Så lär du mer av erfarenheter i arbetet

De erfarenheter du gör i ditt arbetet är din största källa till lärande och utveckling på jobbet.

Samtidigt är det stor skillnad på att göra samma saker år efter år mot att verkligen utmana sig, experimentera och göra det mesta av den återkoppling som finns att få.

I artikel beskriver jag metoder och vanor som gör att du kraftigt ökar ditt lärande i arbetet och på det sättet också blir betydligt bättre på det du gör.

I en serie artiklar beskriver jag hur den allt snabbare utvecklingen gör att vi alla behöver behärska förmågan att snabbt anpassa oss och lära nya förmågor. Jag har tidigare gett en översikt till vad det innebär för oss som individer, men även för organisationen. I min förra artikel “6 steg för att öka din motivation att lära” beskrev jag också de vanor och metoder som gör att du stärker din vilja och får lärandet att hända.

Bilden nedan ger en översikt till de vanor, metoder och strukturer som ingår i medarbetarens förmåga att lära. I den här artikeln går jag in på hur vi konkret gör för att lära mer av erfarenheter.

Få ut mer av dina erfarenheter

Ständigt lärande ger stora fördelar

Lär vi inte alla av oss själva, bara genom att vi arbetar. Jovisst, men frågan är hur mycket vi utvecklas jämfört med andra. Att göra samma sak hela tiden utvecklar oss mindre. Arbetar du aktivt med vanorna och metoderna som jag beskriver här så utvecklas du betydligt mer.

Artikeln “Why startups that survive are Learning Organizations” förklarar på ett bra sätt hur organisationer som hela tiden utvärderar sitt beteende, lär av erfarenheter och genomför förbättringar steg för steg blir bättre än sina konkurrenter. BCG beskriver också hur vi nu konkurrerar med hastigheten att lära, vilket gäller både algoritmer som lär av kunder/användning, men framför allt av medarbetare som lär snabbare.

Det här gäller inte bara organisationer. Flera studier visar att de som fokuserar mycket på utveckling är 50% mer produktiva än genomsnittet. Det här är studier med några år på nacken. Jag skulle säga att hävstången för de som hänger med, utvecklar sig och använder ny teknik hela tiden ökar.

Effekten av att medvetet lära av erfarenheter blir stor över tiden. Om vi varje vecka blir en procent bättre än förra veckan, så är vi 13 gånger bättre på 5 år.

På samma sätt, om vi relativt omvärlden tappar 1% varje vecka, t.ex. på grund av att vi inte hänger med utvecklingen så har vi bara 7% av vår ursprungliga relativa förmåga kvar efter fem år. Snacka om “kokt groda”.

Hur går det då till att lära av erfarenheter?

Lär av feedback-loopar

Centralt är användning av s.k. ”feedback-loopar”. Med det menas iterativa arbetssätt där experimenterande, data, återkoppling, reflektion m.m. är inbyggt. Det finns flera modeller för iterativa arbetssätt, allt från Toyotas PDCA (Lean) till dagens agila arbetssätt som “Scrum”, “SAFe” eller “Lean start-up” (MVP).

Den modell jag använder i mina utbildningar om lärande i arbetet är baserad på CCL’s (Centre of Creative Leaderships) forskning. Det var CCL som “uppfann” 70:20:10 på 80-talet och som forskat mycket om hur vi lär i arbetet. Alldeles oavsett bygger alla “feedback loopar” på samma grundläggande steg.

Som medarbetare lär vi av nya utmanande uppgifter. Vi behöver därför aktivt söka utmaningar. Nästa steg är att lära oss mer av det vi gör, genom att t.ex. pröva olika alternativ. Ur det drar vi lärdomar genom att reflektera. I det sista steget använder vi lärdomarna för att förbättra arbetet.

Ju bättre vi är på att att hantera varje steg och ju snabbare vi kan iterera, desto snabbare utvecklas vi.

Anta fler utmaningar

Ge dig ut i "lärzonen"

Hjärnforskning visar att ombildning av kopplingar i hjärnan, d.v.s. lärande, sker betydligt snabbare när vi är i helt nya situationer och är helt beroende av lärandet. Ett exempel är språkinlärning. Vi lär snabbast genom att åka till landet vars språk vi vill lära och uteslutande prata det nya språket.

Kurvan nedan visar lärandet i en ny yrkesroll. I början utvecklas vi snabbt tills vi behärskar det mesta som finns inom rollen, lärandet flackar ut.

För att lära oss mer behöver vi ge oss ut från komfortzonen till lärzonen, där vi inte längre behärskar alla delar av arbetet. Det kan vara att arbeta med ett nytt system, ett svårt projekt, ett nytt ansvar eller en helt ny arbetsroll.

Det som nu händer är att vi börjar tappar uppgifter, arbetet går inte lika smärtfritt som förut. Det upplevs obehagligt och påverkar vår självuppfattning.

Om vi nu släpper utmaningen, den undre linjen i bilden, så kommer vi inte att ha utvecklats. Om vi däremot härdar ut och försöker bemästra den nya situationen så kommer vi till slut ha lärt oss något nytt och ha en högre förmåga än tidigare.

Du utveckas mer i svåra och obehagliga situationer

Att härda ut handlar mycket om “Growth Mindset” som jag beskriv i min tidigare artikel. Det innebär att ha inställningen att jag kan utvecklas om jag försöker mer, eller på ett annat sätt. Vi behöver också acceptera att fler misstag sker och att det är en naturligt del av lärandet.

Du lyckas bättre med det om du:

Har en långsiktigt vision/målbild som du strävar efter.
Tänker att misstag är en förutsättning för att lära.
Tänker att erfarenheten är minst lika mycket värd som resultatet.
Tänker att det finns en kostnad av att inte ha antagit utmaningen.

Ray Dalio är känd för att ha byggt upp världens mest lönsamma hedgefond, Bridgewater. Han är också känd för sina principer för en lärande organisation. En av de viktigaste principerna är att medarbetare hela tiden växer och utvecklas vidare. Så snart en medarbetare på Bridgewater behärskar en roll så hjälper man medarbetaren att hitta nya utmaningar för att ständigt utvecklas.

En av principerna lyder:

PAIN+ REFLECTION = PROGRESS!

Det är bara genom att utsätta sig för obehagliga situationer och reflektera över hur man kommer runt hindren som man utvecklas.

Lista utmaningarna som leder till ditt mål

I min förra artikel diskuterade jag hur du kan planera vägen fram till dina långsiktiga mål, att göra en karta över erfarenheter som leder till de mål du satt upp.

Fortsätt det arbetet och gör en mer detaljerad lista över de utmaningar du söker. Det handlar inte om att detaljplanera utmaningarna. Det går inte, istället gäller det att värdera och hoppa på de utmaningar som dyker upp.

Listan handlar om uppmärksamhet. Genom att tydliggöra vilken typ av utmaningar du söker, så kommer du också lättare uppmärksamma möjligheterna när de dyker upp. Du förbereder hjärnan.

Förutom att anta många utmaningar, så handlar det om kvalitet och variation. Ett nytt jobb där du gör ungefär samma arbete som tidigare ger inte så mycket lärande. Sök efter:

Det som är nytt, t.ex. ny teknik, nya kunder, nya arbetssätt.
Lösa problem med höga insatser eller risker, t.ex. större projekt.
Samarbeta med nya människor och nya kulturer.
Lösa kriser eller vända resultat.
Ta ett större ansvar eller större omfattning, t.ex. ledare för fler.

Leta aktivt efter utmaningar

Utmaningar kan finnas i ditt nuvarande jobb. Lägg till ett ansvarsområden, jobba med ett nytt system, nya kunder eller byt ansvar med en kollega. Det kan handla om att i delta i projekt eller ta en ny roll i organisationen. Det kan också handla om att byta jobb.

Föreslå nya idéer i ditt nuvarande arbete.
Prata med din chef eller dina kollegor om ändrade ansvar.
Leta efter projekt och nya roller i organisationen.
Nå ut till ditt nätverk med fråga om nya jobb.

Många organisationer stöttar aktivt att visa på möjligheter. En ny företeelse är s.k. Opportunity Marketplaces. Det är system som föreslår nya gig, projekt och roller baserat på dina mål och dina nuvarande förmågor. De kan också föreslå mentorer som kan hjälpa dig och de utbildningar som behövs.

Andra organisationer uppmuntrar medarbetare att aktivt att söka utmaningar. På Unilever uppmuntras medarbetare att lägga 15-20 % av sin tid i mindre projekt i andra delar i organisationen. Det har skapat en mycket stor drivkraft för lärande.

Utforska mera

Förstå dina uppgifter bättre

Om du gör dina uppgifter som du alltid gjort dem eller går direkt på resultatet så lär du dig inte så mycket nytt. Tänk istället att allt du gör alltid kan bli bättre. Det finns alltid ett alternativt sätt att göra det på, ett nytt verktyg att använda eller något du läst om som du kan tillämpa.

Nyfikenhet och viljan att att bli bättre är viktiga drivkrafter för att utforska. Att bättre förstå dina uppgifter. Ett av de starkaste redskapen är frågan varför. Varför fungerar det så här? Varför kan vi inte göra så här istället?

I arbetet möter vi nya uppgifter och situationer. Som konsult får jag t.ex. ofta lösa nya typer av problem. Två vanliga redskap är då “orsaksanalysen” och “researchen”. Självklara saker, men jag hade en gång en chef som sa “den här tar vi innerkurva på”. Det innebar att gå direkt på lösning och skippa att använda de här redskapen.

Orsaksanalysen innebär att vi alltid utreder orsakerna till ett problem eller förutsättningarna för en lösning/ förändring. För att komma till en “rot-orsak” ställer vi t.ex. frågan varför upprepade gånger. För att förstå förutsättningarna söker vi alltid att förstå källan, t.ex. medarbetarna som skall arbeta med den nya processen vi inför. Vi intervjuar de som är inblandade, observerar dem i arbetet, analyserar data m.m. Det här är naturliga steg om du arbetar med “Design Thinking” eller “Lean/ständiga förbättringar”.

Att lära ny kunskap fungerar som bäst nu

Ha som vana att alltid leta efter “best-practice”, även när du gör uppgifter som du alltid gjort. Avdela tid att söka efter bästa metoderna, eller bästa verktygen, eller hur du nu formulerar frågan. Ett tips om du har ont om tid är att låta ChatGPT göra en sammanfattning. Se dock till att be om källorna för att dubbelkolla.

Som L&D-medarbetare lägger vi ofta massor med energi för att åstadkomma s.k. “Learning Transfer”, d.v.s. att medarbetare faktiskt kommer ihåg och tillämpar vad man lärt i kurser. Vi kämpar mot det faktum att 90% glöms på en vecka och forskning som visar att lärande är väldigt situations-specifikt och inte lätt överförs till andra situationer.

Det lärande som sker nu, inför att en uppgift skall utföras, är det bästa lärandet. Vi är både motiverade av själva uppgiften och behöver inte öva för att minnas över en längre tid.

Använd divergent tänkande

I dag är ständiga förbättringar och innovation allra viktigast. Något som är viktigt är då att alltid tänka flera alternativa lösningar, vilket kallas divergent tänkande. Börja med att skapa många lösningar för att sedan prioritera och smalna av. Några exempel:

Brainstorma och använd fantasin.
Utmana tidigare antaganden.
Sätt inte begränsningar inledningsvis, döm inte.
Skapa flera varianter, t.ex. genom att kombinera.
Tänk “vad mer?”

En metod för att skapa flera alternativ är “Six Hats“. Den bygger på ta olika utgångspunkter när du skapar alternativa lösningar. Vad säger informationen som är tillgänglig, vilka lösningar ger det? Vilka hinder finns, hur kommer vi förbi dem etc.

Från "Know it all" till "Learn it all"

I slutändan handlar det om din inställning till de uppgifter du har framför dig. Microsoft VD uttrycket det enkelt och bra när han sa att de skulle gå från “Know it all” till “Learning it all”. Från att tänka att man redan har alla svar, att det är viktigt att försvara sin position till att:

Vara ödmjuk och ha ett nybörjarsinne. “Vad finns att lära här?”
Fokusera på processen och lärandet snarare än det kortsiktiga resultatet.
Våga pröva idéerna du läst om, fått tips om eller lärt på senaste utbildningen.

Organisationen behöver tillåta experimenterande

Det är förstås lätt att bli begränsad av organisationer som kräver snabba resultat eller har rigida processer. Kulturen kan vara att göra som “man” alltid gjort. Det finns gott om chefer som vill ta “innerkurva”, gå direkt på lösningen, göra “tick in the box” och komma vidare.

En kultur som bara räknar det kortsiktiga resultatet och som bara fokuserar på produktivitet kommer inte utvecklas långsiktigt. En studie från Bersin Deloitte visade att organisationer som fokuserar mer på experimenterande, lärande i arbetet och reflektion har 3 gånger högre lönsamhetsutveckling än genomsnittet.

Framgångsrika organisationer decentraliserar beslut och ger medarbetare mandat att utforma och besluta över sitt arbete och lärande. De uppmuntrar en kultur där medarbetare vågar prova, experimentera, får misslyckas och ser processen/lärandet som lika viktiga som resultatet.

Ett stort problem är ofta rädslan att misslyckas. Den finns oftast i kulturen, där enbart positiva resultat räknas. Organisationen behöver aktivt arbeta med den här rädslan och visa att misslyckanden kan vara bra om vi lär från dem.

Ett exempel är ICA´s “Fail at ICA” eller FICA. Här samlas man runt en fika och berättar om egna misstag. Tillsammans utvärderar man sedan rot-orsaken och hur misstaget kan förebyggas.

På Bridgewater, som jag pratade om tidigare, belönar man misstag. Anställda skall rapportera sina misstag och vad man gör åt dem. Varje vecka väljs sedan anställda ut som får berätta om sina misstag och belönas för sina lärdomar.

Mät och reflektera för att öka lärandet

Säkerställ mer återkoppling

Hur vanligt är det att vi mäter resultatet av arbetet? Hur vet vi om det vi gjorde var tillräckligt bra? Hur gör vi bättre nästa gång?

I många yrken, och speciellt i stora organisationer kan det vara svårt att se resultatet av det man gör. Säljaren i en butik kan få direkt återkoppling, men hur det med oss som jobbar längre bak, t.ex. i HR. Ofta ser vi inte konsekvensen av våra val och aktiviteter, det sker långt senare i processen, någon annanstans och beror på en stor mängd faktorer. Det gör det svårt att intuitivt lära av erfarenheter.

Därför är det viktigt att hitta sätt att få mer direkt återkoppling. Det kan börja med data. Bilden nedan är en liten del av det “dashboard” en säljare har i SalesForce. Här finns massor med data på hur olika delar av säljprocessen fungerar. Samma sak om du arbetar med marknadsföring, här finns också data som vi kan använda för att hjälpa till med förbättringar.

De flesta av oss har dock inte tillgång till den här typen av data som återkoppling. Ett tips är då att använda enkäter t.ex. med Microsoft Forms. Det är något jag använder i alla mina leveranser, t.ex. efter en workshop eller ett webinar.

Du kan alltid be om återkoppling från en kollega, kund eller chefen. Rätt gjort är återkoppling ett kraftfullt redskap för lärande och förbättring, Här finns en del att tänka på som jag återkommer till i nästa artikel.

Organisationen kan stötta med att skapa en kultur av återkoppling. Vi inom L&D kan utbilda medarbetare och chefer i hur man ger effektiv återkoppling. Enligt Bersin Deloitte är företag som kan ge detaljerad återkoppling i arbetet 3 gånger sannolikare att ha höga affärsresultat.

System för återkoppling och uppmärksammande (“recognition”) kan också öka användningen av återkoppling i arbetet. Det finns flera specialiserade plattformar för det. De flesta LMS/LXP och samarbets-plattformar har idag möjlighet att ge feedback, “praise” eller “badges”.

Reflektera för att skapa lärdomar

Reflektion är sättet att dra lärdomar ur det vi varit med om, med eller utan återkoppling och data. Bilden visar frågorna vi kan ställa oss. Vad skulle jag uppnå, hur gick det, varför, varför inte, vad har jag lärt mig och hur ser jag till att förbättra nästa gång.

Att utvärdera eller reflektera är en av de starkaste vanorna för att öka ditt lärande. Det finns många tillfällen när du kan reflektera. Själv gör jag kortare reflektioner efter dagens slut, efter möten och presentationer. Varje vecka gör jag en mer systematisk utvärdering och reflektion där jag tittar på fler saker, som t.ex. hur projekt, marknadsföring och försäljning gått, men även hur jag arbetat och hunnit med det jag planerat. Mest reflekterar jag när nånting inte har gått som jag tänkte, när jag t.ex. gjort ett misstag.

Reflektion är en förmåga som du kan öva upp

Att reflektera är en förmåga vi kan öva upp. Det kräver stor självkännedom om drivkrafterna och vanorna som gör att vi agerar på olika sätt. Ju mer självkännedom desto bättre förstår vi varför resultaten blev som de blev.
Några viktiga punkter att tänka på är:

Att inte bara utvärdera vad du gjort, utan de antaganden du hade om aktiviteten. (Kanske var det inte presentationen som var dålig utan antagandet att du skulle göra en presentation på mötet.)
Att se din egen roll i det som hände, vad du gjorde, men också vad du kände.
Lyft blicken utanför de som var inblandade, se helheten, t.ex. hur organisationens värderingar eller strukturer påverkar.
Undvik dömande och egna impulsiva känslor, se nyktert på situationen.

Det gäller speciellt när vi begått misstag och det finns många försvarsmekanismer som gör att vi inte vill erkänna misstaget och ta ansvar.

Reflektera efter en utbildning

Reflektera också när du läst en artikel, en bok, sett en video, fått ett tips eller under en utbildning. Det här är bra frågor att ställa:

Hur är det här relevant för det du gör/ skall göra?
Hur hänger det ihop med vad du redan vet?
Vad kan du använda i ditt arbetet?
Hur dokumenterar och planerar du för att använda det?

Organisationen kan stötta reflektion på flera olika sätt. Några sätt är att inkludera i team-möten eller i processer. Många projektmodeller slutar t.ex. med “Lessons Learnt”. I SCRUM avslutas varje spring med en reflektion (“retrospective”).

Dokumentera för lätt åtkomst

Att enbart reflektera är värdefullt, men ännu mer om du dokumenterar lärdomarna.

De vanliga apparna för anteckningar fungera bra för att snabbt skriva eller tala in dina reflektioner, t.ex. Google Keep, OneNote eller Evernote. Jag använder just nu Notion som dessutom har AI-stöd. Fördelen med att skriva lärdomarna i den här typen av appar är att de hamnar bland resten av dina anteckningar.

Det finns också appar som är speciellt anpassade för dagliga reflektioner, t.ex. “Day One”, “Daylio” eller “Momento”.

Tänk på att dokumentera så att du snabbt hittar lärdomarna när du behöver dem, t.ex. genom att skapa taggar, kategorier, lättförståeliga titlar m.m.

Vid mina veckoreflektioner ser jag också till att skapa “att-göra” listor (vilket finns i flera av apparna ovan) och få in dem i min vanliga planering, t.ex. i Microsoft To-Do.

I teamet kan vi välja att dokumentera reflektioner och lärdomar i Teams eller Yammer. Det ökar chansen att vi lär ännu mer när andra kommenterar våra lärdomar.

Pröva dina lärdomar

"If you don´t use it, you loose it!"

Det sista steget handlar om att pröva dina lärdomar. “If you don´t use it, you loose it”. Hjärnforskningen är obarmhärtig. Den kunskap som inte används försvinner snabbt, enligt Ebbinghaus 90% på en vecka. Därför är det så viktigt att dokumentera lärdomarna och att planera att använda dem i arbetet.

Dokumentationen har ett annat syfte. När du väl kommer till en liknande situation så skall det vara lätt att hitta de lärdomar du gjorde senaste gången så att du inte gör om samma misstag två gånger. Lita också på din intuition, vilken bygger på minnet av vad du lärde dig förra gången.

Det är bara genom att tillämpa vad du lärt dig i rätt sammanhang som s.k. “learning transfer” sker och lärdomen till slut lagras i långtidsminnet.

Ständiga förbättringar

Lärande handlar också om att bli bättre, att ständigt utvecklas. Därför behöver du testa det du kom fram till senast du gjorde uppgiften, tekniken du läste om eller tipset du fick. Experimentera med att göra uppgiften annorlunda och utvärdera igen. Ta ett ytterligare varv i “feedback loopen”. Ta hellre små steg än att vänta och sedan göra ett större omtag. Tänk “framsteg före perfektion”. Minns min inledning om hur 1% förbättring varje vecka ger stora förbättringar på sikt.

I en organisation kanske du nu uppdaterar instruktionen eller metoden eller ger återkoppling om hur systemet borde utformas.

Att lyckas med förbättringar kräver också mod och vilja att utvecklas. Det kräver uthållighet trots motgångar. Här spelar också ledaren, gruppen och organisationen en mycket stor roll. Får du mandat och utrymme att experimentera och ändra arbetssätt? Tillåter kulturer att ta risker och eventuellt misslyckas?

I en decentraliserad organisation där man redan arbetar iterativt, t.ex. med agila metoder, blir det lättare att experimentera och hela tiden förbättras. Att experimentera och jobba stegvis är förutsättningen för en organisation som ständigt lär och förbättras.

Bilden är ett exempel på en s.k. “Retrospective” som är en del i det agila arbetssättet och ger lärdomar inför nästa “sprint”.

Organisationen kan också använda IT-stöd för ständiga förbättringar. Det är plattformar som stöttar processen att samla in idéer till förbättringar, uppmuntra medarbetare att experimentera, samarbeta runt förbättringar, följa upp resultat, dela ”best practice” och driva en kultur av kontinuerliga förbättringar.

Det är verksamheten, med enheter som IT, produktion och R&D som vanligtvis driver den här typen av initiativ. Vi som arbetar med lärande & utveckling kan hjälpa till med att utbilda och stötta arbetssätten i organisationen, t.ex. “ta lead” på implementationen av SAFe i organisationen. Vi kan också börja tillämpa agila arbetssätt själva.

Sammanfattning

Det är genom att göra saker som vi lär, d.v.s. genom våra erfarenheter. I boken “A thousand brains” beskriver Jeff Hawkings den senaste hjärnforskningen. Med en mycket kort förenkling har vi en stor 3D-modell av omvärlden i hjärnan. Modellen förändras hela tiden med det våra sinnen upplever (lärande). Modellen är också huvudsakligen rumslig, inte logisk. Det är därför minnesmästare placerar ut saker i olika fantasirum som de sedan “går” igenom.

I korthet, för att lära dig mycket skall du göra saker i rätt sammanhang. Du lär dig t.ex. mycket mer av att direkt börja bygga en webbsida (och ha sökfönstret, manualen eller mentorn bredvid) än att ta en eLearning om att bygga en webbsida.

Lärande handlar också om att bli bättre. Att få en bättre bild av omvärlden, och framför allt att göra arbetet bättre och bättre.

Att lära av erfarenheter är därför i stor utsträckning samma sak som ständiga förbättringar. Med dagens snabba utveckling är det en nödvändighet. Att göra en uppgift lika bra som igår är att bli lite sämre jämfört med omvärlden. Nya verktyg, nu AI, kommer hela tiden och det är viktigt att var och en hittar sätt att använda de nya verktygen och ständigt förbättra verksamheten. Det är så företag konkurrerar.

I nästa artikel kommer jag att diskutera hur vi kan lära mer av andra.