+46-708 742 461
johan.skoglof@futurelearn.se

Utforma digitala ekosystem för lärande - del 2

Digitalisering påverkar allt mer lärande och utveckling.

Den nya tekniken expanderar stödet till lärande som sker i arbetet, av erfarenheter, samarbete och av omvärlden. 

I artikeln diskuterar jag hur du utformar ett digitalt ekosystem för ett lärande som sker kontinuerligt i arbetet.

Utvecklingen av teknik för lärande går från en situation med få system, huvudsakligen ett LMS, till många system som samverkar i ett ekosystem för lärande. Den går också från ett fokus på kurser, till att förstärka ett kontinuerligt lärande av erfarenheter, samarbete och information i omvärlden.

I artikeln beskriver jag vilka konsekvenser det får för dig som arbetar med stöd för organisationens lärande, speciellt för dig som ansvarar för tekniken. Jag beskriver vad du behöver tänka på för att utforma ekosystemet och ta fram en roadmap för införandet.

Om du inte läst min föregående artikel “Utforma digitala ekosystem för lärande – del 1” så rekommenderar jag dig att göra det nu. Den här artikeln bygger på föregående artikel. 

Här kommer några sammanfattande punkter:

  • De senaste åren har en rad innovationer inom lärande dykt upp på marknaden: LXP, MOOC, Mikrolärande, LTP, DAP m.m. Teknologin möjliggör ofta lärande direkt i arbetet och förstärker det informella lärandet.
  • När vi använder allt fler plattformar för lärande så ökar kraven på en enkel ingång för användaren. LXP fyller idag ofta den rollen.
  • Med Viva och nyheter i 365 positionerar Microsoft sig för att komplettera organisationens LMS för det snabbrörliga informella lärandet som sker direkt i arbetet.
  • Behovet att stötta ett kontinuerligt lärande ändrar prioriteringarna. Funktionalitet för Communitys, återkoppling, mentoring, “Talent Marketplaces”, skills, performance management m.m. blir lika viktiga som enkel kurshantering.
  • Det här ställer också krav på leverantörer att kunna växa med kundernas ambitioner. Leverantörens strategi, filosofi och utvecklingsmöjligheter får större vikt. Vi behöver en teknologipartner, vilket gynnar större leverantörer som t.ex. Cornerstone.

Ovanstående kan kännas helt överväldigade. Samtidigt är det helt nödvändigt för att stötta verksamheten. Kraven på oss inom L&D är idag större än att skapa engagerande lärupplevelser. Lärande är en aktiv del i att bygga framtida förmågor, hjälpa medarbetare att växa, öka produktiviteten och möjliggöra ständiga förbättringar.

Att experimentera med ny teknik för lärande har därför “extremt stor” påverkan på organisationens resultat, medarbetarnas engagemang samt tillväxt och innovation. Allt enligt Josh Bersins studie av fler än 1000 företag som nyligen genomfördes.

Kan det vara så? “Fräck ny teknik” betyder väl ingenting? Det är ju kulturen som betyder mest. Jovisst, men det behövs både och!

Bakom innovationerna finns just ett behov av nya sätt att lära för medarbetarna. Bortom kurser.
Under de senaste 15 åren har jag frågat medarbetare i enkäter hur de fått den kunskap de behöver i arbetet. Bilden nedan visar resultatet.

Oavsett de exakta alternativen är det främst via andra, information i omvärlden och egna erfarenheter vi lär. Formella kurser är den absolut minsta delen.

Många av de nya innovationerna stöttar det här utökade synsättet på lärande. Vi behöver se bortom kurser och skapa en digital miljö som stötar det integrerade behovet av arbete, samarbete och lärande.

Det digitala ekosystemet

Vi behöver alltså ändra vårt synsätt från enbart ett LMS som stödet för lärande till att flera system samverkar i ett digital ekosystem för att stötta ett lärande som är mer än kurser.

I förra artikeln introducerade jag nedanstående schematiska bild för ett digitalt ekosystem för lärande.

De olika funktionerna vi vill erbjuda medarbetarna möjliggörs av ett eller flera system (LMS, LXP, LTP, DAP, mentoring-plattform etc.). Vad vi använder beror på organisationens ambition och erbjudande för lärande samt av taktiska överväganden som jag går igenom nedan.

Överst hittar vi gränssnittet mot användaren. Det kan t.ex. vara en LXP eller som i bilden, organisationens arbetsplattform, t.ex. Microsoft Teams.

Längst ner har vi integration mot organisationens övriga system för utveckling och prestation, ofta HR-system. Här har vi också systemet som hanterar alla data, t.ex. ett LRS eller HR-system.

Hur viktig är tekniken?

Att växla från ett kursdrivet lärande till ett medarbetardrivet lärande hänger förstås inte bara på teknik. Bara för att vi tillhandahåller en social funktion, en Community, så kommer inte medarbetare börja dela kunskaper och lära tillsammans.

Medarbetare skall vilja och få dela erfarenheter. De behöver vara motiverade och ha tid. Vanorna behöver vara på plats. De behöver kunna hantera de nya verktygen.

Det handlar om en kultur för lärade, ledare som stöttar och egen vilja och förmåga till lärande.

Det handlar också om stödet till lärande. Kan vi inom L&D stötta det sociala lärandet? Kan vi kurera, jobba med kultur och driva lärförmågan? L&D behöver själva förmågorna och viljan att kunna stötta allt det här i stor skala. De är något som tar tid och kräver mognad i organisationen.

7 steg för att ta fram en roadmap

Så hur utformar du ett digitalt ekosystem för lärande och hur tar du fram en roadmap?

Jag rekommenderar att gå igenom de här 7 stegen:

1. Tydliggör ambitionen för organisationens lärande.

2. Förstå det integrerade behovet av arbete, samarbete och lärande.

3. Fatta strategiska teknikval.

4. Utforma medarbetarens gränssnitt till ekosystemet.

5. Utforma en datastrategi.

6. Utforma arkitekturen för ekosystemet.

7. Ta fram roadmappen för införandet.

Jag beskriver här kort de olika stegen.

1 - Tydliggör ambitionen för organisationens lärande

Att utforma det digitala ekosystemet är något annat än en traditionell upphandling av ett LMS/LXP. Syftet är att se till organisationens hela ambition/ strategi för lärande. Vilket lärande skall vi erbjuda/ förstärka i organisationen? Hur det skall ske? 

Organisationens mognad och ambition spelar stor roll för utformning av ekosystemet. En organisation som fokuserar på kompetenssäkring och egenutvecklade kurser kommer fortfarande vilja ha utbildningar i fokus, d.v.s. ett LMS, kanske kompletterat med en LTP plattform som Promote, ett virtuellt klassrum, och en författarmiljö.

En organisationen med ambitionen att bygga framtida förmågor och ett ständigt lärande har troligen ett LXP som gränssnitt till ett eller flera kursbibliotek, mikrolärande och egna program.

Det här flyttar initiativet till medarbetare och kräver en kultur som tillåter och uppmuntrar medarbetare att driva sitt eget lärande.

Med högre ambitioner runt kontinuerligt lärande i arbetet flyttar fokus mot arbets-plattformarna. Vi bygger in lärande i vårt affärssystem. Tillgång till det mesta lärandet sker från Microsoft Teams. Vi lägger till funktioner för rekommendation av roller/möjligheter i organisationen, skills, ökat samarbete i communitys, kunskapsdelning, återkoppling, reflektion m.m. 

Det här kräver ytterligare mognad i organisationen, med vanor i arbetet för t.ex. kunskapsdelning och reflektion, värderingar runt öppenhet, tillit, risktagande m.m.

Det är viktigt att organisationen tänkt igenom sina ambitioner. Var befinner man sig nu? Varför behövs en förändring? Var vill man vara om några år?

Jag rekommenderar att organisationen arbetat fram sin vision och strategi för lärande som start för arbetet med det digitala ekosystemet.

En tydlig målbild visar också det förmågor organisationen behöver bygga upp för att stötta lärandet.

Bilden nedan är ett exempel på övergripande förmågor för lärande från Skatteverket. Förmågorna kompletterar Skatteverkets vision för lärande. Varje “förmåga” beskrivs också i mer detalj.

Övergripande vision och organisatoriska förmågor behöver förstås brytas ner i mindre delar, i initiativ som kan drivas av L&D. De handlar om de erbjudanden man vill kunna ge medarbetarna, som sin tur är beroende av hur kulturen stöttar, vilken teknik som används, men också av förmågan och mandatet hos L&D-organisationen.

Många tar fram en handlingsplan för att visa hur initiativen hänger ihop över tiden. Bilden nedan visar ett exempel. Här får vi också en bild över teknikfunktioner på en hög nivå.

Som handlingsplanen visar använder vi teknik för att stötta allt fler metoder för lärade: utbildningar, video, kurering av informationsflödet, mentoring, samarbete, communitys, reflektion, återkoppling m.m.

Det ger oss en första uppfattning om vad vårt digitala ekosystem för lärande skall klara av.

 

2. Förstå det integrerade behovet av arbete, samarbete och lärande

Med en lärstrategi har vi en bild av hur lärandet skall ske i framtiden på en övergripande nivå. För att kunna prata om system behöver vi dock komma ner på en lite djupare nivå, användarfall eller övergripande funktionalitet.

Som min studie visade ovan lär vi mest av kollegor, experter, att söka, läsa inlägg i communitys, läsa instruktioner, pröva, få återkoppling, reflektera m.m.

Det vanliga när vi upphandlar system är att blanda in kursutvecklare, adminstratörer och experter. Vi tittar då mest på processerna runt att utveckla, administrera och genomföra utbildningar.

Nu behöver vi veta mer om medarbetarens totala lärande. De stora staplarna i min graf ovan. Var sker det? När sker det? Hur sker det?

Gör vi arbetet ordentligt så behöver vi på djupet förstå hur lärandet sker idag genom att observera medarbetare och dokumentera medarbetarresor, ungefär som vi beskriver kundresor. Ta t.ex. socialt lärande och kunskapsdelning. Vi skulle genom intervjuer och observation förstå när i arbetet behovet att ta hjälp av andra sker, var man skulle behöva ställa frågor till andra, när och hur man delar sina egna erfarenheter etc. 

Bilden nedan är ett förenklat exempel (som inte visar just socialt lärande).

Ur förståelse för hur samarbete och kunskapsdelning sker idag kan vi identifiera tillfällen där teknologin skulle kunna förbättra, vilket sedan beskrivs i form av ett antal övergripande funktioner som t.ex. Community funktion, Q&A, enkel videofunktion, personligt flöde, etc. Vi får också en bättre bild av när och var medarbetarna helst efterfrågar funktionerna, t.ex. vid arbete i Microsoft 365.

Nu är det inte alla som gör på det här sättet. Jag har varit med ett par organisationer som arbetat med Design Thinking och medarbetarresor för att hitta kraven. I de flesta fall vet vi ganska hyffsat vad socialt lärande innebär och kan lista ett antal övergripande funktioner. Kanske efter en del research och efter ett par möten med leverantörer.

Som vanligt är det en avvägning. Det finns situationer då det är viktigt att få det nya lärandet rätt, t.ex. att vi bygger så mycket som möjligt på dagens vanor för att t.ex. få samarbetet att hända. I andra fall är behoven inte så tydliga, vi vet t.ex. inte hur en digital community bäst utformas. Då är det bättre att bara testa och utvärdera.

Ett bra sätt för att förstå de framtida behoven är att ta fram en matris som visar behoven och vad våra existerande system löser. Bilden nedan är en påhittad och förenklad matris. Här kan vi både se gapen och när flera plattformar adresserar samma behov.

Som bilden visar löser våra nuvarande system en del av det långsiktiga behovet medan vi har stora luckor på andra områden. Vi kommer alltså behöva komplettera med teknologier i vårt ekosystem. Det ger oss en bild av det ekosystem vi kommer att bygga upp över tid.

Det här är förstås en föränderlig bild. Omvärlden förändas snabbt, organisationens behov förändras snabbt och teknologierna förändras snabbt. Samtidigt tar det tid att införa nya plattformar och driva förändringsarbetet. Jag skulle säga att det är vettigt att ha en rullande målbild för ekosystemet 3 år framåt i tiden. Tänk samtidigt på flexibilitet och framtidssäkring genom att välja leverantörer med öppna gränssnitt och muskler nog att hänga med den tekniska utvecklingen.

3. Fatta strategiska teknikval

Det finns en del övergripande vägval i att utforma ekosystemet. Ett grundläggande val handlar förstås om hur många system? Skall vi underlätta den tekniska integrationen och kanske också användarvänligheten genom att välja en plattform som täcker alla behov eller välja de bästa och mest innovativa inom varje område?

Det finns många kombinationer och val att göra, men tre större val att diskutera tycker jag är:

  • Välj de bästa innovationerna.
  • Maximera användandet av en stor “svit”, t.ex. Cornerstone.
  • Maximera användandet av Microsoft.

Välj de bästa innovationerna

Ett val är att kombinera och integrera de bästa plattformarna inom varje funktionsområde. Vi kan t.ex. tänka oss ett traditionellt LMS som Docebo för att få till en bra hantering av kurser, kombinerat med Degreed som LXP för det ständiga lärandet och gränssnitt mot användarna, Axonify för mikrolärande, Kaltura för att skapa videos, Promote för Learning Transfer och Walkme för att bygga in lärande i våra arbetssystem.

Fördelarna med en sån här strategi är många, t.ex. en mycket bra användbarhet och ett flexibelt ekosystem där vi stegvis kan lägga till (eller ta bort) plattformar.

Samtidigt skulle vi få mycket höga licenskostnader. Varje plattform kostar några hundra kronor per användare och år. Medarbetaren skulle inte kunna nå allt via Degreed (LXP) utan vi skulle få problem med många användargränssnitt, vilket kräver en högre IT- och lärförmåga hos användarna. Det skulle också bli kostsamt med data-integration och administration.

Maximera användandet av en “stor svit”, t.ex. Cornerstone

En annan strategi är att ha ett partnerskap med en av de stora leverantörerna. En som redan från början täcker många av behoven och har musklerna att lägga till ny funktionalitet i takt med att vi själva utvidgar ambitionen, t.ex. Cornerstone.

Det skulle ge betydligt lägre kostnader och en mer enhetlig användarupplevelse. Vi skulle också veta att plattformen utvecklas över tiden. Samtidigt har Cornerstone inte (historiskt sett) den bästa användarupplevelsen, vilket påverkar engagemanget. Det är också en plattform som är komplex för de som arbetar med administration eller facilitering.

Maximera användandet av Microsoft
Ytterligare ett taktiskt vägval är Microsoft. Valet kommer inte att täcka alla områden, men det kommer också vara ett huvudalternativ för att skapa gränssnittet mot användare och flytta lärandet till arbetet.

För en organisation som huvudsakligen stöttar ett snabbrörligt informellt och socialt lärande är det definitiv ett alternativ. Det är alternativet för att lära i arbetet, innebär låga kostnader och är mycket lätt att expandera. Vi kan dels lägga till plattformar genom Viva och andra appar och dels skapa anpassat stöd i Teams genom att utveckla egna Powerapps.

Till nackdelarna hör att vi idag behöver komplettera med ett LMS. Det finns ännu inte inbyggt. Det saknas också mycket funktionalitet för att kunna sköta allt lärande i Teams-gränssnittet. Att skapa egna lösningar i Teams ställer krav på organisationens förmåga att utveckla och underhålla Microsoft-lösningar.

Det kanske redan framgår att ett ekosystem troligen har komponenter av alla strategier ovan. Det som skiljer är tyngdpunkten, den plattform som skall utgöra den största delen av ekosystemet.  Tyngdpunkten beror också på vilka målgrupper vi har i organisationen, hur stor och komplex organisationen är och vilken förmåga vi har inom L&D.

4. Utforma medarbetarens gränssnitt till ekosystemet

Medarbetares upplevelse av lärplattformar är ofta inte speciellt positiv. NPS (Net Promoter Score) brukar vara riktigt lågt. Det kompliceras förstås ännu mer om medarbetarens skall behöva gå in i flera olika lärplattformar.

En viktig fråga är då hur vi kan skapa ett enhetligt gränssnitt för medarbetaren. Här finns ett par huvudalternativ:

  • Vi kan låta ett av systemen utgöra gränssnittet för användarna. Det är i vanligen genom ett LXP, som Degreed eller Edcast.
  • Flera organisationer har byggt egna gränssnitt. Det svenska företaget Awave specialiserar sig på det.
  • Stora yrkesgrupper kanske huvudsakligen arbetar i ett enda system. För vissa plattformar som SAP och SalesForce finns det då inbyggt stöd. För egenutvecklade system, t.ex. rådgivningssystemet för banken, kan vi använda plattformar som WalkMe för att bygga in lärandet.
  • Huvudalternativet för de flesta är dock Microsoft 365 med Viva Connection och Learning, vilka redan har integration mot många lärplattformar. 

Genom att skapa medarbetarresorna tydliggör ni var, när och hur arbete, samarbete och lärandet sker. Det ger underlag för beslut om gränssnittet till ekosystemet.

Det kanske upplevs som ett extraarbete, men risken är att vi inom L&D har förutfattade meningar och stirrar oss blinda på vad vi själva tycker är snyggt och enkelt hos en EdTech-leverantör. Genom att fråga användarna undviker vi t.ex. att stå handfallna när samarbetet inte tar fart i vårt nya LMS med Communitys eftersom det t.ex. redan sker ett stort samarbete i Yammer.

 

5. Utveckla datastrategin

Data blir allt viktigare inom lärande. Det är data om användaren, historik, skills, roller, kollegor m.m. som driver individualiserade rekommendationer. Data om genomförande, tester, omdömen m.m. ger oss indikationer om vad användarna vill ha. Kan vi koppla lärdatan till affärsdata så vet vi också vilket lärande som ger effekt.

Det är därför viktigt att engagera IT och tillsammans skapa en datastrategi för ekosystemet. 

6. Utforma arkitekturen för ekosystemet

Vi är nu redo att utforma vårt digitala ekosystem för lärande. Som jag beskrivit ovan har vi ett antal taktiska val att göra. Det finns förstås andra hänsyn att göra:

  • Vilka kostnader kan vi förankra? Ju fler system, desto högre licens- och underhållskostnader.
  • Vilka IT-resurser har vi tillgängliga? Ju fler system, desto komplexare arbete med integration.
  • Ett komplexare ekosystem påverkar också administration och införande i verksamheten.

När vi kommer till detaljerna så finns det förstås många saker som påverkar utformningen. Vi kan t.ex. ha medarbetare både på kontoret och på fältet. Vi kan ha säkerhets- eller lagkrav som påverkar. Listan är lång.

Ett exempel – Caterpillar

För att beskriva processen att utforma ekosystemet tänkte jag ge ett exempel, Caterpillar. 

De hade för några år sedan 172 återförsäljare med 300.000 anställda. Caterpillar hade ett helhetsåtagade för återförsäljarnas kompetensutveckling från produktutbildning till ledarskap. Stödet var dock ojämnt fördelat och dessutom tekniskt implementerat på olika sätt hos olika återförsäljare.

Samtidigt såg man ett antal tekniktrender som skulle ställa allt högre krav på lärande, t.ex. elektrifiering, självkörande och uppkopplade fordon m.m. Behovsanalysen visade på att man behövde modernisera den tekniska miljön. Mycket mer innehåll, som var mer individualiserat och tillgängligt på flera olika sätt. 

Den nuvarande utbildningen baserad på kurser och hands-on tog inte återförsäljarna hela vägen. Man behövde stötta medarbetarna att nå en mer avancerad kompetensnivå. För att göra det såg man det nödvändiga i att medarbetarna själva drev sitt lärande. 

För att uppmuntra skapades tydliga utvecklingsvägar där medarbetaren själva kunde se vad som krävdes för olika roller. Man ville också att lärandet på jobbet skulle vara som det privata lärandet. Det skulle gå att söka och få rekommendationer som i Google. Stora mängder externt innehåll skulle vara tillgängligt, ungefär som att handla på Amazon. Alla skulle kunna söka och dela videos, ungefär som på Youtube och innehållet skulle vara tillgängligt på mobilen, ungefär som Kindle.

Bilden nedan visar det ekosystem man tog fram. Gränssnittet mot medarbetarna blev Degreed. Här är allt innehåll sökbart och medarbetare får rekommendationer på både innehåll och vad som krävs för utveckling till nya roller.

OpenSesame är ett kursbibliotek som kompletterar Caterpillars egna kurser med innehåll runt IT, marknadsföring, försäljning och ledarskap. Innehållet kureras till lärspår för olika roller.

För video används Kaltura. Det fungerar som YouTube och används för att dela kunskaper. Inkling (jämförbart med Rise) används för att ta fram eget innehåll tillsammans med en stor mängd informella resurser.

I botten syns Watershed, ett “Learning Record Store”. Caterpillar kombinerar data från ekosystemet med data från HR-, sälj- och servicesystem. På det sättet ka man utvärdera effekten av lärande och ge mer specifika rekommendationer till medarbetarna.

7. Ta fram en roadmap för införandet

Så hur gör vi det här? Vad börjar vi med och vad kommer senare?

På ett övergripande plan har det att göra med organisationens mognad. Från kursfokus till lärande i arbetet. Det handlar också om kulturen och mognaden för nya metoder för lärande.

Att införa ett självdrivet lärande i en LXP tar tid. Att få till kunskapsdelning i en Community tar tid. Vi behöver ändra värderingar och vanor som kan sitta djupt i väggarna. Det handlar om ledares vilja att ge tid och förmåga att stötta. Det handlar om vår egen L&D-organisations förmåga att driva och stötta förändring. Det handlar inte minst om samarbetet med andra enheter och kanske främst strategier och teknikförändringar som IT-avdelningen driver. Det påverkar t.ex. i hög grad om Microsoft är en väg eller inte.

Arbetet med att ta fram det digitala ekosystemet för lärande bör därför drivas tätt med IT-arkitekter och ledningen för IT-avdelningen.

Bilden nedan är från ett svenskt företag som jag hjälpte med en roadmap för teknikstödet till deras lärstrategi. Som synes är teknologin för lärande tätt sammanlänkat med organisationens övriga IT-förmågor.

När du skall ta fram roadmappen för införandet av ny lärteknologi finns det alltså några förutsättningar att ta hänsyn till.

  • Det börjar med handlingsplanen för organisationens lärstrategi. När är planen att införa nya former av lärande?
  • Hur mogen är organisationen? Vilka vanor och värderingar finns när det gäller olika former av lärande?
  • Vilka begränsningar finns i IT-miljön.
  • Vilka begränsningar finns i L&D-organisationens förmåga att driva nya former av lärande.
  • m.m.

Avslutade reflektioner

Jag har under mina 20 år som konsult inom lärande varit med i många upphandlingar. Medvetet eller omedvetet blir det oftast en aktivitet där de som jobbar med L&D själva är med, kursutvecklare och administratörer. Därför blir det ofta gång på gång ett nytt LMS med fokus på processer runt utveckling och användning av kurser. 

Det som hänt de senaste åren är dels en explosion av nya tekniska innovationer. De vidgar stödet för lärande, från utbildning till lärande av erfarenheter, omvärld och andra. Vi har fler verktyg som kan stötta det informella lärandet, d.v.s. hur lärandet egentligen sker i arbetet. Se bilden.

Min andra reflektion är insikten att medarbetare bara i en mycket liten utsträckning lär av kurser (4% enligt en studie). Se min artikel “10-dubbla effekten av insatser inom L&D“. Vi behöver utvidga ambitionen från kompetenssäkring och effektiv utbildning till kontinuerligt lärande i arbetet.

Det här gör att vi behöver ändra fokus när vi utformar det digitala ekosystemet för lärande. Från att titta på kursprocesser till affärsprocesser. Vi behöver titta mycket bredare än idag.

Då kan inte längre administratörer och kursutvecklare vara de enda som är inblandade i processen. Vi behöver t.ex. på djupet förstå medarbetarnas behov. Vi behöver se till affärsbehoven hos funktionerna, t.ex. säljavdelningen. Vi behöver också se lärteknologi som en naturlig del av IT-miljön och samarbeta mer med IT.

Förutsättningen till att överhuvudtaget ge sig på en förnyelse av den tekniska miljön för lärande är också att vi har tagit fram vår strategi för lärande.