Digitalisera lärandet för ökad konkurrenskraft – del 1

Länge var organisationens LMS det enda tillgängliga IT-systemet för att stötta organisationens lärande. Idag använder en genomsnittlig organisation 23 olika verktyg för lärande.

I en serie artiklar beskriver jag hur tekniken kan accelerera utvecklingen till en lärande organisation där medarbetare själva driver sitt lärande inbäddat i arbetet och genom samarbete.

2018 investerades 80 miljarder kronor i EdTech bolag. Det innebar en fyrdubbling av riskkapitalet på 4 år. Det har lett till ett stort antal verktyg och en digitalisering av marknaden för lärande. Totalt investerade organisationer otroliga 1.500 miljarder kronor i teknologi för lärande 2018.

I tidigare artiklar har jag diskuterat behovet av ett kraftigt ökat lärande och viktiga teman för att få det att hända.

• Medarbetarens vilja och förmåga att lära.
• Kultur och ledarskap för att uppmuntra lärande.
• Hur lärandet kan byggas in i arbetet.

I ett antal artiklar kommer jag nu att beskriva vad den stora tillväxten av digitala verktyg betyder för den lärande organisationen. Josh Bersin brukar visa bilden nedan för att åskådliggöra hur marknaden för EdTech utvecklats från LMS till en rad nya produktsegment.

Frågan är dock hur vi kan navigera i den här komplexa bilden. Vilka system ger faktiskt vinster för vår organisation? Hur implementerar vi dem på bästa sätt? I vilken ordning?

Möjligheter med digitalisering

Medarbetarnas förmåga att lära – learnability, kulturen och tekniken behöver följas åt. Min erfarenhet från att ha jobbat med många stora organisationer är att den utvecklingen sker i flera steg, eller transformationer.

Startpunkten är en traditionell utbildningsorganisation som främst erbjuder kurser (över 90% via klassrum) med fokus på “compliance”, “onboarding” och baskunskaper för några av organisationens större yrkesroller.

Slutpunkten är en lärande organisation där medarbetare själva driver sitt lärande som i stor utsträckning sker inbäddat i arbetet och genom samarbete.

Skillnaden i resultat mellan organisationer på den övre och undre halvan är stora. ATD visar att topp-företagen har 3x högre inkomst per anställd. Bersin Deloitte visar på 3x högre lönsamhetstillväxt och Gallup att de har 16% högre produktivitet.

De tekniksteg, eller transformationer, jag beskriver i ett antal artiklar är:

1. Digitalisering av kursutbudet – Den första transformationen handlar om att digitalisera stora delar av kursutbudet. Det skapar högre tillgänglighet för innehållet, sänkta kostnader för leverans och frigjord tid för anställda.
2. Från kunskap till förmåga – Den andra transformationen handlar om att ändra syn från “delta i utbildning” till “ökad förmåga”. Steget inkluderar teknik för att skapa bättre “Learning Transfer” och effekt i arbetet.
3. Adressera kompetensskiftet – Den tredje transformationen handlar om att tillgängliggöra och kurera stora mängder formellt och informellt lärande för att möta kompetensskiftet.
4. Kontinuerligt lärande – Den fjärde transformationen handlar om att gå från kursen som huvudsaklig källa för lärande till teknik som accelererar samarbete och kontinuerligt lärande i arbetet.

I den här artikeln beskriver jag det första steget. Mitt fokus är att beskriva teknik att använda vilket gör att jag inte så mycket beskriver hur förändringen går till.

Steg 1 – Digitalisering av kursutbudet

Varför är det viktigt?

Att digitalisera existerande klassrumsutbildningar ger drastiskt ökad tillgänglighet till kursinnehållet. Kunskapen är nu tillgänglig när den behövs och när det passar i tiden. Det skapar också stora kostnadsbesparingar. En organisation med 10.000 medarbetare som väljer att reducera klassrumsutbildningarnas andel av utbudet från 90% till 50% gör en årlig kostnadsbesparing på 200 mkr!

Vad innebär en satsning?

Transformationen innebär att se över och uppgradera mixen av leveransmetoder. Medarbetarnas förändrade sätt att lära (allt mer digitalt, just-in-time och socialt) och verksamhetens behov (allt kortare tid till kompetens) bör styra hur den nya modellen ser ut.

Ett företag kan välja att gå från enbart klassrum och interaktiv eLearning till att också använda virtuella klassrum, enklare eLearning och on-the-job coaching. Ett mål kan t.ex. vara att reducera andelen kurser i klassrum från 95% till 50%.

Bilden nedan är från Bersin Learning Factbook från 2016 och visar en snabb digitalisering av lärande i större organisationer globalt. Andelen klassrum har gått ner från att utgöra 77% av alla använda kurstimmar till 32%.

Teknik att använda

Anpassning av organisationens LMS

En ökad digitalisering ställer högre krav på organisationens LMS. De enkäter jag genomför på företag säger att en typisk medarbetare använder sitt LMS väldigt sällan, typ 4-5 gånger per år.

Med digitalisering ökar användningen av organisationens LMS. Fler små digitala lärmoduler gör att antalet kurser ökar drastiskt. Det blir viktigt att skapa en enkel och engagerande upplevelse och att möjliggöra enkel sökning med en struktur som gör att medarbetaren kan hitta relevant innehåll.

Min uppfattning är också att medarbetare sällan är nöjda med sitt LMS. Det stämmer med undersökningar som visar ett Net Promoter Score på -33% för LMS, vilket är mycket negativt.

Allt det här kan vara anledning till att byta ut sitt LMS för att skapa en bättre användarupplevelse. Till vilket LMS beror förstås på kraven. Ett större företag som opererar på många marknader, med komplexa program, organisationsstruktur, krav på certifieringar, integration med HR etc. kan fortfarande vare begränsad till något av de större traditionella som t.ex. Cornerstone OnDemand eller SABA.

Fundera dock på vilka krav som verkligen är viktiga. LMS som Docebo, Valamis eller Fuse erbjuder en betydligt mer engagerande lärupplevelse. Fosway´s Learning Systems 2019 ger en bra överblick.

Ett antal nya system som Nomadic Learning, Bridge och 360Learning går ytterligare ett steg för att skapa en engagerande miljö med socialt lärande och gamification. Nedan ett exempel från Nomadic Learning.

Det behöver inte vara fel på existerande LMS. Min erfarenhet är att organisationer ofta inte använder de möjligheter som finns i sitt LMS. Framför allt följer man inte med och utnyttjar möjligheterna som följer med de 3-4 nya releaser som kommer årligen i ett molnbaserad system.

Mitt förslag är att använda Design Thinking för att på djupet förstå medarbetarnas användande och frustrationer med nuvarande upplägg och tillsammans med leverantörer undersöka hur upplevelsen kan förbättras. Nedan exempel på uppdaterad användarupplevelse i Cornerstone.

Virtuella klassrum

Idag använder de flesta organisationer verktyg som Skype, Teams, Zoom eller Webex för möten online. Däremot är användningen av motsvarande verktyg för lärande relativt låg. Virtuella klassrum är enligt mig den enklaste metoden att ersätta klassrummet. Det är en stor potential och som visas av Bersins Factbook ovan kan virtuella klassrum lätt ersätta 10-15 % av klassrumsutbildningarna. Fördelarna är många:

• Utbildning blir tillgänglig utan resor.
• Det är ett snabbt sätt att implementera nya kunskaper.
• Korta pass (1-1.5 timmar) är lätta att planera in i kalendern.
• Flera pass utsprida i tiden ökar läreffekten jämfört med ett heldagstillfälle.
• Sessioner kan spelas in och blir då tillgängliga för hela organisationen.

För majoriteten av organisationens kurser kan existerande plattform användas. Det viktiga är att verktyget erbjuder många möjligheter till interaktivitet eftersom “webelever” gärna gör annat samtidigt, t.ex. svarar på mail.

Med Skype/Stream kan du t.ex. skapa interaktion enkelt med omröstningar (se bilden), frågor på chat, “handuppräckning” och övningar där eleven ritar eller skriver i en bild. Du kan också spela in lektionen och publicera på ditt LMS/Intranät.

För mer komplexa utbildningar kan du behöva specialiserade plattformar som Adobe Connect, Webex Training och GotoTraining. Det ger också möjlighet till bl.a. att skapa kursflöden, tester, smågrupper (break-out rooms), mer användarfeedback och avancerad rapportering.

Ofta är investeringen i teknik inte så stor eftersom företag redan har en plattform för webmöten. Implementation handlar i stället ge lärare stöd i hur de driver sina lektioner i virtuell klassrum.

Enkel eLearning

De stora volymerna kurser brukar fokusera på större jobbgruppers grundläggande förmågor. De kan inkludera kunskap om arbetssätt, produkter, system m.m. Den här typen av innehåll ändras ofta och produceras bäst av verksamheten själva. Några verktyg att använda är:

• Enkla författarverktyg för eLearning
• Konvertering av PowerPoint
• Inspelning av video

Exempel på enkla verktyg är Articulate Rise, Shift och eLucidat. Jag har själv infört Articulate Rise i organisationer och upplever att ämnespexperter kommer igång direkt utan träning eftersom gränssnittet är så enkelt.

Oftast finns det färdiga presentationer i PowerPoint som kan användas som underlag för att skapa eLearning genom att lägga till tal, video och enkla interaktioner. Exempel på verktyg för att konvertera PowerPoint till enkel eLearning är Articulate Studio, iSpring och Udutu.

Ytterligare ett enkelt och skalbart sätt att producera är att använda video. Det kan handla om att spela in lektioner från klassrummet, låta ämnesexperten tala in eller göra skärminspelningar.

Det finns en mängd videokameror anpassade för YouTube som passar mycket bra för det här ändamålet. En webkamera eller mobil fungerar också.

Flera av ovanstående program har inbyggd redigering av video. Annars är det vanligaste programmet Adobe Premiere. Du kommer också långt med den inbyggda videoredigeraren i Windows 10 – Foton eller iMovie.

Den absolut smidigaste lösningen för video är Microsoft Stream som ingår i Office 365. Det är en helhetslösning där videos kan hämtas från fristående videofiler, via en mobilapp, webkameran eller direkt i PowerPoint.

PowerPoint används för inspelning av video, ljud, redigering och publicering till företages olika videokanaler. Enklare övningar kan bäddas in i videofilerna via Microsoft Forms. Enstaka videos eller hela kanaler visas slutligen i Microsoft Teams, Yammer eller SharePoint.

Intraktiv eLearning

Många organisationer har redan en grupp som producerar interaktiv eLearning med verktyg som t.ex. Adobe Captivate eller Articulate Storyline. Alternativt upphandlar man från någon av de producenter som finns på den svenska marknaden.

Min syn är att kvoten för den här delen av interaktiv eLearning redan finns i de flesta organisationer. Den svarar för de 5-10% eLearning som många redan levererar och är inte sättet att drastiskt öka digitaliseringen av lärandet.

Implementation

I den här artikeln har jag fokuserat på tekniken som kan användas för att digitalisera organisationens kurser. Det finns mycket mer att säga, speciellt om hur implementationen går till. Några stora punkter är bland annat:

• Att ta fram ett ramverk för vilken leveransform som passar för olika utbildningssituationer och målgrupper.
• Att etablera ägarskapet för kompetenser/kurser i verksamheten.
• Att ta fram en enklare utvecklingsprocess med mallar och stöd.
• Att etablera ett centralt support-team som stöttar ämnesexperter och producenter i verksamheten.
• Att arbeta med kulturen och medarbetarnas förmåga att själva driva sitt lärande.

Exempel på vinster

Till slut, att digitalisera organisationens kurser ger många vinster. Nedan ett par exempel:

• Totalkostnad per kursdag sjunker från ca. 10-15.000 tkr till mellan 2-5.000 tkr.
• Kurserna blir tillgängliga när som helst och var som helst.
• Kritiskt innehåll kan spridas snabbare i organisationen.
• Delar av ett kursinnehåll blir tillgängligt och kan användas av fler.
• Flera meta-studier visar på högre läreffekt.

Läs vidare nästa vecka

Nästa vecka beskriver jag teknik som kan användas för att gå från deltagande till förmåga. Den andra transformationen handlar om att ändra syn från “delta i utbildning” till “ökad förmåga”. Steget inkluderar teknik för att skapa bättre “Learning Transfer” och effekt i arbetet.

Vad är din erfarenhet från att digitalisera lärandet? Skriv gärna din kommentar längst ner på sidan.

Till artikel 2 i serien: Från deltagande till ökad förmåga.