Så utformar vi arbetet för lärande

Med allt snabbare teknisk utveckling och högre krav i arbetet är det dags att ändra hur och var vi lär. Det håller inte längre att spendera lång tid på ineffektiv utbildning. Lärandet behöver flytta från klassrummet till arbetet. I artikeln beskriver jag olika sätta att inkludera lärande direkt i arbetet.

Enligt Boston Consulting Group är organisationens förmåga att lära den viktigaste konkurrensfaktorn på 20-talet. Det gäller både organisationen som helhet och oss som individer. Vi kommer alla i snitt behöver förnya 40% av våra förmågor de närmaste 5 åren och gå från 25 minuter avsiktligt lärande till 5 timmar i veckan.

Samtidigt är kraven på våra arbeten högre och tiden vi kan avdela för lärande minimala. Borta är den tid när vi kunde sitta flera dagar i sträck i en kurslokal.

Så när skall vi ha tid för det ökade lärandet?

Utforma arbetet för lärande – en översikt

Svaret är att lärandet måste ske inbäddat i arbetet. Inte bara för bristen på tid, utan för att traditionell utbildning skild från arbetet har mycket låg effekt i att förbättra medarbetares prestationer.

Arbetet har förstås alltid varit platsen där vi lärt av våra erfarenheter. Vi kan dock göra så mycket mer. Vi kan bygga in lärande från utbildning, prestationsstöd, reflektion, återkoppling och samarbete direkt i arbetet.

Bilden visar 5 områden som vi kan arbeta aktivt med för att utforma arbetet för lärande:

• Erfarenheter – erbjuda medarbetare nya erfarenheter, möjligheter att experimentera och reflektera.
• Samarbete – utforma arbetet för samarbete och lärande med t.ex. agila team och samarbetsplattformar.
• Prestationsstöd – bygga in stöd för “hur-kunskap” i system och processer.
• Inbäddat lärande – bädda in korta lärmoduler direkt i system och arbete där vi behöver det.
• Feedback loopar – möjliggöra lärande och förbättring genom direkt återkoppling från kunder, kollegor och data.

Jag kommer nu gå beskriva respektive område. Du kan också klicka för att hoppa direkt till ett kapitel.

Möjliggöra fler erfarenheter att lära av

I min artikel om “learnability” beskriver jag hur medarbetaren kan utnyttja erfarenheterna i arbetet mer för lärande. Vi kan bl.a. aktivt söka efter utmanande erfarenheter, experimentera, lära av misstag och reflektera över arbetet.

Som organisation kan vi stötta lärande av erfarenheter genom kulturen och ledarskapet. Exempel är att uppmuntra rörlighet och beteenden som att ta risker, experimentera och lära av misstag.

Inför moderna agila arbetssätt

Moderna agila arbetssätt innebär i sig mer experimenterande, testande, reflektion och därmed lärande. Metoderna har ursprunglig använts inom IT och för “start-ups” men kan tillämpas på vilket arbetet som helst, t.ex. inom HR. Några exempel på metoder:

• Agila metoder (t.ex. SCRUM) – arbetet delas upp i kortare avsnitt som slutförs iterativt i s.k. sprintar. Arbetet följs upp dagligen och efter varje sprint sker en utvärdering och ett lärande.
• Lean Startup Method – fokus på att hitta den enklaste lösningen för problemet/behovet (MVP – Minimal Viable Product) för att sedan använda data och återkoppling för stegvisa förbättringar.
• Design Thinking – förstå målgrupper och problem på djupet för att sedan arbeta med prototyper som testas av användare och iterativt förfinas.

Säkert pågår det initiativ med Agila team även i din organisation. Ett bra sätt att börja kan annars vara att läsa på och se vilka moment just din organisation kan börja tillämpa.

Tillgängliggöra möjligheter till erfarenheter

Vi kan också synliggöra och tillhandahålla alla möjligheter som finns i organisationen. En start är en transparent och öppen jobb-katalog som visar alla typer av jobb som finns i organisation. Idag sitter oftast chefen på den informationen. I ett öppet karriärplaneringsverktyg kan medarbetaren själv hitta de jobb och roller som finns i organisationen.

Bilden visar Fuel50 som rekommenderar roller i organisationen baserat på medarbetarens intressen och förmågor. Verktyget presenterar vilka förmågor som krävs, vad andra tycker om rollen, lämpliga utvecklingsaktiviteter och medarbetare som kan coacha medarbetaren i utvecklingen mot rollen.

Jag tror att vi behöver kunna visa alla möjligheter till att bygga erfarenheter öppet och lättillgängligt för medarbetarna. Vare sig det handlar om jobb, roller, projekt eller utmanande uppgifter. Det gäller både interna och externa möjligheter.

Till översikt

Organisera för samarbete och lärande

Som enskilda medarbetare kan vi göra mycket för att lära mer genom att samarbeta med andra. Exempel på aktiviteter är:

• Aktivt söka återkoppling.
• “Arbeta högt”, dela arbete med andra och kommentera.
• Utveckla professionella nätverk.
• Dela erfarenheter och samarbeta om problem.

Organisationen kan arbeta med att skapa en kultur som är baserad på transparens och samarbete. En stor del hamnar på ledare som i sitt team t.ex. kan arbeta med:

• Gemensam problemlösning på möten.
• Berätta om egna erfarenhet.
• Uppmärksamma och belöna kunskapsdelning och samarbete.
• Skapa en miljö av öppenhet och transparens.

Organisera för samarbete och lärande

Vi kan också utforma organisationen för mer samarbete och lärande. Istället för en traditionell hierarkisk organisation uppdelad efter funktioner inkluderar agila team alla nödvändiga förmågor i ett team. De arbetar tillsammans under hela flödet med att lösa kundens/ mottagarens problem.

• Medarbetaren arbetar med hela kundens problem eller vad projektet skall lösa. Hen tar olika roller under projektets gång och lär sig på det sättet nya roller och angreppssätt.
• Samarbetet med medarbetare från olika discipliner ger flera perspektiv på problem med ökad kommunikation och lärande som resultat.
• Öppenhet och tillit där dagliga (“stand-up”/”scrum”) möten och t.ex. kanban-tavlor ger medarbetarna insikt i helheten.
• Teamet bestämmer tillsammans hur de löser uppgiften och lägger upp arbetet. Ledarens roll ändras till att ange riktning och stötta medarbetarna. (“Servant leadership“)
• Ständiga återkopplingsmöten (“Agile retrospectives“) utvärderar arbetet och skapar ständiga förbättringar och ett lärande.

Använda plattformar för samarbete

Förutom att organisera för samarbete kan organisationen tillhandahålla plattformar för samarbete som Microsoft Teams eller Slack. Det gör medarbetare från andra grupper inom företaget tillgängliga och ökar transparens och samarbete.

Vi kan omedelbart mötas, diskutera, kommentera och dela dokument, arbetsuppgifter, mål m.m. Vi får tillgång till hela organisationens kunskap och kan själva enkelt bidra med kunskaper och erfarenheter.

Till översikt

Bygg in prestationsstöd

Kommer ni ihåg utbildning på nya system förr i tiden? Typiskt samlade vi alla deltagare i ett klassrum för en flera dagar lång utbildning i alla systemets funktioner.

Nu vet vi att det inte fungerar. Förutom att vi inte har tid med så mycket utbildning hinner vi glömma bort det mesta tills det är dags att använda vad vi lärt oss.

Prestationsstöd på datorn

Med ett prestationsstöd guidas medarbetaren steg för steg igenom svåra uppgifter. Stegvisa instruktioner, video, eLearning, diskussioner och chat byggs in och är tillgängligt där medarbetaren skall utföra sin uppgift.

Exempel på plattformar är WalkMe, MyGuide och Enable Now. Förutom att guida medarbetare hjälper de här plattformarna till med att utvärdera vilken hjälp användare tagit, hur systemets använts, vad som varit svårt etc.

Prestationsstöd kan också ges på enklare sätt, t.ex. med länkar till:

• Skärminspelningar.
• Lathundar och instruktionssidor.
• Kunskapsdatabaser.
• Checklistor
• Beslutsscheman
• FAQ etc.

Prestationsstöd för fysiska arbeten

Med Augmented Reality (AR) kan vi erbjuda prestationsstöd för fysiska arbeten, t.ex. inom service och tillverkande industri. Flera företag, t.ex. BMW använder AR för att stötta sina servicetekniker. Teknikern använder AR-glasögon och får instruktioner direkt under arbetet.

Plattformar som Microsoft Hololens och Unity gör det allt billigare och enklare att presentera information i AR-glasögon. Microsoft ser AR som ett viktigt interface till datorer i framtiden och satsar stort på AR.

Nästa steg är s.k. AR-kontaktlinser. Idag finns det redan fungerande prototyper. Koppla det till Elon Musks projekt Neuralink där tanken är att koppla hjärnan direkt till datorer/molnet. Tanken svindlar, men inom inte så lång framtid kommer vi att kunna tänka en fråga och “se” hur vi skall göra, rakt framför oss.

Till översikt

Bygg in utbildning

Hittills har jag beskrivit hur vi kan lära mer av vårt nuvarande arbete. Vi behöver också utveckla förmågor för framtiden. Vi behöver läsa in och förbereda oss på sånt som Data Analytics, Design Thinking, Agility, Collaboration, Robotics etc.

Frågan är när det skall ske? Vi är allt mer stressade och lägger idag 1% på avsiktligt lärande. Frågan är också var det skall ske? Vi vet att klassrummet kräver många extratimmar i form av resor, raster m.m. Vi vet också att mindre än 15% tillämpar det man lärt vid ett kurstillfälle och att vi snabbt glömmer.

Så varför inte flytta mer lärande till där medarbetarna är; till affärssystemet, säljsystemet, intranätet eller företagets samarbetsplattform?

Integrera ditt LMS med arbetet

Bilden visar hur det skulle kunna se ut. Säljaren har precis lagt in ett leads. Systemet meddelar då: “..data visar att storleken på orden kan öka 30% om du tar en 5 minuters film om skillnader i förhandlingsteknik mellan USA och Europa…”.

Exemplet är från Cornerstone for Salesforce och visar hur ett LMS idag kan integreras med företagets säljsystem. Aktiviteter som medarbetaren gör i SalesForce triggar innehåll i Cornerstone. Omvänt kan vi ta fram rapporter på var användarna mest uppskattar att lärande görs tillgängligt.

Många LMS erbjuder också API för att kunna integreras med t.ex. företagets intranät. Ett exempel är Xyleme CDS var sök-API tillåter att en sökbox läggs på intranätet eller i ett annat system. Innehållet blir då tillgängligt direkt där medarbetarna är.

GitHub är världens största plattform för programutveckling med 37 miljoner utvecklare. Med GitHub Learning Lab är lärandet integrerat direkt i utvecklingsarbetet. En bot tilldelar uppgifter, kommenterar och rekommenderar lärande allteftersom du utvecklas som programmerare.

Exemplen visar hur leverantörer alltmer satsar på att göra lärande tillgängligt i de system medarbetaren arbetar.

Lärande med Office 365

De flesta av oss spenderar stor del av vår arbetstid i Microsoft produkter som Office, Teams, Yammer, Skype och SharePoint. Det är anledningen till att allt fler lärplattformar görs tillgängliga som appar i Office 365.

Exemplet nedan visar Edcast som kan aggregera och kurera stora mängder innehåll från t.ex. LinkedIn Learning, Udacity, Coursera m.fl. Genom att lägga till EdCast i Office 365 kan vi t.ex. skriva “Studielån” och få upp kurser om studielån direkt i PowerPoint.

Många moderna lärplattformar som t.ex. Looop och EdCast har nu appar som integreras med Teams. Det gör att både samarbete och lärande kan ske i Teams och inte i en separat miljö. Medarbetaren får på det sättet rekommendationer och kan dela innehåll direkt i sin Teams-grupper.

Stream är ett verktyg för att enkelt spela in video och dela i grupper och kanaler. Med Stream kan medarbetare ladda upp videos från sin mobil eller spela in video med PowerPoint. De publiceras i kanaler eller grupper och kan återanvändas direkt i Teams, Yammer eller Sharepoint.

Jag tror att den här utvecklingen kommer att fortsätta. Allt fler system för lärande kommer att vara tillgängliga som appar i Office 365. Det kommer göra Teams och Office produkterna till gränssnittet för lärande i organisationen.

Push och nudging

Vi behöver fortfarande planera för hur det vi lärt oss omsätts till faktiska beteenden. Det handlar bl.a. om att reflektera, öva, testa i verkligheten, påminnas och få stöd från omgivningen.

System som t.ex. BizLibrary, Promote och Knowly kan hjälpa till i den processen genom att skicka påminnelser, övningar, repetition och utvärdering till medarbetaren och chefen.

Vi behöver också hjälp med att befästa våra nya beteenden.

“Digital nudging” innebär att vi med små vänliga, sociala påminnelser kan “knuffa” medarbetaren till önskat beteenden.

Ett exempel är min klocka som påminner mig att röra på mig, göra bålvridningar och hejar på mig när jag börjar gå eller träna.

Det finns redan idag plattformar, som t.ex. Humu som stöttar i att förändra beteenden, följa upp och även göra avancerade diagnoser om vad som hindrar förändring av beteenden i organisationen.

Enklare metoder

Redan idag kan vi börja att placera utbildning där medarbetare arbetar, utan avancerad integration. De flesta LMS erbjuder djuplänkar och QR-koder som kan placeras där användare förväntas vilja eller behöva lära nytt. Med en videoplattform kan vi skapa kanaler för olika yrkesområden och bädda in videos där de behövs.

Till översikt

Feedback loops

För att konkurrera i framtiden behöver vi som individer och våra organisationer bli allt snabbare på att lära och förbättra oss. Boston Consulting Group beskrev nyligen hur vi på 20-talet kommer att konkurrera med “hastigheten att lära”. Centralt blir användning av s.k. “feedback loops”.

Det betyder att vi samlar in och utvärderar data och återkoppling på vårt arbetet (eller vårt erbjudande). Många tjänster, t.ex. Netflix blir bättre ju fler som använder tjänsten, vilket gör att algoritmerna som styr rekommendationer bättre kan utvärderas och därmed förbättras.

På samma sätt kan vi bli mer effektiva och innovativa som medarbetare genom att experimentera, mäta resultat, be om återkoppling och förbättra oss.

Sätt att skapa återkoppling i arbetet

I artiklarna om learnability och lärande kultur diskuterar jag hur vi som individer kan använda återkoppling från kollegor och chefer för att förbättra vårt arbete och hur kulturen och ledarskapet kan stötta. Andra sätt att skapa mer återkoppling och möjlighet till förbättring är:

• Ofta återkommande reflektionsmöten (som i Agila team).
• Medlyssning och coachning, t.ex. av kundtjänst.
• Feedback från kunder och omvärld.
• System för att ge beröm till varandra, t.ex. 15Five.
• Utvärdering och presentation av data från t.ex. säljsystem eller affärssystem.

Bilden nedan visar en enkel funktion för beröm som redan idag finns i Microsoft Teams.

Det finns många exempel på återkoppling från kunder. Ett exempel är Uber där vi ger förare betyg (och tvärtom). Förutom det övergripande betyget kan vi också ge komplimanger. Sammantaget ger det föraren en bild av var förbättringar behöver göras. Föraren motiveras till högre betyg för att på det sättet få en rad fördelar. En förare på nivån “diamant” blir t.ex. prioriterad för kunden och får rabatter på bensin och reparationer. Ubers feedback loop sägs vara ett av skälen till den explosiva tillväxten.

Återkoppling från data i arbetet

Vi kan nu alltmer använda data som våra system genererar för återkoppling. Ett exempel är SalesForce “Einstein Analytics” som använder data och AI för att utvärdera varje steg en säljare tar. Med enkla rapporter kan säljaren följa säljprocessen och identifiera förbättringsområden. Med hjälp av data från alla användare i molnet får säljaren insikter och förslag till förbättringar i sitt arbetssätt. Det flesta större sälj-, och affärssystem har motsvarande möjligheter.

Även när den möjligheten saknas kan system som WalkMe eller MyGuide fånga hur medarbetaren använder system, var problem uppstår, förutse problem och ge rekommendationer. Bilden nedan visar hur medarbetare använder en funktion och var de hoppar av.

För att återkoppling av den här typen skall fungera behöver vi se över hur vi leder och organiserar arbetet. Medarbetare skall själva kunna utvärdera sitt arbete och pröva andra angreppssätt. Det fungerar inte i en organisation där chefen bestämmer vad som skall göras eller medarbetaren måste följa rigida processer.

Till översikt

Utforma arbetet för lärande

Många organisationer arbetar redan med att erbjuda lärande erfarenheter för sina medarbetare, ett agilt arbetssätt och en kultur som uppmuntrar till reflektion, experimenterande och lärande av misstag.

Nästa steg är att börja bädda in prestationsstöd, utbildning och återkoppling direkt i arbetsflödet. För att göra det arbetar vi med att bättre förstå hur arbetet görs idag för att sedan placera lärande i arbetsflödet och förse medarbetarna med data och återkoppling.

Förstå hur arbetet görs

Jag rekommenderar att arbeta med Design Thinking för att förstå medarbetarupplevelsen på djupet och stegvis förstärka lärandet i arbetet.

Enligt Bersin Deloitte använder framgångsrika organisationer en kombination av observationer, intervjuer och data för att förstå medarbetarnas behov på en djupare nivå. Det är viktigt att verkligen ge sig ut och träffa medarbetarna och inte förlita sig på enkäter och processcheman.

Från Design Thinking kan vi också använda “Personas” och “Journey Maps” för att beskriva arbetsflödet, aktiviteterna, frustrationer och möjligheter.

Resultatet av steget är en definition av var problemen och möjligheterna finns i arbetsflödet.

Bädda in lärande

Nästa steg är att placera lärande/stöd där det bäst behövs. Bäst är om processen eller systemet kan göras enklare. Det kan också handla om prestationsstöd, att bädda in lärmoduler, tillgång till kunskapsdatabaser, experter m.m.

Det vi vill åstadkomma är att placera stödet/lärandet så nära arbetsuppgiften som möjligt, t.ex:

• Arbete back-office i programvara (t.ex. kreditvärderare): inbäddad video/eLearning, tillgång till samarbetsplattform.
• Arbete direkt med kund (t.ex. kundtjänst): Prestationsstöd i mobil/dator.
• Fysiskt servicearbete (t.ex. servitör): Jobbskuggning.
• Farligt arbete (t.ex. operatör/kirurg): Augmented Reality.

Förstärk prestationer

Vi kan också presentera data och återkoppling så att medarbetaren själv kan göra förbättringar.

Det börjar med att tydliggöra resultatet av medarbetarens arbete och hur resultatet skulle kunna förbättras.

Prioritera sedan de moment/ faktorer som mest bidrar till slutresultatet. Hitta data som visar resultatet/kvaliteten på faktorerna, t.ex. kundbetyg, återkoppling från kollegor eller data från t.ex. sälj- eller affärssystem.

Det är viktigt att inte dränka medarbetaren i data utan att ta fram den viktigaste återkopplingen som medarbetaren också kan agera på.

Slutligen behöver vi utforma hur data skall presenteras på ett enkelt sätt för att vara användbar för medarbetaren.

Uppmuntra och belöna

Som jag beskriver i artikeln om lärande kultur förstärker vi förändringarna genom att uppmuntra och belöna det lärande och de förbättringar medarbetaren gör.

En viktig del är att bättre fånga lärandet som sker i arbetet. Med SCORM kan vi bara fånga eKurser vi tar i vårt LMS. Vi behöver börja använda xAPI för att kunna dokumentera lärande som sker utanför företagets LMS.

Att uppmärksamma allt lärande som görs är också en viktig uppgift för chefen. Teammöten bör inkludera utvärdering av det lärande som skett, t.ex. att alla går igenom “vad har jag lärt mig den här veckan/dagen?”

Var är vi idag?

När jag besöker företag slås jag över hur liten kopplingen är mellan kurser och medarbetares arbete. Det är oftast svag koppling mellan affärsresultat, förmågor och utbildningar. Det andra jag slås över är utformningen. Trots att vi vet att fristående utbildningar har mycket liten effekt på arbetsresultatet så fortsätter vi att låta ämnesexperter presentera PowerPoints under 2 dagar eller tro att en timmes eLearning skapar någon form av förbättrad förmåga.

Mitt förslag är att istället lägga fokus på att förstå resultaten som skall åstadkommas i arbetet och hur vi kan utforma arbetet för lärande som stöttar de resultaten.

Vad säger du? Hur mycket satsar ni på att lära av erfarenheter och samarbete? Utbildar ni fortfarande huvudsakligen i klassrum eller har ni börjat möjliggöra lärande närmare arbetet? Vilken återkoppling har era medarbetare tillgång till?

Hur gå vidare?

I den här artikelserien har jag velat beskriva teman som jag tycker är viktiga för att utveckla en lärande organisation. Jag har tidigare beskrivit hur vi kan stötta medarbetarnas lärförmåga och hur vi kan bygga en kultur och ett ledarskap som stöttar en lärande organisation. Vi behöver också fundera på hur vi kan:

• arbeta med organisationens IT-stöd för att underlätta och förstärka lärandet.
• skapa en intern organisation med mandat och resurser för att stötta utvecklingen mot en lärande organisation.

I framtida artiklar kommer jag att beskriva hur din organisation kan arbeta med övriga faktorer för att skapa en lärande organisation

Eftersom det är mycket nya idéer skulle jag värdesätta dina kommentarer. Håller du med? Hur långt har ni kommit? Längst ner på sidan hittar du kommentarsfältet. Skicka mig gärna ett mail om det inte fungar.