I ett par inlägg har jag nu beskrivit hur bristen på kompetens är det största problemet för många ledare, att vi som medarbetare har ändrat lärande de senaste åren och att det tillsammans skapat stor innovation och en boom för olika teknologier som ska effektivisera lärandet.

I det här inlägget tänkte jag sätta den nya tekniken i perspektiv och beskriva det totala lärandet i organisationen, inte bara genom kurser, och hur det påverkar utbildningsfunktionen och dess roll. Utgångspunkten är att lärandet blir allt mer kritiskt… men frågan är om dagens utbildningsfunktion är lika kritisk?

För att svara på frågan behöver vi ställa oss frågan: Vilket lärande är kritiskt? Det formella lärandet i form av kurser eller allt lärande i organisationen? Svaret är kanske självklart, vi behöver fundera över hela lärandet i organisationen. En vanlig modell för att beskriva hela lärandet är 70:20:10 som säger att 70% av vårt lärande sker i arbetet baserat på de erfarenheter vi gör, 20% lär vi i interaktion med andra och 10% via formella metoder som kurser. Ni som var på promisedagen kunde höra Charles Jennings prata om 70:20:10 (här i en 4 minuters video).

Mer om 70:20:10

70:20:10 är ingen ny modell, den har funnits i mer än 20 år. Det är inte heller en exakt modell när det gäller procentsatserna. Aberdeen kom t.ex. ut med en rapport förra månaden “The New 70:20:20” som bl.a. pekar på den allt större delen socialt (35%) lärande. Teknologin, med bl.a. sociala plattformar står bakom den ökande andelen socialt lärande.

Oavsett fördelning mellan lärande i arbete och socialt lärande så är den formella delen liten. Samtidigt är utbildningsfunktionen oftast knuten till den formella delen. Om jag skulle göra en bedömning av bemanningen i utbildningsfunktioner jag känner till så är 70-80% av personalen inriktade på att leverera kurser. Det är lärare, kursutvecklare, administratörer och teknikansvariga för LMS. I få fall finns det andra roller.

Enkätsvar på frågan: “Hur skaffar du de kunskaper du behöver i arbetet?”

Grafen ovan är från ett företag jag jobbat med. Det ser i princip ut likadant i de flesta organisationer. Formella metoder är de våra medarbetare minst använder men däremot de metoder som vi som arbetar inom utbildning investerar i och är organiserade runt att leverera.

Misstro mot utbildningsfunktionen?

Kanske är det helt naturligt att det är på det här viset. Det informella lärandet sker av sig självt och utbildningsfunktionens ansvar är kurser. Problemet är att omvärlden förändras i allt snabbare takt och vi har allt svårare att bygga kompetens i organisationen. Traditionella kurser svarar inte längre mot organisationens och medarbetarnas behov.

Ett par rapporter från Bersin Deloitte (“The Real Challenge with Learner Engagement” och “Meet the Modern Learner“) belyser problemet:

• Endast 24% av ledare ser utbildningsfunktionen som en kritisk partner.
• 66% av utbildningspersonalen säger att man har problem att få anställda att ta utbudet i kurskatalogen.
• Bara 37% av medarbetarna anser att funktionen kan möta deras behov.

Till det kan jag lägga egna studier som visar att en minoritet (15-20%) av medarbetare tycker att kursutbudet är relevant för deras behov. Gapet mellan vad vi levererar och medarbetarnas behov leder till att vi medarbetare investerar allt mer i att lära oss utanför företaget. 62% av IT-medarbetare har investerat av egna pengar i kurser och certifikat. 70% av deltagare på MOOCs är anställda. Utbildningsinitiativ växer också upp runtom i verksamheten.

Finns det en risk att utbildningsfunktionen marginaliseras? Ja, om vi inte blir snabbare på att möta organisationens hela behov av lärande. Vi måste ta ett ansvar även för 70 och 20. Vi behöver gå från diskreta insatser i form av kurser till att stötta ett ständigt lärande.

Ständigt lärande

Vi behöver se till hela medarbetarens utveckling av förmåga i arbetet. En modell jag brukar använda är nedanstående bild som visar på ett mer ständigt lärande.

Y-axeln representerar medarbetarens förmåga, från att klara arbetet med stöd, till att göra det i allt mer komplexa situationer och slutligen vara den som utvecklar nya metoder och ny kunskap. X-axeln är tid, här i samband med att vi tar en kurs och sedan tillämpar i arbetet. Den röda kurvan symboliserar glömskekurvan, det faktum är att vi glömmer 70% av innehållet i en kurs på 2 dagar. När vi sedan skall tillämpa vad vi lärt oss är risken stor att det mesta vi lärt i kursen glömts. Den gröna kurvan visar hur vi måste sprida lärandet i tiden, lära i arbetet och få stöd av andra för att utveckla och vidmakthålla vår förmåga tills vi utför uppgiften. I takt med att vi sedan utför den nya uppgiften gör vi också nya erfarenheter och kunskaper som vi delar.

Bilden visar exempel på metoder som kan användas. En del är formella, andra sociala eller lärande i arbetet. Jag brukar dela upp metoderna fyra grupper: Utbildning, Socialt lärande, Erfarenheter och Information/omvärld. De följer 70:20:10 men jag delar upp 70, d.v.s lärande som sker i arbetet i lärande via erfarenheter vi gör, t.ex. via jobbrotation eller nya projekt och lärande via information/omvärld, till vilket jag räknar verktyg, inbyggda stöd, eInstruktioner, hjälpsystem, söksystem, performance support m.m. Anledningen till uppdelningen handlar om att tydliggöra vilka som ansvarar och kan stötta lärandet.

Kanske känner du igen det mesta och kanske kan du lägga till några metoder. Frågan är i vilken omfattning utbildningsfunktionen ser det som sin uppgift att möjliggöra och stötta alla metoder. Kom ihåg grafen ovan som visade hur medarbetarna ville lära i kontrast till vilka metoder som erbjuds.

Min poäng är att det behöver ske en förändring i synsätt hos oss som sysslar med lärande, från “vi ansvarar för kurser” till “vi ansvarar för organisationens lärande”. Vad betyder det konkret? Hur kan vi ta ett större ansvar för lärandet i arbetet och för det sociala lärandet?

Information/omvärld

Det börjar redan när vi utvecklar våra kurser. Vetskapen om glömskekurvan och hur liten effekt utbildningar ger i arbetet bör få oss att skapa andra utbildningslösningar i stället för enstaka kurser. Problemet är inte ett ämne som skall läras ut utan en förmåga som skall utvecklas. Vi behöver komplettera traditionell utbildning med övning i arbetet t.ex. uppgifter, simuleringar, action-based-learning och med stöd när uppgiften utförs, t.ex. korta videoinstruktioner, lathundar m.m. Halvera tiden i klassrum och utveckla stöd för själva arbetet istället.

När vi vet att våra medarbetare helst lär just-in-time och helst söker efter kunskap så bör vi avdela mer resurser för att stötta detta. Istället för att utveckla allt material själva kan vi skapa stöd som ger snabbare access till bra kunskap som redan finns. För medarbetaren är det ett stort problem att hitta kunskap som löser deras problem. I en studie jag genomförde för några år sedan la säljare 7 timmar i veckan för att hitta nödvändig kunskap. På engelska finns det ett namn på den rollen, “Curator”. Det är en person som känner målgruppen, dess utmaningar och kompetensbehov och som hittar information/media som är relevant och effektivt. Det kan vara videoklipp, inspelade webinar, artiklar, guider, websidor, korta eLektioner m.m. Lärportalen är ett sätt att organisera och tillgängliggöra informationen så att den blir lätt att hitta.

Det finns idag en stor mängd teknik som möjliggör att stötta medarbetare i arbetet, där dom är, istället för ta bort dom från arbetet och utbilda. Exempel är skärminstruktioner som nu kan byggas in i system. QR-koder och mobilt lärande möjliggör för lärande i arbetsmiljöer som inte är skärmbaserade. En QR-kod kan t.ex. sitta på en maskin och starta en kort lektion om hur man använder maskinen. På gång är också Augmented Reality där vi med t.ex. Google Glasses kan få instruktioner överlagrade när vi tittar på ett objekt. Läs mer…

Socialt lärande

Enligt studier från Aberdeen och från Bersin är det sociala lärandet numera det största. 70:20:10 etablerades före internets tid och innan alla sociala medier. Det var kanske mer självklart att lära sig i arbetet, genom att göra saker, att den egna erfarenheten var det viktigaste. Idag är det mer självklart vi först rådfrågar vårt social nätverk, söker efter bästa tipset innan vi ger oss på uppgiften. Förändringarna i omvärlden går helt enkelt för snabbt för att det skall vara tillräckligt konkurrenskraftigt att bara lita på egna erfarenheter.

Vi har blivit vana att söka efter ett tips på något forum eller en instruktiv film på YouTube. På företag som har interna Youtube tar det användarstyrda lärandet snabbt över. På Google tas 55% av allt lärmaterial fram av medarbetare själva. På Ericsson har medarbetare på kort tid delat 1500 videos på den interna “EricssonPlay”.

Det är ett stort skifte från synsättet att utbildningsfunktionen skall utveckla allt lärmaterial. Det kräver dock mycket tid att etablera de sociala plattformarna, skapa en struktur och moderera innehållet så att det blir lätt att hitta. Medarbetarna behöver kunskapen hur man använder plattformarna och hur man visualiserar sitt budskap på ett effektivt sätt. Slutligen behöver vi jobba mycket med kulturen för att tillåta anställda att lägga tid på att dela kunskap och att få anställda att se mening i att dela kunskap.

Erfarenhet

Jag har sett många organisationer som är bra på att hjälpa anställda att utvecklas genom erfarenheter. Ofta drivs det av HR och genom att man skapar ett coachande och utvecklande ledarskap i organisationen. Jag har också sett många organisationer som likställer utveckling med kurs. Här finns en roll för utbildningsfunktionen att tydliggöra vikten av metoder som jobbrotation, coachning och utvecklande uppdrag för utveckling av anställda. Det behövs utbildning och stöd för chefer att tillämpa metoderna och sig själv som en coach i medarbetarens utveckling.

Vi kan också drastiskt öka andelen “erfarenhet” i våra kurser, genom att minska på klassrummet och det förmedlande lärandet och väva in upplevelser och skapande av erfarenheter i lärandet genom t.ex. simuleringar, uppgifter i arbetet eller “action-based-learning”.

Mitt nästa inlägg – vad krävs för att få det att hända?

Det är kanske lätt sagt men svårt gjort. Troligen har vi idag fullt upp med att utveckla och leverera kurser. Vi hinner inte med något annat. I nästa inlägg kommer jag beskriva hur vi inom utbildningsfunktionen kan få loss mer resurser för att arbeta med socialt lärande och lärande i arbetet. Jag kommer beskriva nya roller inom utbildning som krävs och även hur vi måste se över fördelning av ansvaret för lärandet. Hur verksamheten tar ett större ansvar och vi inom utbildning fokuserar på att möjliggöra med kultur, stöd, teknik och utbildning.