+46-708 742 461
johan.skoglof@futurelearn.se

Microsoft Viva ändrar spelplanen för lärteknologi

Under sommaren har Microsoft lanserat flera nyheter som stöttar lärande och utveckling.  Med Viva Engage får vi communitys och sociala flöden med stories (som instagram) i Teams. Viva Goals tar OKR mål och utveckling till Teams. Viva Learning har fått ytterliga förbättringar med bl.a. “utbildningsvägar” och funktioner för att inkludera informellt innehåll. 

Samtidigt har flera förbättringar släppts i Viva Topics, Stream, Teams, PowerPoint m.m. som nu gör hela Microsoft 365 till en mycket stark spelare för lärande och utveckling.

Jag hävdar att varje organisation som använder Microsoft 365 nu behöver se över sin tekniska arkitektur för lärande och hitta sitt eget sätt att komplettera sitt LMS/LXP med lösningar i Teams/MS 365.

Varför är det viktigt kanske du undrar?

Ett av de viktigaste förbättringsområdena för en traditionell utbildningsorganisation är att möjliggöra lärande som drivs  verksamheten och individen och som sker mer informellt i arbetet. 

Här bidrar Microsofts förbättringar till att:

  • Experter och anställda i organisationen själva enklare tar fram och sprider innehåll.
  • Team, projekt, funktionsansvariga och experter kan kurera innehåll och publicera där medarbetare arbetar.
  • Informellt lärande i form av intern/externt innehåll och kunskapsdelning stärks.
En säljavdelning eller ett utvecklingsprojekt kan nu själva hantera sitt lärande. Det behövs inte ett nytt system och lärandet begränsas inte av en underbemannad utbildningsavdelning.
Låt mig först gå igenom nyheterna.

Viva Engage

I slutet av augusti blir Viva Engage allmänt tillgänglig. Det är en förbättrad version av Yammer som medger att delta i Communities direkt i Teams, nu med ett enklare och snyggare gränssnitt. En nyhet är “Storyline” där medarbetare postar sina egna erfarenheter, expertis eller intressen och där innehåll från personer som medarbetaren följer presenteras. En annan nyhet är “stories” där medarbetare enkelt skapar bildserier eller videos som dyker upp ovanför det vanliga flödet (som i Instagram).

Det här ger medarbetaren ett enkelt sätt att sprida expertis och kunskap. Att t.ex. lägga upp en video med egna kommentarer från mobilen görs enkelt.

Viva Engage blir är stort steg för det sociala och medarbetardrivna lärandet.

Bilden visar gränssnittet för Vva Engage med “stories” ovanför flödet.

Förbättringar i Viva Learning

Viva Learning har varit tillgängligt ett tag men adderade i första utgåvan inte tillräckligt mycket värde. Jag har därför rekommenderat att experimentera men att vänta ett tag med införande i en organisation.

Jag vill också repetera att Viva Learning inte organisationens organisationens LMS. Viva Learning fungerar för ett enstaka team eller projekt, men inte när det behövs rapportering, tilldelning, certifieringar, programflöden m.m.

Jag skulle heller inte säga att Viva Learning ersätter ett LXP med individualiserade rekommendationer. I dagsläget saknas intelligensen och kopplingen till skills för att kunna ge bra rekommendationer.

Istället skall Viva Learning ses som ett komplement till organisationens LMS/LXP. Jag hävdar att det är teamet, projektet eller funktionens möjlighet att skapa och tillgängliggöra eget innehåll för lärande. 

Learning Path (utbildningsvägar)

Något som är unikt för Viva Learning är möjligheten för vem som helst att skapa en “miniportal”, en kanalflik med utvalda kurser. Det har möjliggjort att välja ut (kurera) kurser som behövs i det dagliga arbetet och inkludera i avdelningens eller projektets Team. En projektledare kan t.ex. förbereda sitt Team inför en ny fas i projektet.

Den funktionen blir nu ännu starkare med s.k. “Learning paths” (utbildningsvägar) en vanlig funktion i LXP’s, som t.ex. Degred. Organisationens experter kan nu välja ut innehåll som är relevant för ett visst ämnesområde eller kompetens och paketera i en utbildningsväg. 

En utbildningsväg kan sedan delas i chatten, rekommenderas, postas i Viva Engage eller dyka upp i sökningar som görs i hela 365 miljön.

Det minskar medarbetarens behov att själv söka efter innehållet.

I bilden lägger jag till en ny utbildningsväg “Agilt ledarskap” och lägger till innehåll.

Innehåll från SharePoint

Funktionen fanns tidigare, men fungerade i ärlighetens namn inte. Den innebär att videos, PDF, office-dokumet (och snart webb- och SharePointsidor) görs tillgängliga i Viva, genom sökning, delning, i flikar eller i utbildningsvägar.

Det här är viktigt eftersom många företag skapar lärinnehåll direkt i SharePoint. Innehållet blir nu mer tillgängligt och användbart med Viva Learning. 

Innehåll skapat av L&D är ofta bara en liten del av det innehåll som organisationen behöver.  En större del är snabbrörligt innehåll för produkter, tjänster, processer, rutiner, system, best-practice m.m. 

Många organisationer använder video eller dokument för det här syftet som ofta ligger “gömt” i olika SharePoint-listor på organisationens intranät. Nu ökas tillgängligheten genom att innehållet blir tillgängligt i Viva Learning. Det kan delas in i kategorier, beskrivas med metadata, användas i utbildningsvägar eller flikar i kanaler. 

Med förbättringarna i Stream som jag beskriver nedan, blir video en viktig del av organisationens lärinnehåll. Kopplingen till Viva Learning blir då en stor förbättring för organisationens lärande.

Externa länkar kan förstås också innehålla YouTube videos eller RISE-kurser. På det sättet blir Viva Learning en plats för informellt lärande, en lärportal.

Översta raden visar videos som jag länkat in till Viva Learning. Det går också att lägga till bilder som startbild.

Andra förbättringar

Några andra förbättringar är:

  • Öppet API – förutom de många färdiga kopplingar som redan finns till mer kända LMS/LXP och kursbibliotek har Microsoft nu publicerat ett öppet API. Det gör att alla LMS kan integreras med Viva Learning, även mindre svenska LMS.
  • Bring your own content – Innehåll som lagts på flikar kan nu kompletteras av teamet. De kan lägga upp egna videos, PDF eller office-dokument som hör till ämnet.
  • SCORM-innehåll – Eget SCORM-innehåll kan snart laddas upp i SharePoint och köras i Viva Learning. Det kan t.ex. vara innehåll som tas fram i RISE. För det mindre behovet, t.ex. teamet, behövs då inte längre ett LMS. (OBS! för de med få kurser och enkelt administrativt behov).
  • Bättre LMS integration – Inom kort kommer Viva Learning att kunna kommunicera betydligt mer data med ett LMS, t.ex. medarbetarens tilldelningar, mer metadata, slutförande, resultat m.m.
  • Boka tid i kalendern – När du hittat en kurs så kan du direkt lägga till en boka tid i Outlook för genomförande.
  • Global sökning – En sökning som görs i 365 miljön, t.ex. i PowerPoint, visar nu innehåll från Viva Learning.
Om jag ser till alla förbättringar som nu skett så är det dags att börja använda Viva Learning som komplement till organisationens LMS/LXP. 
Syftet bör vara att ge funktioner, team och projekt möjligheten att driva sitt snabbrörliga lärande, byggt på samarbete och informellt innehåll som t.ex. videos, eller länkar till annat innehåll.
Glöm inte heller de tusentals fria kurser från t.ex. LinkedIn Learning, Coursera och EdX som också blir tillgängliga.

Det är ett sätt att snabbt öka stödet som L&D kan ge till verksamheten.

Microsoft Stream

Stream (Microsofts videotjänst) har under en längre tid genomgått en förändring från Stream (Classic) till Stream (SharePoint). Den stora skillnaden är främst att video nu är helt integrerat i alla appar och behandlas som vilken fil som helst.

Video kan nu enkelt delas i SharePoint, Viva Learning, Teams, Yammer m.m. Till skillnad mot förut kan en video nu också delas externt. 

Video spelas in från mobilen, din webcam, PowerPoint eller med professionell utrustning. Just enkelheten är slående. Alla videos jag filmar på min mobil är t.ex. tillgängliga på Stream-portalen där jag kan fortsätta editera.

Jag kan t.ex. lägg till undertexter, startbild, beskrivning och dela in min video i kapitel för lättare navigering. 

Slutligen finns det nu stöd för att sätta upp snygga portalsidor i SharePoint och i Teams. Bilden nedan visar uppspelning med videons olika kapitel. Videon kan också kommenteras och diskuteras.

Kombinationen av enkel inspelning, indelning i kapitel, portalsidor och tillgänglighet i Viva Learning med t.ex. utbildningsvägar och flikar underlättar för verksamheten att snabbt tillgängliggöra lärande innehåll. Det kan handla om produktavdelningen eller säljavdelningen som ofta behöver utbilda på nya lösningar.

Viva Goals

I juli blev Viva Goals allmänt tillgänglig. Den hjälper organisationen, team och individer att arbeta med mål. Viva Goals använder OKR, d.v.s. samma som Google och andra snabbrörliga organisationer använder. Viva Goals är tillgängligt i Teams och möjliggör att sätta och följa upp mål gemensamt och individuellt. 

Målen kan skapas som hierarkier och har “Key Results” för uppföljning. Till målen kan också skaps projekt med uppgifter. Här finns en stor mängd integrationer med projektplattformar som Jira, Trello och Asana. På en enklare nivå kan också Excel online användas.

Viva Goals kanske ligger lite längre från vanliga kurser och det informella lärand jag skrivit om ovan.  Det är dock ett viktigt stöd för att hjälpa medarbetare att fokusera på utvecklingsmål och de aktiviteter som gör gör att man når målen. Istället för att vara drivet av det årliga utvecklingssamtalet, i ett separat system, är det nu något medarbetaren själv (och med chefen/ andra) driver direkt i Teams. 

Jag har inte testat i detalj men ser att integrationen gör att man kan skapa målstyrda flöden i lärandet med kombinationen av projekt och uppgifter. Det skall bli spännande att utvärdera lite längre fram. 

Teams, PowerPoint, Whiteboard m.m.

Det finns fler nyheter i Microsoft 365 miljön som stöttar lärande. Jag tycker det är viktigt för en utbildningsorganisation att följa med i Microsofts Roadmap och själva experimentera hur olika nyheter kan användas.

Här kommer några exempel på nyheter som kan användas för lärande:

Teams

  • Q&A organiserar frågor och svar bättre än vad en enkel chatt kan göra.
  • Annoteringar kan göras på alla delade skärmar och på PowerPoint-visning. De ger möjlighet till mer direkt interaktion.
  • Whiteboard kan nu användas av externa och anonyma användare.
  • Appen polls får flera frågetyper, t.ex. “ordna” och “betyg” och skapar mer interaktivitet i lektioner.

Microsoft LTI

  • Microsoft har arbetet med standarden LTI, (Learning Tools Interoperability). Via ett antal appar blir nu Teams och Officedokument tillgängliga i externa LMS (d.v.s. det omvända mot Viva). Några tidiga LMS som integrerat är Canvas, Blackborad, Moodel, Open LMS och Brightspace.

PowerPoint

  • Med Cameo skapas möjligheten att lägga in video från webcam i en mängd format på bilderna. Det kan användas vid egen inspelning av video eller vid presentation via Teams.

Viva Topics

  • Viva Topics använder AI för att indexera och rekommendera innehåll för användaren i alla appar. Det har tidigare enbart gällt för internt innehåll. Nu kan också extern innehåll läggas till. Det ger möjlighet för experter att kurera innehåll för olika ämnesområden. Bilden nedan visar rekommendationer baserat på de ämnen jag valt att följa.

Vad betyder allt det här?

Jag tycker att Microsoft menar allvar med sin satsning på lärande. De har lanserat många bra funktioner och mycket mer finns i roadmap.

Deras inriktning är också tydlig. De vill inte ersätta dagens LMS/ LXP. Snarare komplettera och göra lärandet mer tillgängligt i arbetet.

Den intressanta riktningen är fokus på att stötta informellt lärande. Att enkelt skapa innehåll, att samarbeta om innehåll och att göra det enkelt tillgängligt via sökning eller portaler i SharePoint och Teams.

Fokus är den snabbrörliga verksamheten. IT-projekten, teamen, säljavdelningen, produktavdelningen m.m. Här finns nu lite av en “out-of-the-box” lösning för att internt ta fram och tillgängliggöra innehåll för lärande.

För den utbildningsavdelning som har svårt att hinna med verksamhetens behov är det här bra nyheter. Vi kan nu stötta verksamheten med lösningar som gör att de själva kan driva lärandet och vi ökar snabbt tillgången på relevant lärande innehåll i organisationen.

Är det bara att börja?

Ja, varför inte? För den mindre organisationen, med teknikkunniga och självdrivna medarbetare.

För den större organisationen finns det flera frågor att tänka på.

Hur är arbetet tänkt att organiseras? Vad gör verksamheten, teamen själva? Vad skall då L&D göra? Uppgiften förändras från att enbart utveckla/leverera kurser till att möjliggöra genom att stötta verksamheten med metoder, mallar, pedagogik, IT-stöd m.m.

Hur är det tänkt att IT-miljön skall fungera? Skall organisationens LMS/LXP se ut som idag? Startar medarbetaren där eller i SharePoint/Teams? Vilket innehåll ligger var? Vilken roll skall Teams ha, enbart portal till LMS, eller kompletterande lärportaler för funktioner, projekt m.m.? Var kommer ytterligare verktyg in som t.ex. Promote för lärresor, WalkMe för inbyggda stöd, JungleMap för microkurser?

Var sker notifieringar? Från LMS eller Teams? Vad skall rapporteras av informellt innehåll i Teams? Hur?

Vilka verktyg används för att ta fram innehåll? Rise, Stream, SharePoint etc.? Hur stöttar vi med t.ex. mallar?

Är medarbetare, experter och ledare redo för detta? Att söka kunskap i Teams, att själva driva sitt lärande, att samarbeta i Communitys. Finns kulturen för att dela innehåll och tiden för att skapa videos, kurera innehåll, sätta upp utbildningsvägar m.m.?

Missförstå mig inte. Börja experimentera med verktygen, välj ut kritiska avdelningar och genomför piloter för att lära er. 

Frågorna ovan är dock större en så. De kräver samtidigt att ni arbetar md en strategi, att ni tänker till runt er arkitektur för er lärteknologi och skapar en roadmap för införande. Det är något jag kommer att skriva mer om i nästa artikel.