Många utbildningsavdelningar kämpar med begränsade resurser och litet inflytande i verksamheten. Samtidigt står vi inför massiva kompetensskiften. World Economic Forum uppskattar att en genomsnittlig medarbetare behöver 101 dagars omskolning de närmaste 5 åren.

Ett av problemen är att vi (inom utbildning) inte tillräckligt visar värdet av lärande. Vi pratar inte ett ekonomiskt språk. En typisk organisation på några tusen anställda kan t.ex. spara flera hundra miljoner kronor per år genom effektiviseringar. Det är pengar som kan användas för hjälpa medarbetare att lära mer, bli flexiblare och klara de omställningar som nu sker.

Många branscher står inför stora förändringar som en följd av allt snabbare digitalisering. Kompetens och lärande är i fokus hos världens ledare. Enligt PwC anser 83% av VD:ar att brist på nyckelkompetens är ett hinder för tillväxt. Samtidigt upplever man att inte så mycket händer. Bara 9% av svenska företagsledare säger att det görs tydliga framsteg och var fjärde anger att man saknar resurser för kompetensutveckling.

Blandning av vilja och insikt hos ledningen men brist på resurser är också vad jag hör när jag besöker utbildningsavdelningar. Viljan att satsa på lärande når inte hela vägen till utbildningsavdelningen, till att verkligen få resurser.

Att ändra kulturen och göra de förändringar som är nödvändiga hamnar inte som högsta prioritet hos ledningar. Utbildningschefen är oftast långt bort från organisationens ledningsgrupp, en bit ner i HR-organisationen. En central funktion där man oftast slimmar resurserna.

Jag skall inte säga att vi får skylla oss själva, men det finns en del vi kunde göra bättre, t.ex.:

  • Visa att vi är en strategisk partner i de skiften som nu sker.
  • Mäta och visa effekten av utbildningar/insatser för verksamheten.
  • Prata verksamhetens språk och visa värdet av lärande för högre chefer.
  • Vara ute i verksamheten och faktiskt observera och fråga medarbetarnas om deras utmaningar i arbetet.
  • Kalla utbildningsavdelningen för något som är mer kopplat till dagens utmaningar runt agilitet, ständig utveckling, lärande, anpassningsförmåga etc.

Faktum är att vi redan sitter på en kassakista. En typisk organisation med 10.000 anställda lägger redan idag 4-500 mkr på formell utbildning. Det mesta med mycket liten effekt. Att frigöra hälften av det är, som jag skall visa, inte något större problem. Vad skulle du som utbildningschef kunna åstadkomma med 200 mkr årligen?

Hur kan vi visa värdet?

Lärande skapar förstås värde. Enligt Boston Consulting Group är organisationens lärande den absolut viktigaste konkurrensfaktorn på 20-talet. Jag tänkte nu gå igenom några sätt att visa på värden som du som arbetar med lärande kan visa för din ledning:

  1. Kostnadsbesparingar med digitalisering av lärandet.
  2. Värdet av ökad produktivitet som en följd av lärande.
  3. Värdet av minskad personalomsättning.
  4. Värdet av en mer innovativ och agil lärande organisation.

1. Värdet av digitalt lärande

Den första frågan handlar om digitalisering av lärande. Bilden nedan är några år gammal och visar andelen levererad utbildning från olika leveranssätt.

Som du ser har andelen klassrum gått ner kraftigt de senaste 10 åren. Från 77% till mindre än 30%. Många företag jag möter bedriver dock fortfarande 80-90% av sina kurser i klassrummet. Konsekvenser av det är:

  • Låg tillgänglighet, medarbetare kan inte snabbt tillgängliggöra sig kunskap när den behövs.
  • Långsam uppbyggnad av förmågor. Det tar tid när stora mängder medarbetare skall utbildas.
  • Vi överkonsumerar utbildning. Medarbetare som bara behövt en liten del tvungen att gå hela dagar.
  • Hög kostnad. Totalkostnad för en kursdag inklusive frånvaro från arbetet är 10-15.000 kr per medarbetare.

Enligt LinkedIn upplever medarbetare i snitt bara att 15% av deras behov tillgodoses av företagets kurskatalog. För företag med höga andelar klassrum är siffran ännu lägre. Medarbetarna ges helt enkelt inte chansen att hålla sig relevanta med dagens snabba utveckling.

I den här artikeln går jag inte in på hur du gör för att digitalisera. Jag beskriver det i artikeln: ”Digitalisera lärandet för ökad konkurrenskraft – del 1”.

Faktarutan nedan visar hur du kan räkna på besparingarna. Den totala kostnaden för ett företag med 10.000 anställda som bedriver 90% av sin utbildning i klassrum är 4-500 miljoner kronor.

Digitaliseras hälften av kurserna så sparar organisation upp till 240 mkr varje år. Det är det viktigaste ”business caset” att börja med när du skall motivera budget för ett förändrat lärande.

Faktaruta – värdet av att digitalisera

  • En kursdag kostar ca. 10-15.000 kr per anställd.
    • Medarbetare kostar ca. 6-10.000 kr per dag.
    • Kurskostnaden (lärare, kursmaterial och lokal) är ca. 2-3.000 kr.
    • Resekostnader är 0-3.000 kr.
  • Motsvarande kostnad för digitalt lärande är 2-3.000 kr per anställd.
    • 50-70% mindre tid går åt.
    • Inga rese- eller leveranskostnader.
  • Att gå från 90% till 50% klassrum sparar 2 kursdagar.
    • Enligt ”ATD Industry Report” går vi drygt 4 dagar på kurs per år.
  • Digitalisering av 2 klassrumsdagar sparar upp till 24.000 per anställd och år.
    • 2 * (15.000 – 3.000) = 24.000 kr.
  • För 10.000 anställda blir det 240 mkr årligen.

Resonemanget ovan är fokuserat på kostnadsbesparingar, vilket är nog så viktigt att kunna visa. Det finns dock andra fördelar med ett digitaliserat kursinnehåll.

  • Kurserna blir tillgängliga när som helst och var som helst.
  • Kritiskt innehåll kan spridas snabbare i organisationen.
  • Delar av ett kursinnehåll blir tillgängligt och kan användas av fler.
  • Flera meta-studier visar på högre läreffekt.

2. Värdet av ökad produktivitet

Oavsett om kursen levereras i klassrum eller digitalt så finns det utmaningar. Det största problem är att ganska lite av kunskapen överförs till arbetet. Vi glömmer snabbt den kunskap vi inte tillämpar direkt. Enligt Ebbinghauser ca. 70% på 2 dagar. Forskning visar att vi med internet har förlagt vårt minne i mobilen och minns ännu mindre. Annan forskning visar att vi bara tillämpar 15% av det vi lär oss på en kurs.

Som bilden visar räcker inte en enstaka kurs för att skapa den förmåga vi behöver i arbetet.

Ovanstående har lett till att vi idag hellre lär oss i arbetet, just när vi behöver kunskapen. Enstaka kurstillfällen har helt enkelt för låg effekt, eller som Tony Driscoll (professor på Duke University) beskriver problemet:

  • Bara 15 % av anställdas förmågor beror på kunskaper, resten på motivation, ledarskap, processer etc.
  • Bara 15% av lärandet beror på formell utbildning, d.v.s kurser
  • Bara 15% av kunskaperna i en kurs tillämpas i arbetet.

Multiplicerat blir det mindre än 1%. Så mycket skulle investeringarna i kurser påverka vår förmåga i arbetet. Överdrift? Kanske, men vi kan alla inse att det behövs mer än en kurs för att skapa varaktig förmåga.

Här finns också en utmaning. Chefer vet om det här. De vet att man glömmer kurser. Därför ser man utbildning som något som skall ”säkra” en bottennivå, t.ex. av regelskäl, ”compliance” eller som introduktion till ett yrke. Det finns många artiklar liknande den kända Harvard-artikeln där ledarskapsutbildning kallas ”the great training robbery”.

Så hur kan vi ändra den här bilden. Det första är förstås att att skapa utbildningar som påverkar medarbetares prestationer i arbetet. Jag beskriver hur det görs i artikeln ”Digitalisera lärandet för öka konkurrenskraft – del 2”.

Det andra handlar om att faktiskt mäta förändringar i prestationer. Ju mer vi kan mäta förändringar i prestationer, t.ex. ökad försäljning, och koppla det till ändrade beteenden som i sin tur beror på utbildning, så kan vi också visa för ledningen hur vi skapar värde.

Faktaruta – värdet av ökad produktivitet

  • Ett rederi jag arbetade med mätte kundmottagares och planerares beteenden före och efter vårt förändringsprogram. De kunde koppla 3-4% högre fyllnadsgrad av båtar till förändringsprogrammet. Värdet av det var årligen 800 mkr.
  • Cisco utvärderade en större utbildningsinsats för säljstyrkan. Resultatet var 26% högre produktivitet och totalt 142 miljoner USD i vinster/besparingar.
  • Generellt kan ökad produktivitet tas ut som ökade intäkter eller minskade kostnader, vanligen personalkostnader.
    • Intäkter: Multiplicera produktivitetsvinst med det årliga täckningsbidraget (inkomst minus rörliga kostnader).
    • Kostnader: Multiplicera produktivitetsvinst med årlig total personalkostnad.

Fler exempel på vinster:

  • Med väldesignade ”blended” program ökar andelen som tillämpar kunskapen från 15% till 86%.
  • Genom att arbeta med multipla repetitioner och övningar ökar vad medarbetaren kommer ihåg från 20% till 90%.
  • Metastudier visar att effekten av ”blended” program är 60% högre än för traditionella program.
  • Vad är det här värt? Enligt IBM har de som investerar mer och har en högre mognad i lärande 10% högre produktivitet än medelföretaget.

3. Värdet av lägre personalomsättning

Exemplen ovan handlar om att förbättra existerande utbildningar, att digitalisera dem och att se till att de ger önskad effekt i faktiska prestationer.

Som jag nämnde omfattar dagens kurskatalog allt mindre av medarbetarnas formella lärande, enligt LinkedIn 15%. De omfattar sällan de 40% nya förmågor vi har att lära de närmaste åren.

Målet är att förse alla i organisationen med resurser för lärande, som även stöttar medarbetarens långsiktiga ambition att växa och förbereda sig på framtida förändring.

Jag skriver mer om detta i ”Digitalisera lärandet del 3 – adressera kompetensskiftet”.

En av de stora vinsterna utöver vad jag nämnt tidigare är sänkt personalomsättning. Idag brottas många företag med personalomsättning som enligt SCB nu i genomsnitt är över 15%.

En IBM studie visar att 3x fler väljer att stanna om de får tillräcklig utbildning. Möjlighet till utveckling och lärande är ”nr 1” både för att vara en attraktiv arbetsgivare och som orsak till att anställda slutar.

För en organisation med 10.000 anställda betyder varje procents minskad personalomsättning 100-300 miljoner kronor. Lärande har numera en stor del i att attrahera och behålla rätt kompetens på en allt tuffare arbetsmarknad.

Faktaruta – värdet av lägre personalomsättning

  • Enligt bl.a Josh Bersin kostar det 1-3 mkr att anställa och ”onboarda” en ny medarbetare.
  • Det betyder att en genomsnittlig personalomsättning på 15% kostar ett företag på 10.000 anställda mellan 1.5 och 3 miljarder kronor.
  • Flera studier, likt den från IBM ovan, visar att ökad möjlighet till lärande och utveckling mångdubblar anställdas vilja att stanna kvar på företaget.
  • Det blir mycket pengar. För ett företag med 10.000 anställda innebär 1% skillnad i personalomsättning 100-300 mkr i besparing per år.

Att ge ökad möjlighet för lärande i organisationen påverkar inte bara personalomsättningen. Andra vinster är:

  • Minskad tid till kompetens – Kurering av innehåll minskar drastiskt tiden att bygga nya förmågor jämfört med att leverera via klassrum eller utveckla eget innehåll.
  • Ökad produktivitet – Företag med bättre erbjudande av utbildning har 16% bättre produktivitet.
  • Ökat engagemang – Enligt Bersin Deloitte förbättras medarbetarnas lärupplevelse 10 gånger och enligt Degreed ökar aktiviteten 9 gånger med självdrivet lärande.

4. Värdet av en agil lärande organisation

Enligt arbetsförmedlingen lägger svensken i genomsnitt 15-30 minuter i veckan på lärande. Det pågående kompetensskiftet gör dock att vi behöver öka den andelen kraftigt. Enligt World Economic Forum kommer vi behöva ökad vårt lärande till ca. 5 timmar i veckan. För att det skall hända behöver lärandet drivas av medarbetarna själva och ske direkt i arbetet.

I artikeln ”6 faktorer för att skapa en lärande organisation” beskriver jag övergripande hur vi kan arbeta med att utveckla medarbetarnas förmåga att lära, en kultur som uppmuntrar lärande och flyttar lärandet till arbetet.

De viktigaste vinsterna är medarbetare och en organisation som är snabbare på att ta till sig den snabba (tekniska) utvecklingen i omvärlden. Allt fler branscher förändras i grunden. Att lyckas med digitalisering och den transformation många företag går igenom kräver snabbhet i att lära och omsätta till förbättringar i arbetssätt och erbjudanden.

Faktaruta – värdet av en agil lärande organisation

  • Enligt ATD och andra studier är omsättningen per anställd 2-3 gånger högre och vinsten 24% högre för de företag som har mest utvecklat lärande.
  • Enligt studier från Bersin Deloitte är vinstutvecklingen 3 gånger högre för företag som har mest utvecklat lärande.
  • Enligt andra studier från Bersin Deloitte har företag med utvecklat lärande dubbelt så hög innovationstakt och produktivitet.

Den yttersta vinsten handlar om hur företaget utvecklas långsiktigt. Hur det klarar sig genom de snabba förändringar som den tekniska utvecklingen skapar. Flera studier, bl.a. från McKinsey och BCG visar att mellan 10-30% av företagen klarar en teknisk transformation av sin bransch, det gäller äldre branscher som ”Minidatorer”, ”PC” och resebolag men är också aktuellt just nu för t.ex klädbranschen och bank & finans.

Bilden nedan visar Microsofts kursutveckling de senaste 3 åren jämfört med 3 stora svenska företag. Microsoft har mer än dubblat sin kurs de senaste åren, medan tidigare framgångsrika traditionella svenska företag stått still. Skillnaderna gäller inte bara just för de företagen. De 5% mest dynamiska och framgångsrika bolagen drar nu från övriga och är värderade betydligt högre än övriga företag.

Anställda i t.ex. Google, Microsoft och Apple är värderade till 80 mkr (börsvärde/anställd). Det är företag som alla arbetar mycket med lärande kultur. Som kontrast är anställda i traditionella svenska storföretag värderade till mellan 2-12 mkr. Skillnaderna är lika stora när man tittar på bolagens vinster och börjar också bli det när det gäller anställdas löner. Snittlönen för ovan nämnda bolags svenska anställda är över runt 100.000 kr/månad.

Det var några konkreta exempel på ekonomiska fördelar av att investera i lärande. Är du intresserad av att ta fram ett ”business case” för ditt företag?

Har du mer argument till varför ledningen skall satsa på lärande? Kommentera gärna nedan

Publicerat av Johan Skoglöf

Johan är visionär och senior konsult med missionen att hjälpa företag att skapa framtidens lärande organisation. Med över 25 år i branschen och kunder som Ericsson, Volvo, Scania, SEB, Handelsbanken, HM och ICA har Johan en bred erfarenhet i hur lärande organisationer skapas.

Kommentera

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.