Digitalisera lärandet del 4 – möjliggör det kontinuerliga lärandet i arbetet

Som medarbetare kommer vi behöva öka vårt lärande betydligt de närmaste åren samtidigt som vi har allt mindre tid över. Det är en ekvation som är svår att få ihop och gör att själva arbetet blir basen för vårt lärande.

I en serie artiklar beskriver jag hur tekniken kan accelerera vårt lärande. I den här avslutande artikeln (del 4) beskriver jag hur tekniken möjliggör att bädda in lärande och stöd direkt i arbetet. Tekniken hjälper oss också att lära mer av andra och själva förbättra våra arbetssätt med mer tillgänglig data och återkoppling.

I den inledande artikeln beskrev jag hur digitaliseringen av lärande (EdTech) lett till ett komplext landskap med nya företeelser som LXP, Microlärande, MOOC, LRS, etc.

Frågan är hur vi navigerar i den här komplexa bilden. Vilka system ger faktiskt vinster för vår organisation? Hur implementerar vi dem på bästa sätt? I vilken ordning?

Mitt syfte med artikelserien är att visa hur tekniken kan stötta på vägen från den traditionella utbildningsorganisationen till det självdrivna lärandet i arbetet. Min erfarenhet är att vi av mognads-, kompetens- och resursskäl behöver dela in resan i ett antal steg:

1. Digitalisering av kursutbudet (del 1) – Vi digitaliserar stora delar av kursutbudet för att skapa högre tillgänglighet, sänkta kostnader och frigjord tid för anställda.
2. Från kunskap till förmåga (del 2) – Vi skiftar fokus från ”deltagande” till ”förmåga”. Steget inkluderar teknik för att skapa bättre ”Learning Transfer” och effekt i arbetet.
3. Adressera kompetensskiftet (del 3) – Vi tillgängliggör och kurerar stora mängder formellt och informellt lärande för att möta kompetensskiftet.
4. Kontinuerligt lärande (den här artikeln) – Vi går från kursen som huvudsaklig källa för lärande till teknik som accelererar samarbete och kontinuerligt lärande i arbetet.

Steg 4 – möjliggör det kontinuerliga lärandet i arbetet

Varför är det viktigt?

Arbetslivet blir allt mer stressigt och vi avdelar idag bara 1% av vår arbetstid för att lära. Det pågående kompetensskiftet gör dock att vi behöver öka den andelen kraftigt. Enligt World Economic Forum kommer vi behöva ökad vårt lärande från ca. 25 minuter i veckan till 5 timmar i veckan. För att det skall hända behöver mer lärande ske direkt i arbetsflödet.

Fokus för utbildningsavdelningar har varit att stötta det formella lärandet, d.v.s kurser. I verkligheten är det kanske 10% av vårt totala lärande. Bilden nedan är från en enkätundersökning som visar hur medarbetare har fått sin kunskap de behöver i arbetet. Den visar att vi lär mycket mer från samarbete, erfarenheter och omvärld än från kurser.

Allt mer komplexa och unika arbetsroller i kombination med snabbare förändringar gör det svårt att bestämma “top-down” vad olika medarbetare behöver lära sig. Det förskjuter ansvaret till medarbetaren att själv driva sitt lärande och att bidra med erfarenheter.

Vad innebär en satsning?

Till att börja med innebär en satsning att uppmuntra och utveckla medarbetarnas lärförmåga. För att stötta det behöver vi arbeta med kulturen och ledarskapet i organisationen. Mina artiklar om “learnability” och “lärande kultur” beskriver hur vi som organisationer kan arbeta med det.

För att underlätta att lära i arbetet ser vi sedan till att lärmoduler och stöd är korta, relevanta och tillgängliga där vi arbetar, t.ex. i säljsystemet.

Vi accelererar lärandet av varandra genom att erbjuda sociala plattformar för samarbete, interaktiva möten, kunskapsdelning och mentoring. Slutligen bygger vi in data och återkoppling i arbetet som möjliggör för medarbetaren att kontinuerligt förbättra sina prestationer.

Min artikel “Så utformar vi arbetet för lärande” ger mer inblick i vad vi behöver göra för att bättre använda samarbete, agila organisationer och arbetssätt för lärande. I den här artikeln beskriver jag de tekniska innovationer som kan användas.

Teknik att använda

Korta lärmoduler i arbetet

Det finns en rad möjligheter att bädda in lärande i arbetet. Jag har beskrivit en del av det i tidigare artiklar. Mikrolärande beskrev jag t.ex. kort i del 2 i artikelserien ur perspektivet repetition och läreffekt.

Mikrolärande bidrar också till att möjliggöra lärande i arbetet genom korta moduler om några minuter som medarbetaren enkelt tar i sin mobil. De kan schemaläggas när det finns tid, t.ex. på väg till/från arbetet.

Det är också viktigt att bli erbjudna just det vi behöver lära. Flera av verktygen kopplar lärmoduler till förmågor i arbetet och mäter både medarbetarens kunskaper och självbedömda säkerhet i att tillämpa förmågan. AI hjälper sedan till att hitta de lärmoduler som bäst fyller gapen.

Andra funktioner i plattformar för mikrolärande är enkla mallar för experter och medarbetare att skapa innehåll samt enkel sökning efter moduler just när de behövs.

Exempel på plattformar är Axonify, Qstream, Grovo och Surge9.

Videoplattformar som Panopto, Dreambroker och Microsoft Stream underlättar också lärande just-in-time med korta videos. I organisationens egen YouTube används kanaler för att gruppera innehåll i olika ämnesområden. Videos kan också bäddas in där de behövs, t.ex. i ett affärssystem eller på intranätet. Bilden nedan är från Ericssons videoplattform “Eritube”, med kanaler för alla större produkt och funktionsområden.

Ytterligare en kategori av verktyg är s.k. Digital Adoption Platforms (DAP). De används för att bygga in stegvisa instruktioner, video, eLearning, diskussion och chat i vilket webbaserat system som helst. Exempel på plattformar är WalkMe, MyGuide och Enable Now. En DAP utvärderar hur medarbetare använder ett system, vad som varit svårt och kan sedan öppna en kort lärmodul beroende på vad användaren gör i systemet.

DAP ersätter mycket av den utbildning vi gör i system idag och kommer vara en viktig komponent i den snabba digitaliseringen.

Bädda in lärmoduler i arbetsflödet

Plattformar som WalkMe är exempel på hur vi kan bädda in lärande i arbetet, i systemen vi använder. Det är en trend bland alla leverantörer av lärsystem. Cornerstone OnDemand var tidigt ute med sitt “Cornerstone for Salesforce“. Med systemet triggas lärmoduler att öppna beroende på vad säljaren gör eller säljarens resultat.

SalesForce lanserar nu MyTrailhead där lärande och utveckling runt mål är inbyggt i SalesForce med ett integrerat LXP, projektorienterat lärande, gamificiation med Badges och funktioner för feedback och erkännande. Jag tror att vi bara sett början på den trenden.

Allt fler lärplattformar är nu tillgängliga inuti samarbetsplattformar som Slack eller Microsoft Teams. Edcast och Loop kan nu göras tillgängliga som en flik i Teams (se bilden) eller direkt inuti t.ex. PowerPoint. Vi kommer inom kort förvänta oss att direkt när vi jobbar kunna söka efter och ta en kort kurs utan att navigera igenom kurskatalogen i företagets LMS.

Degreeds lösning med en knapp i webbrowsern är också ett sätt att flytta lärandet till arbetet. På bilden använder jag PowerPoint och söker efter “Design Thinking”. Jag hittar kurser, videos, artiklar och även personer som är intresserade av Design Thinking.

Stöd i arbetet gäller inte bara de som arbetar framför en dator. Med Augmented Reality (AR) kan vi erbjuda prestationsstöd för fysiska arbeten, t.ex. inom service och tillverkande industri. Flera företag, t.ex. BMW använder AR för att stötta sina verkstadstekniker. Teknikern använder AR-glasögon och får instruktioner direkt under arbetet.

Plattformar som Microsoft Hololens och Unity gör det allt billigare och enklare att presentera information i AR-glasögon. Microsoft ser AR som ett viktigt interface till datorer i framtiden och satsar stort på AR.

Plattformar för samarbete

Genom att använda plattformar för samarbete utvidgar vi vårt lärande tillsammans med andra. Funktioner för socialt lärande finns numera i flertalet plattformar för lärande, t.ex. LMS, LXP och mikrolärande. Bilden nedan visar ett typiskt exempel där vi efter en lektion delar med oss av egna erfarenheter.

Ett annat sätt att accelerera socialt lärande är att skapa en samarbetsplats som inte är knuten till en specifik kurs utan till ett arbetsteam, en roll, ett produktområde eller en annan kunskapsdomän.

Att lära från att samarbeta handlar om att kunna “arbeta högt”, d.v.s. kunna var transparent med sitt arbete, be om kommentarer och återkoppling. Vi lägger upp dokument, planerar aktiviteter, postar kommentarer, lägger till videos och samverkar genom chat och webmöten. Bilden nedan visar vår samarbetsplats Learntech.

Plattformar för arbete som Asana, Trello och SalesForce medger allt mer att planera, samarbeta om mål och aktiviteter, följa upp resultat och ge varandra återkoppling under arbetet.

Min åsikt är att socialt lärande bör läggas där samarbetet faktiskt sker, d.v.s. i Teams, Slack, Salesforce eller vilken plattform man mest arbetar i. Det sociala lärandet som sker i ett LMS eller LXP bör vara kopplat till kurser och innehåll som finns där.

Plattformar för coaching/mentoring

Ett sätt att stötta lärande i arbetet är med hjälp av en coach eller mentor. På senare tid har ett stort antal plattformar kommit som underlättar att sätta upp ett mentoringprogram i organisationen. Exempel på plattformar är MentorcliQ, Everwise, Chronus, Mentorloop och River.

Mentoringplattformar gör det enkelt för både mentorer och anställda som vill ha stöd med sin utveckling eller lösa problem. Typiska funktioner är:

• Innehållsrika profiler för mentorer och anställda.
• Onboarding och stöd för de som blir mentorer.
• Olika metoder för matchning av anställda och mentorer.
• Schemaläggning, målhantering och programflöden för sessioner.
• Flera sätt att kommunicera, t.ex. webmöten, chat och mail.
• Dokumentation av sessioner, t.ex. inspelning, anteckningar, checklistor.
• Uppföljning, utvärdering och rapportering.

Plattformar för erfarenheter och återkoppling

Det mest av vårt lärande sker i arbetet av erfarenheter. Som jag beskrev i artikeln “Learnability – utveckla din förmåga till lärande i arbetet” så kan vi öka vårt lärande genom att aktivt söka efter erfarenheter, experimentera, reflektera och tillämpa kontinuerliga förbättringar.

Med plattformar för karriärplanering synliggör vi jobb, projekt och andra sätt att utvidga sina erfarenheter som finns i organisationen.

Bilden visar Fuel50 som rekommenderar roller i organisationen baserat på medarbetarens intressen och förmågor. Verktyget presenterar vilka förmågor som krävs, vad andra tycker om rollen, lämpliga utvecklingsaktiviteter och medarbetare som kan coacha medarbetaren i utvecklingen mot rollen.

På ett personligt plan hjälper dokumentationsverktyg som Microsoft OneNote, Evernote och Google Keep till att organisera reflektioner och idéer från arbetet. Reflektioner och idéer kan också delas med andra för att tillsammans samarbeta om förbättringsidéer. Verktygen integrerar med vanliga samarbetsplattformar som Slack och Teams som också själva är plattformar för att dokumentera reflektion, idéer och planera förbättringar.

Att stötta kontinuerligt lärande i arbetet handlar också om att tydliggöra resultatet av arbetet och ge återkoppling så att medarbetaren själv kan göra förbättringar. Det här brukar kallas för “feedbackloopen” och är grunden för kontinuerliga förbättringar.

Exempel på stöd är plattformar för kontinuerlig utveckling (“Continuous Performance Management”). Vi går ifrån den årliga processen med utvecklingssamtal och krångliga formulär till att kontinuerligt arbeta med mål och återkoppling i arbetet. Verktyg som Lattice, 15Five, Reflektive, CultureAmp eller Betterworks erbjuder samarbete runt konkreta mål (OKR), veckovis planering av arbete, kontinuerliga utvärderingar med rika funktioner för återkoppling och erkännande samt korta veckovisa 1:1 möten mellan medarbetare och chef.

Integration med organisationens samarbetsplattform och epost gör att hanteringen sker integrerat med det dagliga arbetet.

Funktioner för kontinuerlig utvärdering av personalens engagemang med insikter stöttar chefen i sitt arbete. Bilden nedan är från WeekDone. Information om teamets engagemang, måluppfyllnad och problem samlas på en översiktlig vy för teamet som helhet och enskilda medarbetare.

Utanför HR finns också många plattformar som stöttar kontinuerliga förbättringar. I min artikel “Så utformar vi arbetet för lärande” beskriver jag hur vi med data kan ge medarbetare återkoppling på deras resultat, bl.a. i våra sälj- och affärssystem.

Andra exempel är plattformar som stöttar “Lean” och kontinuerliga förbättringar. Några exempel är LeanWay, Rever och Braineet. De stöttar processen att samla in idéer till förbättringar, uppmuntra medarbetare att experimentera, samarbeta runt förbättringar, följa upp resultat, dela “best practice” och driva en kultur av kontinuerliga förbättringar.

Implementering

Att införa kontinuerligt lärande i arbetet är ett stort steg. Det kräver mycket av medarbetarna som skall driva sitt eget lärande. Det skall inte bara ske genom utbildning, utan genom samarbete med andra och genom att experimentera och reflektera i sitt arbete för att lära och göra kontinuerliga förbättringar.

För att det här skall hända behöver vi börja med kultur och ledarskap och skapa en lärande kultur där medarbetare vill, får och kan lära. I nästa steg behöver vi stötta medarbetares “learnability“, d.v.s. motivation och förmåga att lära inte bara av utbildning, utan av andra, arbetet och omvärlden.

Andra exempel på förmågor och arbetssätt vi behöver etablera är:

• Integration av data och utformning av ekosystem för lärande (LMS, LXP, Microlärande, DAP, samarbetsplattformarr etc.)
• Uppdatering av Performance Management (utvecklingssamtal m.m.) till att arbeta kontinuerligt och transparent med mål, aktiviteter, utveckling och uppföljning.
• Uppdatering av karriärplanering till att bli transparent och innehålla inte bara nya roller utan t.ex. projekt.
• Performance Consulting, d.v.s. förstå problem och möjligheter med arbetsresultat och skapa lösningar för ökad förmåga (inte bara kurser).
• Design Thinking och arbetsutformning. Att kunna förutse var i arbetet medarbetarna behöver stöd och vilken data de behöver för att förbättra sitt arbete.
• Coachning och förändringsarbete för att driva samarbete och arbete i sociala plattformar.
• Utformning av organisation och arbete för ständigt lärande, t.ex. med agila team.

Exempel på vinster

Den viktigaste vinsten är medarbetare och en organisation som är snabbare på att ta till sig den snabba (tekniska) utvecklingen i omvärlden. Allt fler branscher förändras i grunden. Jag talar t.ex. om resebranschen, datorbranschen, klädbranschen och bank & finans. Att lyckas med digitalisering och den transformation många branscher går igenom kräver snabbhet i att lära och omsätta till förbättringar i arbetssätt och erbjudanden.

Några andra exempel på vinster:

• Enligt ATD och andra studier är omsättningen per anställd 2-3 gånger högre och vinsten 24% högre för de företag som har mest utvecklat lärande.
• Enligt studier från Bersin Deloitte är vinstutvecklingen 3 gånger högre för företag som har mest utvecklat lärande.
• Enligt andra studier från Bersin Deloitte har företag med utvecklat lärande dubbelt så hög innovationstakt och produktivitet.
• Innehåll producerat av medarbetare går 3 gånger snabbare och till 50% lägre kostnader att producera.
• Anställda i Google, Microsoft och Apple är värderade till 80 mkr (börsvärde/anställd). Det är företag som alla arbetar mycket med lärande kultur, experimenterande och samarbete. Som kontrast är anställda i traditionella svenska storföretag värderade till mellan 2-12 mkr.

Hur gå vidare?

I den här artikelserien har jag velat beskriva teman som jag tycker är viktiga för att utveckla en lärande organisation. Jag har tidigare beskrivit hur vi kan:

• Stötta medarbetarnas lärförmåga.
• Bygga en kultur och ett ledarskap som stöttar en lärande organisation.
• Flytta lärandet från klassrummet till arbetet.
• Använda IT för att accelerera lärandet genom att:
  • digitalisera kursutbudet,
  • öka effekten av lärandet och
  • tillgängliggöra stora mängder innehåll.

Med den här artikeln slutför jag beskrivningen av det stöd IT ger för lärandet.

I nästa artikel kommer jag beskriva hur vi skapar en intern organisation med mandat och resurser för att stötta utvecklingen mot en lärande organisation.

Eftersom det är mycket nya idéer skulle jag värdesätta dina kommentarer. Håller du med? Hur långt har ni kommit? Längst ner på sidan hittar du kommentarsfältet. Skicka mig gärna ett mail om det inte fungerar.