Så digitaliserar du utbildningar med Microsoft 365/Teams

Teams och apparna i Microsoft 365 gör det lätt för lärare och ämnesexperter att själva digitalisera utbildningar. De öppnar också möjligheterna att flytta lärandet från klassrummet till att bli en naturlig del av arbetet.

I tidigare artiklar har jag beskrivit hur du som lärare skapar engagerande webblektioner och hur jag själv använt Microsoft Teams för att driva mer omfattande program.

I den här artikeln utvecklar jag beskrivningen av Teams som plattform för lärande. Den stora användarbasen, lättheten att komma igång liksom att lärandet blir socialt och flyttas till arbetet gör att Teams kommer att ha stor påverkan på hur vi levererar utbildning i framtiden.

Skapa “Learning Transfer”

I min förra artikeln gav jag 10 råd för att leda webblektioner. En lärare som följer råden lyckas troligen med att skapa engagerande lektioner. Vi behöver dock göra mer. Hur bra du än är som lärare så glömmer deltagarna snabbt vad de lärt sig och få tillämpar det i arbetet.

Ett nästa steg är därför att stötta “learning transfer” med inslag av självstudier, webblektioner och övning i arbetet. Målet är att säkra att deltagaren verkligen utvecklar den nya förmågan och tillämpar den i arbetet.

Istället för lärarens förmåga att leda lektioner fokuserar vi på att stötta deltagarens möjlighet att utveckla och tillämpa den nya förmågan. Vi ser lärandet som en process.

Bilden nedan visar en typisk lärprocess som börjar med att deltagaren motiveras och planerar sitt lärande och “slutar” med att hen delar erfarenheter av att ha tillämpat förmågan i arbetet (och förstås kontinuerligt vidareutvecklar den).

För att stötta lärpocessen finns det flera saker vi behöver kunna göra med utbildningen:

• Dela upp lärandet i mindre delar och sprida ut över tiden.
• Erbjuda möjlighet att träna/tillämpa i arbetet.
• Underlätta samarbete och kunskapsdelning runt tillämpningen av kunskapen.
• Skapa engagemang och samsyn runt mål och de nya förmågorna hos medarbetare och chef.
• Adressera större frågor som ändring av processer, belöningar, systemutformning, kultur m.m.

Den perfekta platsen för program

Syftet med den här artikeln är inte att ge pedagogiska råd om hur du skapar de mest effektiva blandade programmen. Istället visar jag hur vårt vanligaste “arbetsredskap” kan användas för lärande. Microsoft 365 med appar som Teams, PowerPoint, Forms och Stream är en plattform för lärare och ämnesexperter som behöver digitalisera sina utbildningar och samtidigt öka effekten i arbetet.

Jag rekommenderar att du först läser artikeln “Så använder du Microsoft Teams för lärande“. I artikeln beskriver jag hur du använder Teams för att:

• Skapa utbildningsflöden med team, kanaler och flikar.
• Addera socialt lärande med diskussioner och kunskapsdelning.
• Lägga till video, artiklar och eLearning för självstudier.
• Lägga till frågor och interaktion med Microsoft Forms.

Förutom att lärare och ämnesexperter redan känner till apparna och själva kan digitalisera sina utbildningar så ger Teams andra fördelar:

• Utbildningarna blir naturligt sociala. Diskussioner och kunskapsutbyte sker integrerat i alla aktiviteter.
• Lärandet sker nära arbetet. Ett “team” för utbildning kan ligga bredvid ett “team” deltagaren använder för ett projekt eller för kunskapsdelning.
• Påminnelser och diskussioner sker integrerat med andra påminnelser och diskussioner i arbetet.

En “sömlös” övergång mellan självstudier och lektioner

Genom att använda Teams för ditt innehåll så skapar du också förutsättningen för mer interaktiva webblektioner. Genom att växla mellan innehållet i kanaler och flikar och mötesvyn skapas nya möjligheter till interaktivitet under Teams-möten.

Från att bara haft tillgång till chat för att skapa dialog och interaktion öppnas nu flera möjligheter.

Inkludera frågor

Genom att växla till en flik så kan du be deltagare fylla i frågor. Det kan vara en enkät om åsikter, kunskapstester eller scenariofrågor. Eller varför inte en tävling i Kahoot. Som lärare visar du svaren allteftersom de kommer in och leder en diskussion runt resultaten.

Inkludera whiteboard

I Teams-möten finns en enkel “whiteboard” att använda. Problemet är att det bara går att rita. För att använda den pedagogiskt behöver vi kunna lägga till bilder och text. Ett enkelt sätt att göra det är att lägga bilderna i en PowerPoint som du delar i en flik. Nu kan deltagarna samarbeta genom att rita och skriva i bilden.

Grupprum

Teams-möten saknar funktion för grupprum. Genom att använda kanaler som grupprum kan deltagare snabbt växla mellan klassrummet och grupprummet. Du kan redan innan bestämma vilka som skall ha tillgång till vilka grupprum.

Rummen finns kvar efter att lektionen är stängd till skillnad från många andra plattformar. Det gör att du kan “inreda” grupprummet med instruktioner och plats för att dokumentera resultatet fortgående, t.ex. i OneNote.

Interaktivt självstudiematerial

Genom att digitalisera klassrummet kommer vi ifrån förmedlandet av kunskaper i ett enstaka tillfälle. Lärandet blir utspritt i tiden och drivet av deltagarna. Metastudier visar hur du kan öka effekten av lärandet med 60% på det sättet.

Det betyder också att mycket av det innehåll som förmedlats av lärarna nu behöver omformas till mindre avsnitt av självstudier.

Normalt har det varit en omständlig process att skapa elearning, antingen med en extern leverantör eller med verktyg som Articulate Storyline.

När lärare och ämnesexperter själva skapar innehåll så behöver vi enklare verktyg. Office 365 som de flesta är vana med erbjuder PowerPoint, Forms och Stream för det syftet.

Video med PowerPoint

Med PowerPoint kan läraren själv enkelt skapa video. Läraren spelar in sig själv när hen presenterar innehållet. Det är lätt att växla mellan video i fullskärm, inspelning av bilderna i en presentation eller inspelning av skärmen för att t.ex. samtidigt rita på en whiteboard.

Med PowerPoint kan läraren också göra en hel del redigering. Några exempel är att trimma och ta bort avsnitt i videon, klippa bort delar i bakgrunden som inte skall visas, ändra bildkvalitet, ändra form på videon m.m.

Den färdiga videon exporteras sedan som MP4 eller direkt till Stream.

Frågor med Forms

Forms är ett verktyg från Microsoft Education som möjliggör att skapa enkäter, instuderingsfrågor och tester.

Att skapa frågorna är enkelt samtidigt som det finns en hel del funktionalitet för att t.ex. lägga till media som video, skapa återkoppling för svarsalternativen och förgrening (att användas i scenarios) .

En färdig test eller quiz kan anpassas på många sätt. Du kan välja poäng på frågor, om ordningen på frågorna skall slumpas , om resultatet skall sparas eller inte samt grafisk utformning.

Givet att deltagarna finns i din organisation så kan du som lärare utvärdera resultatet, sätta poäng på fritextfrågor eller uppladdade dokument samt ge kommentarer till deltagarna runt enstaka frågor ellet testet som helhet.

Utvärdering kan också göras på frågenivå för att hitta områden där utbildningen behöver förbättras.

Interaktiv video och “ämneskanaler” med Stream

Stream är Microsofts Youtube kanal. Här kan du publicera videos, utvärdera trafik och dela in videos i “ämneskanaler” som sedan visas i Teams.

Med Stream kombinerar du videos med frågor gjorda i Forms. På det sättet integrerar du frågor i presentationen för att skapa fokus, få deltagaren att reflektera eller testa sin förståelse under spelningen.

Mer interaktion med appar

I Microsoft Teams finns nu (maj 20) över 60 appar gjorda för utbildning och det tillkommer hela tiden nya appar. Här kommer några exempel på appar som du kan lägga till dina program.

Skapa mer interaktion

Det finns ett flertal appar för att skapa mer interaktion i program som körs i Teams. Exempel är “spel” som Kahoot. Ett annat är mer interaktiva frågor och instuderingsmaterial via Quizlet.

Skapa mer samverkan

Det finns ett antal appar för att skapa ett kreativt samarbete i Teams genom att forska tillsammans, genomföra brainstorm-möten eller workshops med “post-it”. Några exempel på appar är Microsoft WhiteBoard, InVision Freehand och MURAL.

Hantera uppgifter (i arbetet)

En viktig del av blandade program är att skapa uppgifter som görs i arbetet. En app som låter dig som lärare göra det är TD Assignment. Här kan du skapa uppgifter med instruktioner och sedan be deltagare svara genom att ladda upp en fil eller video.

En liknande app är Flipgrid där du som lärare skapar en interaktiv diskussion runt scenarios eller problem där deltagarna sedan svarar med video.

Gör Teams till portalen för allt lärande i organisationen

Microsoft satsar nu mycket på att stötta det pågående kompetensskiftet. Exempel på satsningar är projekt Cortex, Learning Pathways m.m.

Josh Bersin skrev nyligen att Microsoft Teams är plattformen som främst möjliggör “Learning in the flow of work” och nu utgör ett hot mot dagens LXP.

Många LXP och LMS har idag integration med Teams, eller planerar det. Redan nu kan du integrera många LMS genom appen GO1. I dagsläget finns det färdiga integration med t.ex. Cornerstone, SABA, Docebo, SuccessFactor och över 150 innehållsleverantörer.

Det gör att innehåll från ditt LMS och en stor mängd kursbibliotek kan presenteras inuti Teams. Helt plötsligt kunde jag komma åt 1.500 kurser inom kommunikation från mitt program i Teams.

Den här utvecklingen förändrar lärande från att vara en separat händelse i klassrummet eller i ett LMS till att bli en del av arbetet.

Hur gör du?

Hur stöttar du lärarna som nu digitaliserar klassrummen? En väg är att utbilda lärarna i att använda apparna i Microsoft 365.

Ett bra sätt att komma igång med det är min e-Workout den 3 juni. Där får du lära dig att skapa programflöden, videos med PowerPoint/Stream, frågor med forms, använda ytterligare appar och mycket mer.