan visar gapet mellan de 20% företag med högst lönsamhet, genomsnittet och de med lägst lönsamhet.

Som synes har gapet ökat kraftigt under 2000-talet, speciellt under de senaste åren.

Lönsamhet är till stor del beroende på medarbetarnas innovationer och på deras produktivitet. Det i sin tur är beroende på deras förmåga att tillämpa nya arbetssätt oftast beroende av ny teknologi.

Som ledare är det helt avgörande att medarbetarna hänger med den utveckling som sker. Kompetensgapet behöver vara mindre än hos konkurrenterna.

Blir vi kokta grodor?

Här passar kanske liknelsen med kokta grodor. Lite barockt, men grodor kokas levande. För att de inte skall hoppa ur stoppas de i kallt vatten. Temperaturen ökas sakta och när det blivit för varmt är det för sent.

Att göra som vi alltid gjort, inte ta in så mycket från omvärlden, tänka inifrån-ut ökar förstås risken att vi blir kokta grodor. 

Det är lätt att tycka att vi ändå gör förbättringar. Men om vi förbättrar oss med 2% och konkurrenten med 10% så tappar vi 50% på bara 5 år.

Så vi behöver alla vara bra på omvärldsbevakning. Vad gör kunderna? Vad gör konkurrenterna? Vilka är trenderna i branschen? Vilken ny teknik kommer? 

Vi behöver också objektiv data. Hur bra är vi jämfört med andra? Hur mycket säljer motsvarande avdelningar på andra företag? Hur långt har andra kommit inom lärande?

Bristen på tid hindrar vår utveckling

Att förstå omvärlden skapar en “sense of urgency”.

Nästa steg är att prioritera tiden för att utvecklas. Tänk dig själv att faktiskt hänga med på de nya Microsoft 365 appar som kan förbättra jobbet och dessutom lägga om arbetet för att utnyttja fördelarna. Det tar tid. Och det är bara en av alla de förändringar som påverkar oss.

Alla studier visar att tid är det största upplevda hindret till lärande och utveckling. Tidsbristen har två stora orsaker. Fokus på kortsiktiga resultat och dagens arbetsvanor.

Fokus på kortsiktighet är bl.a. drivet av dagens kvartalsekonomi. Den skjuter allt som inte bidrar till ett kortsiktigt resultat på framtiden. Jag har en del insikt i ett bolag, ett konsultbolag, som inte går lika bra som konkurrenterna. Vid varje kvartalsrapport lanseras nya besparingsprogram, bl.a. för HR och L&D. 

Problemet är att försäljning och beläggning är ganska bra. Det som skiljer bolaget mot konkurrenterna är personalomsättningen. Fast just de åtgärderna skulle behöva drivas av HR/L&D, de kostar pengar idag, det här kvartalet,  och förbättringarna är långsiktiga. Så de blir inte av. Bolaget fortsätter neråt.

Ledarna behöver visa vägen

Förändringen behöver komma från ledningen. Finns det en diskussion om kortsiktig vinst kontra långsiktig konkurrenskraft i ledningen? Om inte, så borde den kanske komma igång. Troligen behöver man se resultatet över lite längre tid, 1-2 år, och i ljuset av pågående förändringar i branschen. Det kan ge fokus på att skapa mer lärande, utveckling och konkurrenskraft.

Ett exempel är Ericsson. Det är väl det företag i Sverige som varit mest utsatt för konkurrens och snabb teknikutveckling. För VD, Börje Ekholm, är det glasklart – “Learning is not optional”. Det är en nödvändighet för att vinna mot konkurrenter som Huwavei och förändra kundernas verksamhet med ny teknologi som 5G, IoT, molnteknologi m.m.

Börje står bakom de initiativ som drivs runt lärande och som gjort Ericsson till den mest avancerade lärande organisationen i Sverige. Jag skulle kunna dra liknande historier från företag som Microsoft, IBM och AT&T. VD har varit förebilden som drivit ett ökat fokus på lärande.

Ett stort behov av förbättrade arbetsvanor

En annan faktor som starkt påverkar vår tid för lärande är våra arbetsvanor. Forskaren Rob Cross hävdar att vi lägger mer än 85% av vår dag med att samarbeta med andra i möten, Teams, mail, telefon m.m. 

Enligt Microsoft har tiden i möte ökat 252% de senaste 2 åren. Till det lägger vi 25% av arbetstiden för att hantera email och notifieringar från t.ex. teams, 20% att söka efter information, 21% i sociala media m.m.

För många är det svårt att ens hinna med sina arbetsuppgifter, än mindre tid för lärande.

Det är som att vi inte riktigt kan hantera den moderna arbetsmiljön. Vi blir snarare störda av all teknik än hjälpta. Initiativen att komma åt arbetsvanorna är otaliga. Från Microsoft får vi t.ex. Viva Insights, som visar hur mycket tid vi lägger på olika aktiviteter och tipsar om hur vi kan ändra vanor. Våra mobiltelefoner kan varna vid för mycket skärmtid. Verktyg för att sätta mål, skapa fokustid, hitta relevant information m.m. lanseras i en allt stridare ström.

Insikten om hur vår tid används, metoder för t.ex. kortare möten och ny teknologi hjälper oss att frigöra mer tid. Enligt forskaren Rob Cross kan vi alla minska samarbetstiden med 30% utan att försämra resultatet. I McKinsey´s artikel “If we’re all so busy, why isn’t anything getting done?” beskrivs hur bl.a. Netflix minskade sina möten med 65%.

Kanske är ändrade arbetsvanor, ett par färre möten, möjligheten att få loss mer tid till lärande och utveckling.

Få lärandet att hända

Att hänga med utvecklingen är alltså kritiskt idag. Som BCG  utrycker så bra i en artikel – “We are competing on the rate of learning“.

Håller du med? I så fall kan det vara läge att komma igång själv.

Vi har länge varit beroende av organisationens utbildningsavdelning för att få  tillgång till lärande. Det är för att vi sedan länge och med skolan som egen erfarenhet tänker att kurs är enda sättet att lära. Det håller på att ändras. Enligt en studie av OECD förra året utgör formellt lärande (kurser) bara 4% av allt lärande.

Med ett enormt informationsflöde lär vi huvudsakligen av omvärlden. Vi lär alltmer av inbyggda stöd i arbetet. Med Teams, Yammer, plattformar för kunskapsdelning och tvärfunktionella team så lär vi alltmer av andra. Med agila arbetssätt, experimenterande, data, återkoppling och reflektion lär vi alltmer av erfarenheter.

Tillbaka till Microsoft. De ser behovet för medarbetare att lära och utvecklas som ett prioriterat områden för framtiden. Det gör att teknologier som underlättar lärande inte längre bara tillhandahålls av HR. De finns tillgängliga för alla verksamheter i Microsoft miljö. Du kan läsa mer i artikeln “Microsoft Viva ändrar spelplanen för lärteknologi”.

Att få lärandet att hända inkluderar många steg. Det handlar om att lära kontinuerligt i arbetet från erfarenheter, andra, omvärlden och av utbildning. Du kan läsa mer om det i den här artikeln.

För att underlätta lärandet behöver bl.a. kulturen, ledarskapet, tekniken och medarbetarens förmåga att lära stöttas. Det kan du läsa mer om i den här artikeln.

I kommande artiklar berättar jag hur du som arbetar i verksamheten, på säljavdelningen, inom IT eller en annan avdelning själva kan driva ert lärande. 

På mitt webinar den 30 november diskuterar vi hur L&D kan möta de här affärskritiska utmaningarna.

Vill du veta mer?

Gav artikeln idéer du skulle vilja diskutera eller kanske en fråga du skulle vilja ställa. 

Kontakta mig så tar vi en förutsättningslös virtuell fika.