Nya möjligheter med moderna LMS

Hur många år har ert Learning Management System på nacken? Mer än 5 år? Då kan det vara dags att se framåt. Mycket har hänt de senaste åren. Dagens molnplattformar är mycket mer lättanvända och engagerande för användare med funktioner för socialt lärande, gamification, stora mängder externa kurser (t.ex. via MOOCs) samtidigt som de är integrerade i intranät och med övriga HR processer.

Enligt en artikel i Forbes har marknaden för LMS radikalt förändrats de senaste åren. Därför kan det vara dags att se över ert system. Här kommer en beskrivning av vad du kan förvänta dig av en modernt molnplattform.

Stöd för informellt och Socialt lärande

För några år sedan fick vi bygga på sociala funktioner utanför våra lärplattformar med t.ex. Yammer, Jive eller SharePoint. Idag ingår det i de flesta systemen. Du kan skapa egna profiler och posta inlägg i din blogg eller aktivitetsström som på LinkedIn. Du kan följa experter och deras inlägg, diskutera i forum m.m. Kursutvärderingen är nu kompletterad med stjärnor, kommentarer och diskussioner.

Vi vet ju att formellt lärande, i klassrum eller eLearning, endast är 10-15% av allt lärande. Vi lär i arbetet, av andra, genom att söka, läsa dokument, se videos m.m. Många moderna LMS gör det lättare än någonsin att integrera externa lärande resurser och organisera lärande i Communitys eller portaler för olika målgrupper.

Modern användarupplevelse med “gamification”

Det tabellbaserade gränssnittet lever fortfarande kvar i många av systemen. Trenden idag går mot förenklade gränssnitt med en engagerande användarupplevelse.

Gamification används allt mer för att driva motivation och användande av IT-system. Exempel på funktioner är levels. Den anställde får poäng, inte bara för att ta kurser, utan för att läsa artiklar, delta på webinar, följa experter, göra inlägg etc. Du kan t.ex. nå gold level i att svara på frågor i ett forum, eller inom ett visst kunskapsområde. Du kan också samla på badges efter att ha nått vissa mål. Forskning har visat att spelelement driver engagemang och motivation. Många LMS använder nu gamification för att driva användande och ett kontinuerligt lärande.

MOOC och tusentals kurser

Massive Open Online Courses (MOOC) har funnits ett tag och varit ett sätt för universitet att nå ut med kurser. Idag finns det tusentals kurser tillgängliga helt fritt online. Bara Udemy har över 25.000 kurser och 6 miljoner elever. Coursera samarbetar med 350 av de bästa universiteten över hela världen. Det är ett populärt format, enligt en rapport från Bersin (Redefining MOOCs for Corporate Learning) har de 5 största aktörerna tillsammans 26 miljoner användare, varav de flesta (80%) redan har en examen och ett jobb. Formatet i en MOOC är en mix av video, virtuella klassrum med integrerade sociala funktioner och uppgifter med social bedömning. Det har visat sig ge företag en plattform för att på ett enkelt sätt nå ut med vanliga klassrumslektioner till hela organisationen. Ett exempel är IBM som idag systematiskt filmar klassrumsutbildningar för att konvertera till MOOC-formatet och snabbt nå sina 430.000 anställda.

Nedan några av över 200 säljkurser på Udemy.

Förutom snabb och stor räckvidd med MOOC är den stora poängen tillgång till innehåll. Många LMS (t.ex. SumTotal Maestro, Saba Marketplace, Docebo m.fl.)  kan integrera innehåll från MOOCs och därmed göra stora mängder kurser tillgängliga. Det är också vanligt att systemet erbjuder externa kurser som en del i månadskostnaden. Ett sånt exempel är BizLibrary som inkluderar “thousands of courses, Netflix style”.

Kompetensbaserat lärande

Enligt Craig Weiss, Assiociation for Talent Development, (LMS Trends 2015) är kompetenshantering “hett” i år. Kompetenshantering är förvisso inget nytt, men blir enklare med den täta integrationen med lärande, funktioner för att föreslå läraktiviter, gamification för att motivera insatser, sociala funktioner för “kompisbedömningar” (peer rating) m.m.

Kompetensbedömningar blir en aktiv del i utvecklingen av den anställdes förmåga, istället för kurskatalogen där man går in i 1-2 gånger per år för att boka kurs. Utvecklingsplanen innehåller så mycket mer än bara kurser; coachning, jobbskuggning, utmanande uppdrag, konferenser, länkar till websidor, kunskapsdelning m.m.

Ett annat problem som adresseras är att anställda i många organisationer där jag gjort mätning inte tycker att utbildningen är relevant för deras behov. Endast 15-20% tycker utbildningen är helt relevant. Med tydliga kompetenskrav och lärande som är målintriktat just för specifika roller och kompetenser kommer vi åt det problemet.

Exempel på LMS som visar mål och kompetenser på hemsidan. Genom att välja “close gap” får den anställda förslag på specifika utvecklings-/läraktiviteter.

Intelligenta förslag (typ Amazon eller Spotify)

Utvecklingen har gått ännu längre än att få en rekommendation baserat på vilken nivå vi vill uppnå i en speciell kompetens. xAPI (TinCan) heter efterträdaren till SCORM och ger oss nya möjlighet att följa upp hur våra anställda lär och skapa en bättre bild av deras förmåga och intresse. Ett modernt LMS samlar mängder med data, förutom roll och kompetensnivå, t.ex. vilka andra kurser vi tagit, dokument vi läst, vad vi tyckt om dem, vilka experter vi följer, var i organisationen vi arbetar, vad som är populärt m.m. Baserat på den informationen föreslår sen systemet kurser eller andra läraktiviteter som den tror passar oss enligt samma teknologi som Amazon (“du skulle också gilla…”) och Spotify (“upptäck…”).

Mobila plattformar

Enligt prognoser från IDG säljs det i år 260 miljoner persondatorer, men 350 miljoner surfplattor och 2.000 miljoner mobiler. Det är allt mer klart att mobilen/surfplattan är det vi använder för att hämta information, läsa, samarbeta och lära. Hur fungerar ditt LMS på en mobil plattform? Dagens system är mobila och klarar att känna efter storlek på skärm och automatisk anpassa sig (adaptive learning).

Du som användare skall förvänta dig att inte bara kunna starta videos eller läraktiviteter, utan också ha tillgång till sociala funktioner och administrativa funktioner i ditt system. Du ska också kunna lära offline för att sen synkronisera när det finns uppkoppling.

LMS integrerat (i verksamheten)

Ett problem med många system är att anställda sällan är där. En anställd går i snitt 4 kursdagar per år, så många gånger är det i samband med det årliga utvecklingssamtalet som den anställde eller i vissa fall chefen går in och bokar kurs. I en del organisationer jag arbetat med hittar anställda helt enkelt inte dit.

Lösningen är att erbjuda utbildningen där de anställda finns; på intranätet, produktportalen, i säljsystemet etc. Idag är enkelt att integrera ett LMS med andra system, t.ex. HR system för att hämta data, men också för att ge åtkomst till kurser, t.ex. via intranätet. Små som stora system kan nu integreras med vanliga plattformar för intranät. Nästa steg är integration med affärsystem och säljsystem. Cornerstone OnDemand har t.ex. en integration med SalesForce där små lärmoduler kan poppa upp i olika situationer i säljarens vardag. På bilden nedan får säljaren ett tips att ta en video om skillnaden mellan förhandlingar i USA och Europa. Den poppar upp när säljaren lägger in ett nytt leads från europa.

För några år sedan var integration med andra system något svårt och som kostade mycket tid och resurser. Moderna system erbjuder API och autointegration med de flesta viktiga HR-, ERP-, CRM- och andra system. I vissa fall kan den anställde själv integrera med andra system genom att bara dra och släppa önskat system som i bilden nedan.

Naturligt integrerat i HR processer

De flesta större LMS kallas idag Talent Management Systems och omfattar alla HR processer, från rekrytering till succession, med kompetenshantering och lärande som en central del. Lärandet blir en naturligt del i organisationens arbete med att rekrytera och utveckla anställda. Själv tycker jag att det är svårt att se målstyrning, kompetenshantering och lärande som separata delar. De hänger tätt samman. Den revolution i användbarhet, agilitet, kontinuerlig bedömnning, sociala funktioner som jag beskrivit ovan existerar även inom övriga HR processer. Även där byts tabellbaserade administrativa system ut mot system som är mera inriktade på att skapa engagemang och kontinuerlig utveckling hos anställda.

Stöd för organisationens nätverk (eHandel)

Gårdagens LMS har varit stängda och enbart för de internt anställda. Ett modernt system erbjuder även lärande för det externa nätverket. Det är enkelt att logga in med t.ex. ditt Google, Facebook eller Microsoft konto. Flera erbjuder möjligheter att bygga communitys och sociala funktioner för att samarbeta med kunder och leverantörer.

För många organisationer är det viktigt att kunna sälja sin kunskap, inte minst för utbildningsorganisationer och för konsulter som mig. Funktioner för marknadsföring, kundportaler, eHandel och statistik gör det enkelt att sälja kunskap.

Drift och kostnader

Dagens LMS går mot att bli rent molnbaserade, d.v.s att det bara är en version av produkten som underhålls. Istället för anpassningar, konfigurerar varje organisation systemet för egna behov. Min uppfattning är att kostnaderna gått ner ordentligt. Det vanliga är en årlig avgift baserat på antal användare där drift, uppgraderingar och support ingår. I de fall jag kunnat göra jämförelser har satsning på ett nytt system kunnat räknas hem på något år. Räkna med kostnader runt 100-150 kr per användare/år för det “stora” systemen och 20-50 kr per användare/år för enklare system.

Vad göra?

Som du ser har det hänt mycket, egentligen bara på några år. Ett LMS idag stöttar en helt annan syn på lärande, som sker kontinuerligt, informellt och socialt. Förändringen av hur vi lär går fort. Idag förväntar sig anställda att ha tillgång till lärande som är mer socialt och mer just-in-time. Nya generationer av anställda har också höga krav på organisationens förmåga inom lärande och förväntar sig att använda nya tekniker. Läs mer i mitt inlägg “Så höjer du nivån i en lärande organisation“. Kanske kan det vara läge att fundera vilka mål ni har för verksamheten? Som ett steg i det kan det finnas anledning att titta mer på hur ert nuvarande LMS egentligen stöttar dit ni skall och vad det kostar.

Du kan också lyssna på mitt webinar den 21 maj om innovationer inom lärande.