Höstens nyheter gör Teams till främsta plattformen för lärande

I höst kommer flera nyheter som gör Microsoft Teams till platsen för det kontinuerliga lärandet. Break-out rooms, together mode och andra förbättringar möjliggör bättre webblektioner än i Zoom. Flera nya appar gör det kontinuerliga lärandet möjligt med communities, kurerad kunskap, och uppgiftsbaserat lärande. Slutligen kommer Microsoft’s learning app, ett LMS i Teams, på riktigt integrera lärande i arbetet.

Låt mig börja med lite bakgrund. Digitalt lärande har ökat kraftigt det senaste halvåret. Enligt LinkedIn har användning av virtuella klassrum och video ökat på bekostnad av klassrumsträning. Inför hösten budgeterar företag att ytterligare öka användning av främst virtuella klassrum (+83%).

Det är bra. Vi gör utbildningar mer tillgängliga, underlättar för deltagare och sänker kostnaderna.

Samtidigt adresserar vi inte behovet att öka effekten av utbildningar. En 2-timmars lektion med en ämnesexpert är tyvärr glömd efter ett par dagar.

I tidigare artiklar har jag beskrivit hur vi överför lärande till nya beteenden i arbetet genom att erbjuda flera kortare tillfällen, låta inläsning ske på egen hand, använda lärarledda tillfällen till övning och diskussion, lägga till uppgifter som skall göras i arbetet, skapa diskussion och samarbete m.m.

En plattform som naturligt lämpar sig för blandade upplägg enligt ovan är Microsoft Teams. Börja gärna med att läsa artikeln “Så digitaliserar du utbildningar med Microsoft 365/ Teams“. I artikeln beskrev jag hur du kan:

• Skapa blandade upplägg – lärresor.
• Lägga till självstudier i form av video, dokument, länkar m.m.
• Lägga till interaktion i form av frågor, whiteboards, spel m.m.
• Utöka teams-möten med grupprum, frågor, ritövningar m.m.
• Skapa uppgifter som utförs i arbetet och diskuteras med övriga deltagare.

En ämnesexpert kan nu enkelt göra blandade upplägg som utförs i den plattform medarbetarna arbetar med och som är naturligt social.

Upplägg av den typen lär du dig att skapa i min e-workout.

Nya möjligheter i höst

Microsoft har lanserat ett “Global skills initiative” med målet att hjälpa 25 miljoner människor att bygga nya digitala förmågor. I samband med det gör man stora satsningar för att stötta och möjliggöra mer lärande i bl.a. Teams.

Jag beskriver nedan vad som kommer i höst och hur det kan vara viktigt för dig som arbetar med lärande.

Bättre möten med bl.a. grupprum

Själva mötet i Teams har inte varit så starkt. Det har krävt mycket av både lärare och deltagare för att få till grupprum (m.h.a. kanaler) och ytterligare interaktivitet. Det har begränsat användningen till mer omfattande program där deltagarna kunnat lägga tid på att lära sig funktionerna.

I höst kommer nyheter som kraftigt förbättrar möten.

Redan nu i augusti har själva mötesupplevelsen blivit betydligt bättre. Möten startar nu i ett eget fönster. Det går också att öppna flera fönster/möten samtidigt. Det får flera konsekvenser:

• Teamets kanaler är tillgängliga samtidigt som vi har mötet. Det blir lättare att lägga till interaktivitet som pollar, whiteboard och spel.
• Det blir lättare att växla mellan huvudmötet och grupprum som vi lagt upp i kanaler. I bilden nedan befinner jag mig i grupprummet. Den röda pilen pekar på “återuppta” huvudmötet. Samtidigt kan jag visa resultatet av en poll som deltagarna svarat på.

I oktober kommer ett inbyggt stöd för “break-out rooms”. Det kommer ta bort dagens manuella arbeta med hantera grupprum i Teams.

Hela gränssnittet är nu enklare. Vi behöver t.ex. inte längre leta efter kontrollerna. De ligger högst upp (orange ruta i bilden). Det går nu att ha en “gallery view” med upp till 49 deltagare eller en “fokus view” som enbart visar innehållet vi samarbetar runt.

I höst kommer också “PowerPoint live presentations” som ger deltagare mer möjlighet att ge återkoppling (emojis) direkt på bilderna. Även chat och annan återkoppling kommer snart dyka upp som överlägg på videos. Allt det här gör det betydligt lättare att facilitera möten. Idag har jag som lärare behövt hålla fokus på min presentation, på videos, på chatten och på deltagarlistan – samtidigt!

En intressant nyhet är “together mode”. Istället för flera video-rutor syns vi nu alla på en bild. Vi blir som på bilden t.ex. placerade runt ett konferensbord. Det skall ge en mer naturlig känsla av ett möte.

Enligt min mening har Zoom eller andra kraftfullare plattformar behövts för att hantera själva mötet tills nu. Med de här förbättringarna behövs inte det längre.

Mer möjlighet till interaktion i utbildningar.

Redan uppdelningen i ett “teams-fönster” och ett “mötes-fönster” möjliggör att lägga till mängder av interaktioner både i möten och vid självstudier.

Jag har tidigare beskrivit hur vi kan lägga till interaktion med Microsoft Forms, Kahoot, Quizlet eller någon annan av de många appar som är tillgängliga i Teams.

Under möten kan vi nu också använda Microsoft Whitebord. Appen var tidigare mycket begränsad under möten, men har nu fått tillgång till text och “gula lappar” och får inom kort bilder och former.

Uppdelningen i två fönster gör det också möjligt att använda den fullständiga Whiteboard appen parallelt med mötet. Det gör att vi kan skapa ännu mer samarbete och aktivitet under möten. Jag testar just nu att använda Whiteboard för de interaktiva workshops jag genomför i höst.

Socialt lärande med integration av Yammer

En av fördelarna med Teams är den naturliga integrationen av diskussioner runt allt innehåll. Jag använder ofta uppgifter där deltagarna prövar något och sedan diskuterar och delar erfarenheter i min program.

Det finns dock begränsningar i Teams. Det är bl.a. svårt att söka, filtrera och organisera flödet.

Nya Yammer erbjuder fullt ut stöd för socialt lärande och kunskapsdelning i communities. Flödet kan filtreras och AI används för att kurera och visa just det innehåll som är relevant för mig. Här finns också mer stöd för att ställa ställa frågor till gruppen med möjlighet att markera “bästa svar” och ge beröm till andra deltagare.

Andra funktioner är möjlighet att skapa polls i flödet, nyheter och att planera händelser. Kort sagt allt som behövs för ett fullständig community of practice.

För mig är Yammer en plats där deltagarna diskuterar och utbyter erfarenheter efter programmet. Då stöttar Yammer gemensamma diskussioner och erfarenheter i att tillämpa det man lärt sig. Inlägg kan då vara vilka som helst.

Teams använder jag som en del i själva programmet, för att diskutera specifikt innehåll och specifika uppgifter. Där kommer diskussionen i direkt anslutning till innehållet.

Som visas i bilden kan Yammer läggas in som en naturlig del i lärresan i Teams.

Informellt lärande med nya list-appen

Själv lär jag mest av att läsa artiklar, böcker, rapporter etc för att sedan experimentera direkt i mitt arbete. I mina program spelar dokument och länkar till webbsidor en stor roll. Det kan vara exempel, referenser och framför allt fördjupning till det vi gått igenom i lektionerna.

Att enkelt kunna tillgängliggöra relevant kunskap (artiklar, rapporter, videos, webbsidor, eLearning m.m.) är mycket viktigt för att driva lärandet vidare efter en första initial utbildning.

Jag var med och etablerade den typen av lärportaler på Ericsson för 10 år sedan. Över 100 portaler för olika produkt och funktionsområden har varit centrala för att driva det snabba lärandet på Ericsson. Bilden nedan är ett ett exempel på en portal för molntjänster.

Idag är portalerna kompletterade med kurerade flöden i Degreed (ett LXP).

I Teams har det varit svårt att göra den här typen av information tillgänglig på ett överskådligt sätt. I fliken “filer” går det att ladda upp dokument och inlägg kan ha länkar.

Nu kommer möjligheten att kurera och tillgängliggöra relevant kunskap med appen “Lists”. Det är en modernare form av de listorna i SharePoint.

Ur ett lärandeperspektiv ger det möjligheten att kurera och presentera resurser för lärande direkt i Teams. “Resurser” kan vara webbsidor, dokument, videos, djuplänkar till ditt LMS, till extern kursbibliotek m.m.

Bilden nedan visar ungefär hur det kommer att se ut, även om just den här vyn inte handlar om kurerad kunskap.

Uppgifter och ProjektBaserat Lärande med appen “Tasks”

För att lärande skall övergå i förmåga behöver vi stegvis tillämpa kunskapen i arbetet. Det betyder att vi utvidgar utbildningar med uppgifter eller små projekt som deltagaren utför, gärna i arbetet och gärna med stöd av en mentor.

I min artikel om reskilling beskriver jag modellen som blivit allt mer best-practice.

Appen Tasks som kommer i höst är en utvidgning av Planner som funnits sedan tidigare. Redan tidigare har vi kunnat skapa uppgifter med deadlines och följa upp i en kanban vy.

Med Tasks blir det lättare för en lärare att publicera uppgifter till individer eller grupper av medarbetare. Det blir också lättare för en medarbetare att se just sina uppgifter, vilket inte visas i Planner.

En lärare kan lägga till enstaka uppgifter eller hela projekt till en utbildning. Uppgifter kan beskrivas med text, bild, video eller webbsidor. De kan också innehålla en checklista på saker som skall göras.

Medarbetaren markerar det som är slutfört, kan själv ladda upp dokument, kommentera arbetet eller ställa frågor. Flera deltagare kan också diskutera uppgiften.

Medarbetaren får påminnelser i Teams eller Outlook när uppgifterna skall vara slutförda. På det här sättet kan läraren lägga upp en serie uppgifter, innehåll att repetera eller tester som utförs med jämna mellanrum efter utbildningen. Det blir ett sätt att förbättra learning transfer – d.v.s. att vi tillämpar det vi lärt i arbetet.

Bilden visar kanban vyn om ger en översikt av de olika uppgifter vi har att göra. Nytt i Tasks är en uppföljnings-vy där vi kan se hur mycket som är gjort av respektive uppgift.

Microsoft Learning app

Under kvartal 4 kommer Microsoft’s nya Learning app i Teams. Den innehåller redan kurser från LinkedIn Learning och Microsoft Learn. Utöver det kan organisationen integrera sitt eget LMS och de kursbibliotek man använder.

Appen låter medarbetare kurera utbildningar som är relevanta för deras team och även lägga till egna dokument och länkar.

Innehåll kan också länkas in till andra delar av Teams, t.ex. i kanaler eller skickas som meddelande i flödet. Just lättheten att söka efter utbildningar och få utbildningar rekommenderade gör Learning app användbar för mikrolärande i mobilen.

Deltagarna kan lägga till kommentarer och diskussioner till varje utbildning, precis som till annat innehåll i Teams. Om utbildningen ger en certifiering kan den lätt visas i medarbetarens LinkedIn-profil.

Chefen har en egen vy där utbildningar tilldelas till medarbetare och sedan följs upp.

Mer än så vet jag inte just nu, men det blir verkligen spännande att se vad appen klarar av. Det ställer höga krav på LMS och LXP leverantörer.

Appen är förvisso enkel och har inte det som ett stort LMS eller LXP har idag. Frågan är dock hur mycket funktionalitet vi behöver för det vardagliga lärandet i arbetet. Det som är styrt av medarbetaren.

Videon nedan ger en inblick i hur “Learning app”kommer att funger när den kommer i slutet av hösten.

Några slutsatser

Wow, det är mycket som händer och det ger många nya tankar om hur utbildningar kan läggas upp.

Den första tanken är att vi nu måste sluta med utbildningar som enstaka tillfällen. Speciellt de med ämnesexperter som förmedlar innehåll. Vi VET att det inte fungerar, inte ens som webblektioner.

Redan tidigare var det enkelt att skapa blandade utbildningar i Teams med en blandning av självstudier, webblektioner, uppgifter och diskussioner.

Nu kan vi ta ytterligare ett steg mot det kontinuerliga lärande genom att integrera det sociala (Yammer), informella (Lists) och uppgiftsbaserade lärandet (Tasks). Det är ett viktigt steg när vi nu på allvar behöver möta det stora behovet av reskilling.

Många jag pratat med har behövt komplettera sin digitala miljö med Zoom. I takt med att uppdateringarna av Teams kommer, så försvinner det behovet.

En annan reflektion är att det här ökar gravitationen runt Teams ännu mer. Jag har länge pratat om att Teams blir gränssnittet för lärande. Nu ställs ännu mer krav på övriga leverantörer av lärteknologi att integrera mot Teams.

Kom i gång med Teams

Det är dags för alla som har Microsoft 365 i sina organisationer att behärska Teams för att digitalisera utbildningar. En möjlighet att göra det är på min e-workout den 16 september.

Vad tror du om Teams roll i framtidens lärande? Kommentera gärna nedan.